Event-Import

Um Events zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Im Anschluss führen wir den Import für euch durch. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check auf Gültigkeit prüfen.

Beispiel-Importdatei

Über eine speziell formatierte CSV Datei, können bestehende Events in co*pilot importiert werden. Hier eine Beispiel Datei:

Felder

Im Folgenden werden die unterstützten Felder beschrieben. Vorab hierzu ein paar Anmerkung:

• Zu jedem Event muss zumindest Name, Datum und Beginn angegeben werden. Diese verpflichtenden Felder sind hervorgehoben.
• Die Reihenfolge der Spalten ist irrelevant.
• Die Feldbezeichnungen müssen als Spaltenüberschriften gegeben sein.
• Bitte die entsprechenden Formate bzw. Anforderungen an den Wert eines Felds beachten. Bei Abweichungen kann nicht importiert werden.
• "A" | "B" bedeutet, das Feld kann die Werte „A“ oder „B“ annehmen.

Allgemeine Daten

Feld	Beschreibung	Format
date*	Datum des Events	Datum im deutschen Format, z.B. „01.02.2023“
name*	Name des Events	Freitext
subTitle	Untertitel des Events	Freitext
mainView	Kennzeichnung, ob es sich um eine Veranstaltung („event“) oder Vermietung („rental“) handelt	„event“ | „rental“
eventType	Event-Typ	Freitext
status	Status des Events	„NOTED“ | „REQUESTED“ | „OPTIONED1“ | „OPTIONED2“ | „OPTIONED3“ | „CONFIRMED“ | „POSTPONED“ | „DONE“ | „CANCELLED“ | „BLOCKED“

Zeitablauf

Feld	Beschreibung	Format
scheduleProductionStart	Produktionsstart (default: 6h vor scheduleStart)	Uhrzeit im Format HH:mm
scheduleGetIn	Get In	Uhrzeit im Format HH:mm
scheduleSoundcheck	Soundcheck	Uhrzeit im Format HH:mm
scheduleDoors	Einlass	Uhrzeit im Format HH:mm
scheduleStart*	Beginn	Uhrzeit im Format HH:mm
scheduleCurfew	Curfew	Uhrzeit im Format HH:mm
scheduleProductionEnd	Produktionsende (default: 4h nach scheduleStart)	Uhrzeit im Format HH:mm

Anm.: Auch die Stunden müssen zweistellig vorliegen. Richtig: „02:30“ – Falsch: „2:30“

Event-Kontakt

Beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Kontakten.

Feld	Beschreibung	Format
eventContact1Company	Agentur oder Veranstalter:in	Freitext
eventContact1FirstName	Vorname der Ansprechperson	Freitext
eventContact1LastName	Nachname der Ansprechperson	Freitext; darf nicht leer sein, wenn Vorname gesetzt ist
eventContact1Phone	Telefonnummer des Kontakts	Telefonnummer in beliebigem Format (Empfehlung: „+49 123 456789“)
eventContact1Email	E-Mail-Adresse des Kontakts	E-Mail-Adresse

Künstler:in

Bzgl. artist1Contact[…] beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Kontakten.

Feld	Beschreibung	Format
artist1Name	Names des:r Künstler:in	Freitext
artist1Description	Beschreibung des:r Künstler:in	Freitext
artist1DealFix	Deal Fixum	Zahl, z.B. 3000
artist1DealPercentage	Deal Anteil (% Künstler:in)	Zahl, z.B. 70
artist1Link	Webseite des:r Künstler:in	URL
artist1ContactCompany	Agentur	Freitext
artist1ContactFirstName	Vorname der Ansprechperson	Freitext
artist1ContactLastName	Nachname der Ansprechperson	Freitext; darf nicht leer sein, wenn Vorname gesetzt ist
artist1ContactPhone	Telefonnummer des Kontakts	Telefonnummer in beliebigem Format (Empfehlung: „+49 123 456789“)
artist1ContactEmail	E-Mail-Adresse des Kontakts	E-Mail-Adresse

Venue

Anm.: Bzgl. artist1Contact[…] siehe Kontakte

Feld	Beschreibung	Format
venue1IsOwn	Kennzeichnung, ob es sich um eine eigene Spielstätte handelt	„1“ | „0“
venue1Name	Name der Spielstätte	Freitext
venue1Street	Anschrift der Spielstätte	Freitext
venue1Zip	PLZ der Spielstätte	Freitext
venue1City	Ort der Spielstätte	Freitext
venue1Room	Name des Raums, z.B. Saal	Freitext
venue1Capacity	Kapazität des Raums	Zahl
venue2[…]	Analog zu venue1[…]	Analog zu venue1[…]

Achtung: Ist kein Raum (venue1Room) angegeben, wird auch kein Venue (venue1Name…) Importiert!

Weitere Daten

Für Daten, bei denen keine sinnvolle Zuordnung zu einem der obigen Felder möglich ist, können auf folgende Arten importiert werden:

• Strukturiert in die Event-Informationen (Benutzerdefinierte Felder)
• Unstrukturiert ins Notizfeld

Event-Informationen

Spalten, die mit info, gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden als strukturierte Event-Informationen angelegt. Die Daten lassen sich so z.B. in Exportkonfigurationen oder via API-Zugriff flexibler wiederverwenden und auswerten.

Notizen

Die Spalte memo wird in die Notizen importiert.

Spalten, die mit memo gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden an die Notizen angehängt, wobei der Teil nach memo als Überschrift verwendet wird.

Beispiel

Aus dieser Importdatei:

…	memo	memoGEMA	memoCatering	infoDropbox Link	infoTravel Party	…
…	Allgemeine Notizen	Etwas zur GEMA	Etwas zum Catering	https://www.dropbox.com/1234	8 PAX	…

Entstehen folgende Event-Informationen:

Benutzerfeld	Wert
Dropbox Link	https://www.dropbox.com/1234
Travel Party	8 PAX

Und folgende Notizen:

Allgemeine Notizen

GEMA
Etwas zur GEMA

Catering
Etwas zum Catering

Anmerkungen

Kontakte

• Firma gesetzt, Ansprechperson nicht gesetzt => Firma wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Firma hinterlegt
• Firma nicht gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Ansprechperson wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt
• Firma gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Firma wird angelegt, Ansprechperson wird als Mitararbeiter:in der Firma angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt

Kontaktrolle

• eventContact1Company wird bei Vermietungen mit der Rolle „Veranstalter:in“ und bei Veranstaltungen mit der Rolle „Agentur“
• artist1ContactCompany wird mit der Rolle „Agentur“ verknüpft.
• Personen werden mit der Rolle „Ansprechpartner:in“ verknüpft.

Vermeidung von Dubletten

Venues

Aus den Spalten

• venue1Name
• venue1Zip
• venue1City

wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Venues nur einmal angelegt werden.

Ist ein venueRoom, aber kein venueName angegeben, wird der venueRoom ebenso für den venueNamen verwendet.

Rooms

Aus den Spalten

• venue1Room
• venue1Name
• venue1Zip
• venue1City

wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Räume nur einmal angelegt werden.

Artist

Aus den Spalten

• artist1Name
• artist1ContactCompany
• artist1ContactLastName

wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Künstler nur einmal angelegt werden.

Kontakte

Firmen

artist1ContactCompany und eventContact1Company werden beim Import auf Vorhandensein geprüft.

Personen

aus den Spalten

• artist1ContactLastName
• artist1ContactEmail
• artist1ContactPhone

bzw.

• eventContact1LastName
• eventContact1Email
• eventContact1Phone

wird ein eindeutiger Name erzeugt, sodass gleiche Kontakte nur einmal angelegt werden.