Event-Import

Um Events zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Sollten bei der Umwandlung eurer Daten in die passende Struktur Probleme auftreten, können wir gerne Unterstützung leisten. Im Anschluss führen wir den Import für euch durch.

Beispiel-Importdatei

Über eine speziell formatierte CSV Datei, können bestehende Events in co*pilot importiert werden. Hier eine Beispiel Datei:

Felder

Im Folgenden werden die unterstützten Felder beschrieben. Vorab hierzu ein paar Anmerkung:

  • Zu jedem Event muss zumindest Name, Datum und Beginn angegeben werden. Diese verpflichtenden Felder sind hervorgehoben.
  • Die Reihenfolge der Spalten ist irrelevant.
  • Die Feldbezeichnungen müssen als Spaltenüberschriften gegeben sein.
  • Bitte die entsprechenden Formate bzw. Anforderungen an den Wert eines Felds beachten. Bei Abweichungen kann nicht importiert werden.
  • "A" | "B" bedeutet, das Feld kann die Werte „A“ oder „B“ annehmen.

Allgemeine Daten

FeldBeschreibungFormat
date*Datum des EventsDatum im deutschen Format, z.B. „01.02.2023“
name*Name des EventsFreitext
mainViewKennzeichnung, ob es sich um eine Veranstaltung („event“) oder Vermietung („rental“) handelt„event“ | „rental“
eventTypeEvent-TypFreitext
statusStatus des Events„NOTED“ | „REQUESTED“ | „OPTIONED1“ | „OPTIONED2“ | „OPTIONED3“ | „CONFIRMED“ | „POSTPONED“ | „DONE“ | „CANCELLED“ | „BLOCKED“

Zeitablauf

FeldBeschreibungFormat
scheduleProductionStartProduktionsstart (default: 6h vor scheduleStart)Uhrzeit im Format HH:mm
scheduleGetInGet InUhrzeit im Format HH:mm
scheduleSoundcheckSoundcheckUhrzeit im Format HH:mm
scheduleDoorsEinlassUhrzeit im Format HH:mm
scheduleStart*BeginnUhrzeit im Format HH:mm
scheduleCurfewCurfewUhrzeit im Format HH:mm
scheduleProductionEndProduktionsende (default: 4h nach scheduleStart)Uhrzeit im Format HH:mm

Anm.: Auch die Stunden müssen zweistellig vorliegen. Richtig: „02:30“ – Falsch: „2:30“

Event-Kontakt

Beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Kontakten.

FeldBeschreibungFormat
eventContact1CompanyAgentur oder Veranstalter:inFreitext
eventContact1FirstNameVorname der AnsprechpersonFreitext
eventContact1LastNameNachname der AnsprechpersonFreitext; darf nicht leer sein, wenn Vorname gesetzt ist
eventContact1PhoneTelefonnummer des KontaktsTelefonnummer in beliebigem Format (Empfehlung: „+49 123 456789“)
eventContact1EmailE-Mail-Adresse des KontaktsE-Mail-Adresse

Künstler:in

Bzgl. artist1Contact[…] beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Kontakten.

FeldBeschreibungFormat
artist1NameNames des:r Künstler:inFreitext
artist1DescriptionBeschreibung des:r Künstler:inFreitext
artist1DealFixDeal FixumZahl, z.B. 3000
artist1DealPercentageDeal Anteil (% Künstler:in)Zahl, z.B. 70
artist1LinkWebseite des:r Künstler:inURL
artist1ContactCompanyAgenturFreitext
artist1ContactFirstNameVorname der AnsprechpersonFreitext
artist1ContactLastNameNachname der AnsprechpersonFreitext; darf nicht leer sein, wenn Vorname gesetzt ist
artist1ContactPhoneTelefonnummer des KontaktsTelefonnummer in beliebigem Format (Empfehlung: „+49 123 456789“)
artist1ContactEmailE-Mail-Adresse des KontaktsE-Mail-Adresse

Venue

Anm.: Bzgl. artist1Contact[…] siehe Kontakte

FeldBeschreibungFormat
venue1IsOwnKennzeichnung, ob es sich um eine eigene Spielstätte handelt„1“ | „0“
venue1NameName der SpielstätteFreitext
venue1StreetAnschrift der SpielstätteFreitext
venue1ZipPLZ der SpielstätteFreitext
venue1CityOrt der SpielstätteFreitext
venue1RoomName des Raums, z.B. SaalFreitext
venue1CapacityKapazität des RaumsZahl
venue2[…]Analog zu venue1[…]Analog zu venue1[…]

Weitere Daten

Für Daten, bei denen keine sinnvolle Zuordnung zu einem der obigen Felder möglich ist, können auf folgende Arten importiert werden:

  • Strukturiert in die Event-Informationen (Benutzerdefinierte Felder)
  • Unstrukturiert ins Notizfeld

Event-Informationen

Spalten, die mit info, gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden als strukturierte Event-Informationen angelegt. Die Daten lassen sich so z.B. in Exportkonfigurationen oder via API-Zugriff flexibler wiederverwenden und auswerten.

Notizen

Die Spalte memo wird in die Notizen importiert.

Spalten, die mit memo gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden an die Notizen angehängt, wobei der Teil nach memo als Überschrift verwendet wird.

Beispiel

Aus dieser Importdatei:

memomemoGEMAmemoCateringinfoDropbox LinkinfoTravel Party
Allgemeine NotizenEtwas zur GEMAEtwas zum Cateringhttps://www.dropbox.com/12348 PAX

Entstehen folgende Event-Informationen:

BenutzerfeldWert
Dropbox Linkhttps://www.dropbox.com/1234
Travel Party8 PAX

Und folgende Notizen:

Allgemeine Notizen

GEMA
Etwas zur GEMA

Catering
Etwas zum Catering

Anmerkungen

Kontakte

  • Firma gesetzt, Ansprechperson nicht gesetzt => Firma wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Firma hinterlegt
  • Firma nicht gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Ansprechperson wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt
  • Firma gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Firma wird angelegt, Ansprechperson wird als Mitararbeiter:in der Firma angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt

Kontaktrolle

  • eventContact1Company wird bei Vermietungen mit der Rolle „Veranstalter:in“ und bei Veranstaltungen mit der Rolle „Agentur“
  • artist1ContactCompany wird mit der Rolle „Agentur“ verknüpft.
  • Personen werden mit der Rolle „Ansprechpartner:in“ verknüpft.

Vermeidung von Dubletten

Venues

Aus den Spalten

  • venue1Name
  • venue1Zip
  • venue1City

wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Venues nur einmal angelegt werden.

Ist ein venueRoom, aber kein venueName angegeben, wird der venueRoom ebenso für den venueNamen verwendet.

Rooms

Aus den Spalten

  • venue1Room
  • venue1Name
  • venue1Zip
  • venue1City

wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Räume nur einmal angelegt werden.

Artist

Aus den Spalten

  • artist1Name
  • artist1ContactCompany
  • artist1ContactLastName

wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Künstler nur einmal angelegt werden.

Kontakte

Firmen

artist1ContactCompany und eventContact1Company werden beim Import auf Vorhandensein geprüft.

Personen

aus den Spalten

  • artist1ContactLastName
  • artist1ContactEmail
  • artist1ContactPhone

bzw.

  • eventContact1LastName
  • eventContact1Email
  • eventContact1Phone

wird ein eindeutiger Name erzeugt, sodass gleiche Kontakte nur einmal angelegt werden.