Über Zugangsrollen erhalten Benutzer:innen Berechtigungen für co*pilot. Jede Rolle baut dabei auf einer der folgenden Hauptberechtigungen auf:
- ADMIN (Zugang zu allen Bereichen)
- USER (Zugang zu allen Bereichen außer Einstellungen)
- READER (einschränkbarer Lesezugang)
Zugangsrollen bündeln Berechtigungen. Einem:r Benutzer:in können eine oder mehrere Zugangsrollen zugeteilt werden. Diese:r Benutzer:in erhält dadurch alle entsprechenden Berechtigungen.
Admin
Admins haben Zugang zu allen Bereichen.
User
User haben Zugriff zu allen Bereichen außer Einstellungen.
Zugriff auf Daten, die als vertrauliche gekennzeichnet wurden, wie z.B.
- Benutzerfelder
- Bilder und Dateien
- Angebote
- Deals
werden über den Parameter „Vertrauliche Daten“ geregelt.
Reader
Bei einer Zugangsrolle mit Hauptberechtigung „READER“ (1) kann genauer festgelegt werden, auf welche Informationen (i.d.R. lesender) Zugriff (2) gewährt werden soll. Rechts ist eine Vorschau des ausgewählten Events aus Sicht der soeben spezifizierten Rolle zu sehen.
Für folgende Daten eines Events kann der Zugriff explizit festfelegt werden:
- Ablauf
- Angebote
- Aufgaben
- Kontakte
- Korrespondenz
- Links
- Notizen
- Ticketing
- Eventinformationen
- Dateien
Manuelle Freigabe von Events
Soll eine Person nicht automatisch alle Events sehen, kann der Zugriff auf nur explizit freigegebene Events eingeschränkt werden.
-> Manuelle Freigabe von Events
Exporte
Dadurch ermöglichst du READER-Rollen „nicht-vertrauliche“ Exporte zu erzeugen. Ein
- Bestehende Exporte können angesehen und geteilt werden
- Neue Exporte können erstellt werden (nur für Events, auf die Zugriff besteht)
- Eigene Exporte können umbenannt und gelöscht werden
Achtung: Je nachdem wie eine Exportkonfiguration ausgearbeitet ist, erhalten Benutzer:innen somit u.U. lesenden Zugriff auf Daten, für die ihre Rolle nicht autorisiert ist.
Aufgaben
Die Hauptberechtigung „READER“ gewährt immer (teils schreibenden) Zugriff auf eigene (selbst angelegte) und zugewiesene Aufgaben.
- Eigene Aufgaben können angelegt, bearbeitet und auch wieder gelöscht werden. Diese werden automatisch dem READER User zugewiesen (Zuständigkeit).
- Bei zugewiesenen Aufgaben kann die Beschreibung, die Fälligkeit und der Status geändert werden.
- Lesezugriff auf fremde Aufgaben ist nur bei entsprechender Einstellung gegeben.
Eventinformationen & Dateien
Hier gibt es zusätzlich zum (Voll-)Zugriff die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Tags (1) einzuschränken. So macht es u.U. Sinn einem:r Tontechniker:in nur Zugriff auf Informationen mit dem Tag „stage“ zu geben. Du kannst hier nur „geschützte“ Tags auswählen.
Ist Tag-basierter Zugriff auf das Tag „promotion“ eingestellt, sind nur Daten sichtbar, die …
- keine geschützten Tags haben (nicht-geschützte Tags haben keine Auswirkung auf Sichtbarkeit)
- u.a. das Tag „promotion“ haben
Es werden nur Informationen mit Inhalt angezeigt.
Session
Die Änderung an den Berechtigungen einer Zugangsrolle oder an der Zugangsrolle eines Users greift erst, wenn sich der:die entsprechende Benutzer:in aus- und wieder neu einloggt.
Damit die Änderungen sofort in Kraft treten, lassen sich alle User einer Zugangsrolle ausloggen. Selbiges ist auch für einzelne Benutzer:innen möglich (2).