Ein üblicher Use Case für die Verwendung von Exporten ist die Erstellung von Dokumenten. So werden z.B. Angebote, Mietverträge, Tech-Rider oder Hospitality-Rider einmalig erstellt, und dann z.B. ausgedruckt oder per E-Email versandt.
Ein weiterer Use Case für die Exporte ist die Erstellung von Reports, Übersichten oder Webseiten-Fragmenten, die immer wieder aktualisiert werden. So können z.B. Verkaufsstände, Programme oder Gästelisten einmal als Export erstellt und per Link geteilt werden. Die Empfänger:innen des Links sehen immer den letzten Stand des Exports.
Eine Aktualisierung kann manuell oder automatisch, nach einem Zeitplan, erfolgen.
Beispiel „Gästeliste“
Unsere Fantasie-Venue „Dreigroschen Club“ möchte einen Gästelisten-Export erstellen, der für den aktuellen Tag, je Event, die Gästeliste enthält.
Zur Vorbereitung haben wir ein Benutzerfeld „Gästeliste“ erstellt. In Diesem Feld werden einfach Namen eingetragen, die auf der Gästeliste landen sollen.
Zusätzlich haben wir eine Perspektive „Heute“ erstellt, die alle bestätigten Termine des heutigen Tages enthält.
Um den Export initial zu erstellen, wählen wir unter dem Menüpunkt „Exporte > Neu“ die Perspektive „heute“ aus und selektieren alle Veranstaltungen mit der Checkbox in der Header-Leiste:
Im Export gelangen wir über den Link „Aktualisieren“ auf die Aktualisierungsseite
Das Auswahlfeld „Automatisch aktualisieren“ enthält übliche Standardzeitpläne. Sollte ein spezieller Zeitplan erforderlich sein, wendet euch bitte an unseren Support.
Sobald ein Zeitplan ausgewählt wurde, kann definiert werden, wann die Aktualisierung beginnen soll. Damit kann bei täglicher, Wöchentlicher oder Jährlicher Aktualisierung gesteuert werden, zu welcher Uhrzeit bzw. an welchem Tag die Aktualisierung stattfinden soll.
Bestätigt man den Zeitplan mit „Aktualisierung starten“, wird der Export initial einmal aktualisiert. Weitere Aktualisierungen anhand des Zeitplans werden nur durchgeführt, wenn sich der Export auch wirklich verändert hat.
Ein Export, der automatisch aktualisiert wird, wird auch als solcher gekennzeichnet:
In diesem Beispiel habe ich Nicolai auf die Gästeliste bei den „Eagles Of Deathmetal“ gesetzt. Zur nächsten vollen Stunde wurde der Export dann automatisch aktualisiert:
Ein Zeitplan kann auf der Aktualisierungsseite auch wieder entfernt werden:
