1. Wofür Vorlagen

Rechnungen, die du immer wieder in derselben Form schreibst, musst du nicht jedes Mal neu aufbauen. Eine Vorlage hält alles fest, was gleich bleibt — und beim Anwenden übernimmst du daraus genau die Teile, die du brauchst.

Typische Fälle:

  • Wiederkehrende Leistungen — Positionen, die bei jeder Vermietung anfallen
  • Feste Konditionen — Zahlungsziel und Konditionstext je Kundengruppe
  • Abweichende Rechnungsformen — z.B. eine Pauschalrechnung ohne Einzelaufstellung, siehe Beispiel: Pauschalrechnung

Deine Vorlagen findest du unter Rechnungen → Vorlagen.

2. Was eine Vorlage festlegt

Eine Vorlage kann alles vorbelegen, was auch an einer Rechnung steht:

BereichInhalt
KopfdatenAbsender:in, Kund:in, Ansprechpartner:in, Nummernkreis
TexteBetreff, Anschreiben, Konditionen
BeträgePositionen und Rabatte
ZahlungFälligkeit in Tagen ab Rechnungsdatum
DokumentBriefpapier, Anhänge, Referenzfelder

Statt einer festen Kund:in kannst du auch eine Kontaktrolle hinterlegen — dann zieht co*pilot beim Anwenden die Kontaktperson, die an der Veranstaltung diese Rolle hat. Dasselbe gilt für die Absender:in.

Über den Schalter Aktiv steuerst du, ob eine Vorlage zur Auswahl steht. Verknüpfst du eine Vorlage mit einem oder mehreren Event-Typen, ist sie bei passenden Veranstaltungen bereits vorausgewählt.

Positionen in einer Vorlage anlegen

Der Abschnitt Positionen im Vorlagen-Editor funktioniert wie in der Rechnung selbst. Bei einer neuen Vorlage ist er zunächst leer — sichtbar sind nur die beiden Textschaltflächen + Position hinzufügen und + Gruppe hinzufügen.

Über + Position hinzufügen legst du eine freie Position an, mit Name, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und optionalem Rabatt. Diese Position braucht keinen Eintrag im Inventar.

Der Steuersatz kommt aus den in den Stammdaten gepflegten Sätzen. Eine frei angelegte Position behält genau den Satz, den du hier einstellst — anders als eine aus dem Inventar übernommene Position, die immer den Standardsatz der Instanz erhält.

3. Vorlage anwenden

Vorlagen wendest du auf einen Rechnungsentwurf an. Dabei entscheidest du zweierlei.

Wie die Daten übernommen werden:

  • Überschreiben — die Vorlage ersetzt die vorhandenen Daten. Das ist die Voreinstellung.
  • Ergänzen — die Vorlage kommt zu dem hinzu, was schon da ist. Positionen werden angehängt, nicht ersetzt.

Welche Daten übernommen werden: Über Auswahlfelder bestimmst du pro Bereich, was mitkommen soll — Kund:in, Absender:in, Ansprechpartner:in, Nummernkreis, Betreff, Anschreiben, Konditionen, Positionen, Rabatte, Fälligkeit, Briefpapier, Anhänge, Referenzfelder und Vertraulichkeit. Standardmäßig ist alles ausgewählt.

Neben der Auswahl siehst du eine Vorschau der Rechnung, wie sie nach dem Anwenden aussieht.

4. Veranstaltungsdaten automatisch einsetzen

Eine Vorlage muss nicht statisch sein. In den Textfeldern kannst du auf die Veranstaltung verweisen, zu der die Rechnung gehört — beim Anwenden setzt co*pilot die echten Werte ein.

Das funktioniert in vier Feldern: Betreff, Anschreiben, Konditionen und in den Referenzfeldern (jeweils Feldname und Wert). In Positionsnamen und -beschreibungen funktioniert es nicht — der Veranstaltungsbezug gehört deshalb in eines dieser vier Felder.

Die Schreibweise sind doppelte geschweifte Klammern:

AusdruckErgebnis
{{event.title}}Neujahrskonzert
{{event.subtitle}}Musikverein Neusäß
{{formatDate event.start "P"}}01.09.2026
{{formatDate event.start "p"}}20:00
{{formatDate event.start "l"}}Dienstag
{{event.rooms.edges.[0].node.name}}Großer Saal
{{event.rooms.edges.[0].node.location.name}}Stadthalle Neusäß

Ausdrücke lassen sich mit Text mischen: Miete {{event.title}} am {{formatDate event.start "P"}} wird zu Miete Neujahrskonzert am 01.09.2026.

Sind mehrere Räume gebucht, listest du sie alle auf, statt nur den ersten zu greifen:

  {{#each event.rooms.edges}}{{node.name}}{{#unless @last}}, {{/unless}}{{/each}}
Wenn nichts eingesetzt wird

Ein Ausdruck, der ins Leere zeigt — ein Tippfehler im Feldnamen oder ein Raum, den es an der Veranstaltung nicht gibt — liefert einen leeren Text und keine Fehlermeldung. Bleibt eine Stelle leer, ist das die wahrscheinlichste Ursache.

Kontrollieren kannst du das in der Vorschau beim Anwenden: dort steht bereits der eingesetzte Wert. Bei Listen sind außerdem die eckigen Klammern nötig — {{event.rooms.edges.[0].node.name}} funktioniert, ohne Klammern bricht der Ausdruck ab.

Ohne Bezug zu einer Veranstaltung oder Reihe — etwa bei einer Rechnung direkt aus der Rechnungsliste — gibt es keine Daten zum Einsetzen. Die Ausdrücke bleiben dann leer.

5. Beispiel: Pauschalrechnung

Manche Rechnungen sollen die einzelnen Leistungen nicht ausweisen, sondern nur die Veranstaltung benennen und einen Gesamtbetrag zeigen. Das lässt sich als Vorlage abbilden:

  1. Eine Vorlage anlegen, z.B. Pauschalrechnung 19 %.
  2. Als Betreff Miete {{event.title}} am {{formatDate event.start "P"}} eintragen.
  3. Als Referenzfelder Veranstaltung, Datum und Raum mit den Ausdrücken aus Abschnitt 4 anlegen — sie erscheinen im Rechnungskopf neben Nummer und Datum.
  4. Eine einzelne Position anlegen: Name Pauschale Leistungen, Menge 1, Einheit Pauschal, Steuersatz 19 %, Einzelpreis 0.
  5. Die Vorlage mit Überschreiben auf die Rechnung anwenden und den Betrag der Position eintragen.

Die fertige Rechnung zeigt dann eine Zeile statt der vollständigen Ressourcenliste, während Veranstaltung, Datum und Raum im Kopf stehen.

Da der Steuersatz an der Position hängt, brauchst du je Satz eine eigene Vorlage.

6. Weiterführend