1. Getting Started

Angebote und Rechnungen kannst du auf zwei Wegen erstellen: an einer Veranstaltung bzw. Reihe, oder ganz ohne Bezug zu einer Veranstaltung direkt aus der Liste Angebote heraus. Das ist z.B. für Vorgänge nützlich, die an keiner Veranstaltung hängen. Anlegen, bearbeiten, versenden und abschließen funktionieren auf beiden Wegen gleich.

In einer Veranstaltung kannst du ein Angebot direkt aus der Übersicht heraus erstellen:

Du kannst entweder ein neues leeres Angebot manuell anlegen, oder Vorlagen nutzen, um dir die Arbeit etwas einfacher zu machen.
Beginnen wir zunächst mit einem leeren Angebot:

Die wichtigsten Daten werden bereits von co*pilot vorbelegt. Für die Angebotsnummer wird z.B. der zuletzt verwendete Rechnungskreis verwendet und dort die aktuell höchste Nummer um 1 inkrementiert.
Was noch fehlt, ist die Angabe einer Kund:in:

Positionen können entweder frei definiert werden, oder aus bereits bestehenden Raumkonfigurationen, Ressourcen oder Ressourcengruppen abgeleitet werden:

Sobald du mit dem Angebot zufrieden bist, kannst du den Versand vorbereiten:

Mit Hilfe eines Briefpapiers kannst du das Aussehen der fertigen Angebote personalisieren.

Mit der Finalisierung des Angebots wird ein PDF erstellt, das das Angebot und die hochgeladenen Anhänge enthält. Es befindet sich nun im Status offen und ist versandfertig. Sobald eine Kund:in das Angebot bestätigt hat, kannst du das Angebot bestätigen, indem du z.B. das unterschriebene PDF hochlädst:

Sagt die Kund:in ab, hältst du das über Als abgelehnt markieren am Angebot fest und hinterlegst dabei optional einen Ablehnungsgrund. Das ist für Absagen gedacht, die dich außerhalb von co*pilot erreichen — telefonisch oder per E-Mail. Lehnt die Kund:in über ihren Angebotslink selbst ab, passiert das automatisch.

2. Ressourcen und Raumkonfigurationen

Anstatt jede Position in einem Angebot immer wieder manuell zu erstellen, können Preise für Ressourcen und Räume als Stammdaten angelegt werden. Mit Hilfe dieser “Preisliste” lassen sich Angebote schnell und vor allem konsistent erstellen.

Preise können

  • für einen Raum in einer Raumkonfiguration
  • für einzelne Ressourcen

vergeben werden.

Ressourcen können

  • als Ressourcengruppen zusammengefasst
  • oder in einer Raumkonfiguration referenziert werden

So kann z.B. relativ schnell ein Angebot für ein bestuhltes Konzert mit einer kleinen PA erstellt werden:

3. Vorlagen

Um den Angebotsprozess noch leichter zu gestalten, können Vorlagen genutzt werden.
In den Vorlagen können alle Daten, die in einem Angebot definiert werden können, vorgefertigt und optional mit einem Event-Typ verknüpft werden.

Mit Vorlagen können zum Beispiel:

  • Konditionen und Rabatte für bestimmte Veranstalter:in festgelegt
  • Positionen für unterschiedliche Leistungen vorgegeben
  • Wiederkehrende Formate erfasst

werden.

Vorlagen können beim Erstellen oder beim Bearbeiten eines Angebots angewendet werden.

Beim Erstellen werden Vorlagen, die mit einem passenden Event-Typ verknüpft sind bereits vorausgewählt.

4. Briefpapier

Als Briefpapier können PDF-Dateien mit genau einer DIN-A4-Seite hochgeladen werden.

Das Briefpapier muss im Format DIN A4 (210 × 297 mm) angelegt sein. Das Layout der Angebote und Rechnungen richtet sich weitestgehend nach DIN 5008 Form B – dem deutschen Standard für die Gestaltung von Geschäftsbriefen (Wikipedia: DIN 5008 Form B).

Abweichungen und Ergänzungen:

  • Seitenrand links: 20mm anstatt 25mm
  • Unterer Rand: 37mm (wird in der DIN Norm nicht definiert)

5. Exporte

Die neuen Angebote können mit Hilfe der GraphQL Schnittstelle in Exporte integriert werden.
Mehr dazu hier: /docs/graphql/

6. V2 Aktivieren

Das neue Angebote Modul ist aktuell noch hinter einem Feature-Toggle versteckt: https://copilot.events/_/doclink?path=/settings/appSettings
Ihr könnt das neue Modul heute schon parallel nutzen - es funktioniert völlig unabhängig von den alten Angeboten.