Mit Preislisten hinterlegst du abweichende Preise für bestimmte Zielgruppen – etwa Vereine, Schulen, Stammkund:innen oder Behörden – ohne die Standardpreise deiner Leistungen anzurühren. Am Beleg wird je Position automatisch der passende Preis aufgelöst. Verwaltet werden Preislisten unter Vertrieb → Preislisten (nur für Administrator:innen).

1. Preisliste = Name + Preisstände

Eine Preisliste ist ein benannter Stapel von Preisständen. Die Liste selbst trägt keine Preise – alle Preise liegen in ihren Preisständen, und jeder Stand hat genau einen Stichtag „gültig ab". Ein Stand gilt unbefristet, bis ihn der nächste Stichtag ablöst. Vergisst du also, für ein neues Jahr einen Stand anzulegen, gelten einfach die zuletzt festgelegten Preise weiter – es fällt nie etwas auf veraltete Preise zurück.

Beim Anlegen einer Preisliste entsteht ihr erster Preisstand automatisch (benannt nach dem aktuellen Jahr, gültig ab dessen 1. Januar) und du landest direkt darin, mit dem Cursor im Namen der Liste.

co*pilot kennt genau eine feste Liste „Standardpreise". Ihre Preise sind die Standardpreise, die du an den Leistungen selbst pflegst (Preisvarianten an Raumkonfiguration, Artikel oder Kompetenz); auch sie hat einen Jahres-Preisstand für spätere Preisänderungen. Sie lässt sich nicht löschen, nicht deaktivieren und nicht unterordnen und steht in der Übersicht immer ganz oben.

Alle weiteren Listen sind Ausnahmen: Wo eine Liste keinen eigenen Preis für eine Leistung hat, gilt automatisch weiter der Standardpreis – du pflegst nur die wirklich abweichenden Preise. Eine frisch angelegte Liste ist damit sofort benutzbar (sie „erbt" zunächst alles vom Standard).

2. Preisänderung zum Stichtag

Steht eine Preisänderung an – typischerweise zum Jahreswechsel – legst du über das Plus-Icon an der Liste einen neuen Preisstand an („Preisänderung zum Stichtag"). Er wird mit dem nächsten Jahr benannt und mit „gültig ab 1. Januar" vorbelegt; den Stichtag kannst du auf der Detailseite ändern.

  • Im neuen Stand setzt du nur die Preise, die sich ändern – alles andere erbt vom vorherigen Stand bzw. den Standardpreisen.
  • Ab dem Stichtag rechnen neue Belege automatisch mit dem neuen Stand; ältere Belegdaten greifen weiter auf die älteren Stände zu. Rückdatierte Belege vor dem ersten Stichtag verwenden den ältesten Stand.
  • Der letzte Preisstand einer Liste lässt sich nicht löschen – eine Liste hat immer mindestens einen Stand. Möchtest du alles entfernen, lösche die ganze Liste (ihre Stände werden mitgelöscht).
  • Über den Aktiv-Schalter blendest du eine Liste samt Ständen aus, ohne sie zu löschen.

3. Preise pflegen

Ein Klick auf einen Preisstand öffnet seine Preistabelle: alle Räume, Artikel und Crew-Kompetenzen mit ihren Preisvarianten. Jede Zeile verlinkt auf die zugehörigen Stammdaten, ein Suchfeld filtert über alle Bereiche.

  • Im Feld „Preis in dieser Liste" steht immer der wirksame Preis. Graue Werte sind geerbt – die Herkunft (älterer Stand, Hauptliste oder Standardpreise) zeigt der Tooltip. Zum Überschreiben einfach den Wert ändern; ein geleertes Feld kehrt zum geerbten Wert zurück.
  • Gespeichert wird gesammelt über die Leiste am unteren Rand (oder mit Enter) – nur tatsächlich geänderte Preise werden geschrieben.
  • Über „Vergleichen mit" blendest du weitere Listen als Spalten ein; der zum Stichtag passende Standard-Preisstand wird automatisch angezeigt.
  • Teilen erzeugt ein Dokument je Preisliste (Ansicht, Download, Druck, öffentlicher Link). Erneutes Teilen aktualisiert dasselbe Dokument – der geteilte Link bleibt gültig; im Dokument lässt sich zusätzlich ein Zeitplan für die automatische Aktualisierung setzen.

4. Zuordnung am Kontakt

Jedem Kontakt – Organisation oder Person – lässt sich eine Preisliste als Standard zuordnen. Das geschieht im Vertrieb-Bereich der Kontakt-Detailseite (Stift-Icon), im selben Dialog wie USt-ID, Debitorennummer, E-Rechnungs-Referenz und Steuerbarkeit. Zugeordnet wird immer die Liste (nie ein einzelner Stand) – die Zuordnung bleibt damit über Jahre gültig, auch wenn sich die Preise per Stichtag ändern.

Ist am Empfänger-Kontakt eine Preisliste hinterlegt, wird sie beim Setzen des Empfängers automatisch auf das neue Angebot bzw. die neue Rechnung übernommen und die Positionen werden entsprechend neu bepreist.

5. Preisliste am Beleg

Im Angebots- und Rechnungs-Editor findest du die Preislisten-Auswahl auf Höhe der Positions-Überschrift. Zur Auswahl stehen „Standardpreise" und alle aktiven Listen – Preisstände wählst du nie selbst: welcher Stand greift, entscheidet das Belegdatum.

  • Welche Liste gilt, ergibt sich in dieser Reihenfolge: ausdrückliche Wahl am Beleg → Preisliste des Kontakts → Standardpreise.
  • Je Position gewinnt der jüngste Preisstand mit Stichtag vor dem Belegdatum; was er nicht setzt, kommt vom nächstälteren Stand, danach von den Standardpreisen (ebenfalls zum Belegdatum aufgelöst).
  • Bei einer Nicht-Standard-Liste erscheint über der Positionstabelle ein Hinweis „Angegebene Preise aus Preisliste [Name]".

Beim Wechsel der Preisliste werden alle an eine Variante gebundenen Positionen neu bepreist. Manuell erfasste Positionen und Positionen ohne Variante bleiben unberührt – ein Wechsel überschreibt also keine handeingetragenen Preise.

Rechts über den Positionen sitzt außerdem der Netto/Brutto-Umschalter: Er bestimmt, ob Einzelpreise und Rabatte netto oder als Endpreise inkl. MwSt angezeigt und erfasst werden. Beim Wählen einer Preisliste wird er automatisch passend zu deren Preistyp vorbelegt (Abschnitt 7), lässt sich aber jederzeit je Beleg umschalten.

6. Preise für Zielgruppen

Für eine Zielgruppe mit eigenen Konditionen – Vereine, Schulen, Stammkund:innen und Ähnliches – legst du eine Ausnahme-Liste an und ordnest sie den betreffenden Kontakten als Standard-Preisliste zu (Abschnitt 4). Ab dann werden deren Belege automatisch mit dieser Liste vorbelegt, und du pflegst darin nur die abweichenden Preise – Preisänderungen kommen als neue Stände dazu (Abschnitt 2).

7. Brutto-Preislisten: Endpreise inkl. MwSt

Wer überwiegend an Privatkund:innen verkauft (B2C), denkt in Endpreisen: Der Raum soll 1.530 € kosten – inklusive Mehrwertsteuer. Dafür lässt sich jede Preisliste als Brutto-Preisliste führen: Alle in ihr gepflegten Beträge verstehen sich dann inkl. MwSt.

  • Der Preistyp (Netto oder Brutto) ist eine Eigenschaft der ganzen Liste – er gilt für alle ihre Preisstände. Verschiedene Listen einer Instanz dürfen sich aber unterscheiden (z. B. Standardpreise brutto für Privatkund:innen, eine „Geschäftskunden"-Liste netto).
  • Auch die Liste „Standardpreise" kann Brutto führen – dann gelten zusätzlich die an den Leistungen gepflegten Basispreise als Endpreise.
  • Anlegen: Über den Pfeil am Button „Preisliste anlegen" wählst du direkt „Brutto-Preisliste anlegen". Umstellen: Auf der Detailseite einer Liste findest du im ⋯-Menü „In Brutto-Preisliste umwandeln" (bzw. zurück). Brutto-Listen sind in Übersicht und Pflegeseite mit „inkl. MwSt" gekennzeichnet.

Am Beleg passiert damit das Richtige von selbst: Wird eine Brutto-Liste gewählt (oder ist sie am Kontakt hinterlegt), springt die Anzeige auf Brutto, der Endpreis aus der Liste erscheint exakt so am Beleg und im PDF – Positionen, Rabatte und Gesamtbetrag inkl. MwSt, darunter der Netto- und Steuerausweis. Gerechnet wird intern weiterhin steuerlich sauber netto; die E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) bleibt dabei vollständig konform und weist dieselben Beträge aus wie das PDF.

Auch das geteilte Preislisten-Dokument (Abschnitt 3) weist bei einer Brutto-Liste alle Preise einheitlich inkl. MwSt aus – auch die aus einer Netto-Quelle geerbten Werte werden dafür umgerechnet.

Preis und Steuer sind getrennt

Eine Preisliste bestimmt nur den Betrag, nicht die Steuer. Umsatzsteuersatz und Steuerkategorie kommen aus der Leistung selbst (Preisvariante/Artikel); die belegweite Steuerbarkeit wird getrennt am Beleg bzw. über den Kontakt-Default gesteuert. Ein Wechsel der Preisliste ändert also nie die Besteuerung einer Position. Das gilt auch für Brutto-Listen: Der Preistyp bestimmt nur, wie der Betrag gemeint ist (inkl. oder exkl. MwSt) – nie den Steuersatz selbst.