1. Die Rechnungsliste

Neben den Rechnungen, die du direkt an einer Veranstaltung oder Reihe findest, gibt es eine zentrale Rechnungsübersicht. Sie listet alle Rechnungen über sämtliche Veranstaltungen und Reihen hinweg auf und ist der beste Ausgangspunkt, um offene, überfällige und bezahlte Rechnungen im Blick zu behalten.

Die Liste zeigt pro Rechnung die wichtigsten Eckdaten:

  • Nr. – Nummernkreis und fortlaufende Rechnungsnummer, verlinkt auf die Rechnung
  • Status – Entwurf, Offen, Überfällig, Bezahlt oder Storniert; bei offenen und überfälligen Rechnungen wird zusätzlich das Fälligkeitsdatum angezeigt
  • Datum – das Rechnungsdatum
  • Event – die zugehörige Veranstaltung mit Datum
  • Empfänger:in – Organisation oder Ansprechperson
  • Netto – der Nettobetrag

Überfällige Rechnungen werden farblich hervorgehoben, damit sie sofort ins Auge fallen.

2. Filtern und Ansichten

Über die Filterleiste lässt sich die Liste eingrenzen:

  • Status – Mehrfachauswahl (z.B. nur „Offen“ und „Überfällig“)
  • Rechnungsdatum – ein Zeitraum
  • Empfänger – eine bestimmte Kund:in
  • Nummer – Suche nach einer Rechnungsnummer

Wird das Mehr-Absender-Feature genutzt, kommen zusätzlich eine Spalte Absender:in sowie ein passender Absender-Filter dazu.

Häufig benötigte Filter- und Spaltenkonfigurationen kannst du als Ansicht speichern und später mit einem Klick wieder aufrufen.

3. Exportieren

Sobald du eine oder mehrere Rechnungen über die Checkboxen auswählst, erscheint eine Aktionsleiste mit den Export-Funktionen. Hast du nichts ausgewählt, beziehen sich die Exporte auf alle Rechnungen, die der aktuelle Filter liefert – eine Auswahl hat also immer Vorrang vor dem Filter.

  • Download – erzeugt ein ZIP mit einer Excel-Tabelle der gefilterten Liste sowie den dazugehörigen PDF-Rechnungen. Bei sehr großen Treffermengen wird der Export auf die neuesten 5.000 Rechnungen begrenzt; co*pilot weist vorher darauf hin.
  • DATEV-Export – erzeugt einen DATEV-EXTF-Buchungsstapel zur Übergabe an die Buchhaltung. Diese Funktion ist nur sichtbar, wenn das Buchhaltungs-Feature aktiviert und die Kontierung in den Einstellungen vollständig hinterlegt ist. Mehr dazu unter support.ov2b.de/docs/buchhaltung.