1. Aufbau & Status

Eine Rechnung kann direkt aus einem bestehenden Angebot erzeugt werden – Empfänger:in, Positionen und Konditionen werden dabei übernommen, sodass du sie nicht erneut erfassen musst. Genauso lässt sich eine Rechnung von Grund auf neu an einer Veranstaltung oder Reihe anlegen. Beim Erstellen kannst du außerdem auf Rechnungsvorlagen zurückgreifen, um wiederkehrende Positionen, Texte und Konditionen vorzubelegen.

Ein Klick auf eine Rechnungsnummer öffnet die Detailansicht. Oben siehst du die Rechnungsnummer, den aktuellen Status sowie alle verfügbaren Aktionen, darunter eine Vorschau des fertigen Dokuments und die Notizen zur Rechnung.

Eine Rechnung durchläuft folgende Status:

  • Entwurf – die Rechnung wird noch bearbeitet und ist nicht gestellt
  • Offen – die Rechnung wurde gestellt und wartet auf Zahlung
  • Überfällig – das Fälligkeitsdatum ist überschritten
  • Bezahlt – die Zahlung ist eingegangen
  • Storniert – die Rechnung wurde storniert

2. Aktionen

Je nach Status stehen dir unterschiedliche Aktionen zur Verfügung:

  • Als bezahlt markieren – bei offenen oder überfälligen Rechnungen
  • Herunterladen – lädt die fertige PDF-Rechnung herunter
  • Stornieren – storniert eine offene oder überfällige Rechnung
  • Korrigieren – erstellt auf Basis der Rechnung eine Korrektur
  • Kopieren – legt eine neue Rechnung mit denselben Daten an
  • Archivieren – räumt stornierte oder erledigte Rechnungen weg

Nach dem Stellen einer Rechnung wird das PDF im Hintergrund erzeugt. Solange das läuft, zeigt co*pilot „PDF wird vorbereitet…“ an – sobald es fertig ist, steht der Download bereit.

3. E-Rechnung

Jede gestellte Rechnung ist automatisch auch eine elektronische Rechnung (E-Rechnung). co*pilot bettet dazu beim Erzeugen des PDFs eine maschinenlesbare Rechnungsdatei im Format ZUGFeRD 2 (XRechnung-konform) direkt in die PDF-Datei ein.

Das Ergebnis ist eine hybride Datei: Für Menschen bleibt sie eine ganz normale, lesbare PDF-Rechnung, gleichzeitig enthält sie die strukturierten Rechnungsdaten, die die Buchhaltungssoftware deiner Kund:innen automatisch einlesen kann. Du musst also nichts zusätzlich versenden – die heruntergeladene bzw. versendete PDF ist bereits die E-Rechnung.

Damit die E-Rechnung vollständig erzeugt werden kann, müssen die Stammdaten der Absender:in vollständig sein (Name, Anschrift und USt-IdNr.) und bei der Empfänger:in eine Anschrift hinterlegt sein.