Rechnung | Detail

1. Aufbau & Status link

Eine Rechnung kann direkt aus einem bestehenden Angebot erzeugt werden – Empfänger:in, Positionen und Konditionen werden dabei übernommen, sodass du sie nicht erneut erfassen musst. Genauso lässt sich eine Rechnung von Grund auf neu anlegen: an einer Veranstaltung oder Reihe, oder ohne Bezug zu einer Veranstaltung direkt aus der Rechnungsliste. Beim Erstellen kannst du außerdem auf Rechnungsvorlagen zurückgreifen, um wiederkehrende Positionen, Texte und Konditionen vorzubelegen.

Ein Klick auf eine Rechnungsnummer öffnet die Detailansicht. Oben siehst du die Rechnungsnummer, den aktuellen Status sowie alle verfügbaren Aktionen, darunter eine Vorschau des fertigen Dokuments und die Notizen zur Rechnung.

Eine Rechnung durchläuft folgende Status:

• Entwurf – die Rechnung wird noch bearbeitet und ist nicht gestellt
• Offen – die Rechnung wurde gestellt und wartet auf Zahlung
• Überfällig – das Fälligkeitsdatum ist überschritten
• Bezahlt – die Zahlung ist eingegangen
• Storniert – die Rechnung wurde storniert

2. Aktionen link

Je nach Status stehen dir unterschiedliche Aktionen zur Verfügung:

• Als bezahlt markieren – bei offenen oder überfälligen Rechnungen
• Herunterladen – lädt die fertige PDF-Rechnung herunter
• Stornieren – storniert eine offene oder überfällige Rechnung
• Korrigieren – erstellt auf Basis der Rechnung eine Korrektur
• Kopieren – legt eine neue Rechnung mit denselben Daten an
• Archivieren – räumt stornierte oder erledigte Rechnungen weg

Nach dem Stellen einer Rechnung wird das PDF im Hintergrund erzeugt. Solange das läuft, zeigt co*pilot „PDF wird vorbereitet…“ an – sobald es fertig ist, steht der Download bereit.

3. E-Rechnung link

Jede gestellte Rechnung ist automatisch auch eine elektronische Rechnung (E-Rechnung). co*pilot bettet dazu beim Erzeugen des PDFs eine maschinenlesbare Rechnungsdatei im Format ZUGFeRD 2 direkt in die PDF-Datei ein.

Das Ergebnis ist eine hybride Datei: Für Menschen bleibt sie eine ganz normale, lesbare PDF-Rechnung, gleichzeitig enthält sie die strukturierten Rechnungsdaten, die für die maschinelle Weiterverarbeitung vorgesehen sind. Du musst also nichts zusätzlich versenden – die heruntergeladene bzw. versendete PDF ist die Grundlage der E-Rechnung.

Für den Versand an öffentliche Auftraggeber (B2G) erzeugt co*pilot zusätzlich eine echte XRechnung – siehe Abschnitt 4.

Damit die E-Rechnung vollständig erzeugt werden kann, prüft co*pilot beim Stellen jeder Rechnung:

• Absender:in: Name, vollständige Anschrift, USt-IdNr. mit korrekter Prüfziffer und eine Bankverbindung mit IBAN
• Empfänger:in: Name bzw. Ansprechperson und vollständige Anschrift; eine hinterlegte USt-ID muss eine gültige Prüfziffer haben
• Reverse Charge: zusätzlich die USt-ID der Empfänger:in
• Behörden-Rechnung: zusätzlich eine gültige Leitweg-ID und eine E-Mail-Adresse am Empfänger-Kontakt (siehe Abschnitt 4)

Fehlende oder ungültige Pflichtangaben werden beim Stellen abgewiesen; jede Meldung verlinkt dorthin, wo du die Angabe ergänzt.

Wichtig: Ohne IBAN lässt sich keine Rechnung stellen. Die Bankverbindung deiner Firma pflegst du unter Einstellungen → Stammdaten, dort auch USt-IdNr. und Steuernummer in getrennten Feldern. Rechnungen verwenden ausschließlich die USt-IdNr. Tritt ein Kontakt als Absender:in auf („Mehrere Absender"), zählt dessen primäre Bankverbindung.

Hinweis: Die abschließende amtliche Konformitätsprüfung (KoSIT-Validierung) wird derzeit finalisiert.

4. Rechnungen an Behörden (XRechnung) link

Ist beim Empfänger-Kontakt eine Leitweg-ID hinterlegt, gilt er als Behörde: co*pilot belegt die Rechnung als behördliche Rechnung vor und erzeugt beim Stellen zusätzlich zum PDF eine XRechnung – die für öffentliche Auftraggeber vorgeschriebene, rein strukturierte XML-Rechnung. Beide Dateien stehen zum Herunterladen bereit.

• Leitweg-ID statt Käuferreferenz: Bei einem Behörden-Empfänger heißt das Referenzfeld im Rechnungskopf „Leitweg-ID" (die amtliche Adressierung der Behörde, BT-10); bei allen anderen Empfänger:innen bleibt es die „Käuferreferenz". Die Leitweg-ID kommt aus dem Kontakt und lässt sich pro Rechnung überschreiben.
• Strenge Prüfung beim Stellen – kein stiller Notausgang: Eine behördliche Rechnung lässt sich nur mit gültiger Leitweg-ID und einer E-Mail-Adresse am Empfänger-Kontakt stellen, zusätzlich zu den Prüfungen aus Abschnitt 3. Ist eine Pflichtangabe ungültig, scheitert das Stellen – es wird nicht ersatzweise eine Rechnung ohne gültige E-Rechnung erzeugt.
• Direkt zur Korrektur: Schlägt die Prüfung fehl, springt die Ansicht zur Fehlermeldung, und der Hinweis verlinkt direkt auf die betroffenen Stammdaten, damit du die fehlende Angabe sofort ergänzen kannst.
• Format sichtbar: In der Rechnungsvorschau siehst du unter „E-Rechnung", welches Format erzeugt wird – XRechnung bei Behörden mit Leitweg-ID, sonst die eingebettete ZUGFeRD-Datei.

5. Umsatzsteuerregelung link

Über die Umsatzsteuerregelung steuerst du die umsatzsteuerliche Behandlung der gesamten Rechnung. Welche Regelungen zur Auswahl stehen, ergibt sich aus dem Land der Absender:in (Deutschland, Österreich, Schweiz) und dem Land der Empfänger:in. Für eine Absender:in in Deutschland:

Zusätzlich steht immer Kleinunternehmer § 19 UStG zur Wahl. Für Österreich und die Schweiz richten sich Beschriftung und Paragraphen nach dem jeweiligen Recht.

Bei allen Regelungen ohne Umsatzsteuerausweis gibst du einen Rechtsgrund an; co*pilot schlägt den passenden Paragraphen vor. Er erscheint als Hinweistext auf der Rechnung, und Summen, PDF und E-Rechnung berücksichtigen die Regelung.

Die Regelung wird beim Setzen des Empfängers aus dessen Kontakt-Default vorbelegt (siehe Kontakt | Steuer & Vertrieb) und beim Ableiten aus einem Angebot übernommen. Wechselst du Absender:in oder Empfänger:in, wird sie neu abgeleitet. Ist die Absender:in Kleinunternehmer:in, starten neue Belege automatisch mit § 19 UStG. Die Regelung ist pro Rechnung änderbar.