Vorverkauf einrichten
Ein Vorverkauf bündelt die Platzkategorien eines Events und je Ticketsystem einen Verkauf mit seinen Kontingenten.
Bevor du Verkaufsstände erfasst, richtest du am Event einmal den Vorverkauf ein. Der Tab Ticketing des Events zeigt danach Kennzahlen, Statistik, Kategorien, Verkäufe und Verteiler auf einer Seite.
Ticketsysteme anlegen
Verkäufe lassen sich nur für Ticketsysteme registrieren, die in den Einstellungen angelegt sind. Wie co*pilot die Zahlen automatisch abruft und welche Zugangsdaten du dafür brauchst, steht unter Ticketsysteme anbinden. Für Ticketsysteme ohne Schnittstelle legst du ein Anderes Ticketsystem (Zahlen manuell) an.
Vorverkauf registrieren
Hat ein Event noch keinen Vorverkauf, startest du ihn über Vorverkauf registrieren im Tab Ticketing oder in der Tab-Leiste des Events. Ein Assistent führt dich durch drei Schritte:
- Kapazitäten: Du übernimmst die Kapazitäten aus einer Raumkonfiguration der Event-Räume oder legst die Platzkategorien mit ihrer Kapazität direkt an.
- Import: co*pilot durchsucht deine angebundenen Ticketsysteme nach Veranstaltungen am Tag des Events. Die gewählten Verkäufe werden mit ihren Kontingenten importiert. Heißen die Kontingente im Ticketsystem anders als deine Kategorien, ordnest du sie im selben Schritt zu: Passende Kategorien sind vorausgewählt, alternativ legst du eine neue Kategorie mit dem Namen aus dem Ticketsystem an. Der Name aus dem Ticketsystem bleibt als Hinweis am Kontingent sichtbar. Findet co*pilot nichts, entfällt dieser Schritt.
- Manuell: Für Ticketsysteme ohne Schnittstelle erfasst du die Kontingente je Platzkategorie von Hand.
Der Vorverkauf entsteht erst beim Abschluss des Assistenten; brichst du vorher ab, bleibt das Event unverändert.
Kategorien prüfen
Die Platzkategorien stehen mit Kapazität und MwSt. im Abschnitt Kategorien. Die Summe der Kapazitäten ist das Gesamtkontingent des Events; darauf beziehen sich Auslastung, Schwellwerte in Prozent und der Ticketreport.
- Bearbeiten: Name, Kapazität und MwSt. änderst du über das Kontextmenü der Kategorie.
- Hinzufügen: Über Kategorie hinzufügen legst du eine weitere Kategorie mit Name, Kapazität und MwSt. an.
- Zusammenführen: Sind zwei Kategorien für dieselben Plätze entstanden, etwa durch einen Import mit abweichendem Namen, führst du sie über Zusammenführen… im Kontextmenü zusammen. Die Kontingente und die Verkaufshistorie der einen Kategorie wandern in die gewählte, die andere wird entfernt.
- Entfernen: Eine falsch angelegte Kategorie entfernst du über das Kontextmenü (siehe Archivieren und entfernen).
Je nachdem, wie eine Kategorie entstanden ist, solltest du ihre Werte nach dem Assistenten prüfen:
| Entstanden über | Kapazität | MwSt. |
|---|---|---|
| Raumkonfiguration | aus der Raumkonfiguration | 19 % |
| im Assistenten oder beim Registrieren eines Verkaufs neu angelegt | wie eingegeben bzw. das Kontingent | wie eingegeben (Vorschlag 19 %) |
| Import aus einem Ticketsystem, wenn es die Kategorie noch nicht gab | 0 | 19 % |
| Kategorie hinzufügen | wie eingegeben | wie eingegeben |
Steht die Kapazität noch auf 0, trage sie nach – sonst liegen die Kontingente darüber und die Kategorie trägt ein Warn-Badge.
Kontingente über der Kapazität
Übersteigen die Kontingente die Kapazität einer Kategorie, stellt der Hinweis Kapazität überschritten beide Zahlen gegenüber. Du wählst zwischen Abbrechen, Trotzdem speichern und Kapazität auf … erhöhen. Speicherst du trotzdem oder übersteigt der Verkauf die Kapazität, trägt die Kategorie ein Warn-Badge.
Weiteres Ticketsystem hinzufügen
Verkaufst du Tickets für ein Event über ein weiteres Ticketsystem, zum Beispiel ein zusätzliches Kontingent bei Eventim, registrierst du dafür einen eigenen Verkauf. Das Ticketsystem muss vorher angelegt sein.
- Verkauf registrieren: Im Abschnitt Verkäufe öffnet Registrieren… die Liste der Ticketsysteme, für die das Event noch keinen Verkauf hat. Ein grünes Wolken-Symbol zeigt an, dass im Ticketsystem möglicherweise schon eine passende Veranstaltung existiert.
- Importieren oder manuell erfassen: Findet co*pilot passende Veranstaltungen, wählst du eine aus; der Verkauf wird mit seinen Kontingenten importiert. Bei Ticket Toaster fügst du stattdessen den Link zur Show ein. Andernfalls erfasst du die Kontingente von Hand: co*pilot schlägt dafür alle Kategorien vor und belegt das Kontingent mit der noch freien Kapazität. Weitere Kategorien fügst du über Kategorie suchen oder erstellen hinzu, nicht benötigte entfernst du. Kontingente hinzufügen legt den Verkauf mit allen Kontingenten an.
- Stände eintragen: Bei importierten Verkäufen kommen die Stände aus dem Ticketsystem. Bei manuellen Verkäufen trägst du sie selbst ein, siehe Verkaufsstände pflegen.
Ein weiteres Kontingent an einem bestehenden Verkauf legst du über Kontingent hinzufügen unter dem Verkauf an. Zur Wahl stehen die Kategorien, für die der Verkauf noch kein Kontingent hat; fehlt eine Kategorie, legst du sie zuerst unter Kategorien an.
Ticketsysteme des co*pilot Shops stehen unter Registrieren… nicht zur Wahl; deren Verkäufe legt der Shop selbst an.