co*pilot Support

Ablauf

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Im Ablauf siehst du die einzelnen “Termine” deines Events.

Hier kannst du beliebige Termine anhand von Zeitablaufstypen, wie z.B. Einlass, Soundcheck, Curview, etc. setzen, ändern oder löschen.

Über (1) kannst du neue Einträge anlegen, über den Papierkorb Einträge löschen, oder durch einfaches hineinklicken bestehende Daten verändern.

Über (3) kannst du den Ablauf in die Zwischenablage kopieren.

Aus Vorlage laden

Über (2) kannst du den aktuellen Ablauf mittels Vorlage (siehe Eventtyp abhängige Vorlagen) ergänzen oder überschreiben.

Allgemeine Einstellungen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Angebote

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über den Tab “Angebote” lassen sich beliebig viele Angebote für ein Event erstellen.

Angebot ablegen

Status des Angebots
Vertrauliche Angebote werden bei User mit “Reader” Rolle nicht angezeigt
Räume oder Raumgruppen hinzufügen
Ressourcen oder Ressourcen-Gruppe hinzufügen

Räume hinzufügen / ändern

Beim hinzufügen eines Raumes werden die zugehörigen Konfigurationen und Preise, sowie konfigurierte Ressourcen geladen.

Beim hinzufügen einer Raumgruppe, entsprechend mehrere Räume und werden die konfigurierte Ressourcen.

Angebote (V2)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

1. Getting Started

Für Veranstaltungen und Reihen können in co*pilot Angebote und Rechnungen erstellt werden.
In einer Veranstaltung kannst du ein Angebot direkt aus der Übersicht heraus erstellen:

Du kannst entweder ein neues leeres Angebot manuell anlegen, oder Vorlagen nutzen, um dir die Arbeit etwas einfacher zu machen.
Beginnen wir zunächst mit einem leeren Angebot:

Die wichtigsten Daten werden bereits von co*pilot vorbelegt. Für die Angebotsnummer wird z.B. der zuletzt verwendete Rechnungskreis verwendet und dort die aktuell höchste Nummer um 1 inkrementiert.
Was noch fehlt, ist die Angabe einer Kund:in:

App für Einlasskontrolle

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

App Download

Aufgaben

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Aufgaben können manuell oder über Eventtyp abhängige Vorlagen automatisiert angelegt werden.

Event bezogene Aufgaben

Aufgaben, die eine Veranstaltung oder Vermietung betreffen, findest Du im Aufgaben-Widget (1) in der jeweiligen Detailansicht. Über (2) kannst du hier direkt neue Aufgaben anlegen.

Aus Vorlage laden

Über (3) kannst du die aktuelle Aufgabenliste mittels Vorlage (siehe Eventtyp abhängige Vorlagen) ergänzen oder überschreiben.

Ergänzen

Hier wird die aktuelle Liste mit den Daten der gewählten Vorlage ergänzt.

Automatische Exporte

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Ein üblicher Use Case für die Verwendung von Exporten ist die Erstellung von Dokumenten. So werden z.B. Angebote, Mietverträge, Tech-Rider oder Hospitality-Rider einmalig erstellt, und dann z.B. ausgedruckt oder per E-Email versandt.

Ein weiterer Use Case für die Exporte ist die Erstellung von Reports, Übersichten oder Webseiten-Fragmenten, die immer wieder aktualisiert werden. So können z.B. Verkaufsstände, Programme oder Gästelisten einmal als Export erstellt und per Link geteilt werden. Die Empfänger:innen des Links sehen immer den letzten Stand des Exports.

Benutzerfelder

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über Benutzerfelder kannst du Informationen aller Art für folgende Module anlegen

Events
Kontakte
Künstler
Programm

Modulbezogene Benutzerfelder

Aus Vorlage laden

Über (4) kannst du die aktuelle Liste mittels Vorlage ergänzen oder überschreiben.

Ergänzen

Hier wird die aktuelle Liste mit den Daten der gewählten Vorlage (siehe Eventtyp abhängige Vorlagen) ergänzt.

Überschreiben

Hier wird die aktuelle Liste mit den Daten der gewählten Vorlage überschrieben.

Vorschau

Sobald Vorlage und Modus gewählt sind, kannst du die Änderungen der Vorschau entnehmen:

Buchhaltung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

co*pilot bietet einen Export der Vertriebs-Rechnungen im DATEV-Format (EXTF Buchungsstapel), damit der Steuerberater bzw. die Kanzlei die Buchungen direkt in DATEV Rechnungswesen importieren kann.

Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick darüber, was DATEV überhaupt ist, welche Stammdaten dafür nötig sind und auf welchen rechtlichen Grundlagen das Ganze aufsetzt.

Was ist DATEV?

DATEV ist eine Genossenschaft der Steuerberater und stellt die in Deutschland mit Abstand am meisten verbreitete Buchhaltungs-Software (DATEV Rechnungswesen, DATEV Unternehmen online u. a.). Über 95 % aller Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV.

Bugs & Support

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Sollte es Bugs oder Probleme bei bestimmten Themen geben, benötigen wir konkrete Informationen oder Fallbeispiele um schnellstmöglich helfen zu können.

Bugs

Im Falle eines Bugs, nutzt bitte ausschliesslich unsere Supportanfrage über das Bug-Icon oben rechts.

Bitte füllt das Formular sorgfältig aus, damit wir euch schnellstmöglich helfen können.

Grundsätzlich ist es auch wünschenswert, dass der User selbst (und nicht sein Admin) seine Supportanfrage stellt, da wir somit auch wichtige Informationen, wie beispielsweise seine Berechtigung automatisch übermittelt bekommen.

co*pilot - getting started

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Bevor du mit der Nutzung von co*pilot beginnst, solltest du einige grundlegende Voreinstellungen vornehmen.

Gehe hierzu in den Bereich Einstellungen über das Zahnrad oben rechts. Hierfür brauchst du Admin-Rechte. https://copilot.events/[instanz]/settings

co*pilot Shop - Getting Started

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Um den co*pilot Shop zu verwenden, musst du einige grundlegende Voreinstellungen vornehmen.

Stripe
Für Zahlungsabwicklungen nutzen wir Stripe für alle gängigen Zahlungsmethoden.
Bitte registriere dich hier: https://dashboard.stripe.com/register
Shop Konfiguration
Im Bereich Online Hilfe nicht weiter kommst, kannst du uns jederzeit über den “Bug melden” Button erreichen:

Wenn du dich nicht einloggen kannst, wende dich bitte an eine Administrator:in deiner Organisation. Sie kann dir dein Passwort zurücksetzen.

In dringenden Notfällen kannst du dich natürlich auch per E-Mail an uns wenden!

co*pilot to Web - getting Started

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Um Veranstaltungen aus co*pilot auf Webseiten auszuspielen, sind folgende Schritte nötig:

Anlegen eines Access Tokens: /docs/zugangsverwaltung/
Definieren eines Promotion Channels
Anlegen von Promotions für die gewünschten Events
Anlegen eines GraphQL-Queries, um die Daten über die co*pilot Public API abzurufen

Beispiel curl Request

 curl --location 'https://copilot.events/[deine-instanz]/api/graph' \
--header 'Content-Type: application/json' \
--header 'Authorization: Bearer [access-token]' \
--data '{
 "operationName": "getEventPromotionsWebsite",
 "variables": {
 "cursor": {
 "after": 10,
 "cursor": null
 }
 }
}'

Wordpress

Am einfachsten geht die Anbindung über uns Wordpress Plugin.

Copilot2Display

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über unsere kleine externe Copilot2Display App werden co*pilot Events werden für Displays/Monitore aufbereitet und per URL als Slideshow zur Verfügung gestellt.

Hierfür können handelsübliche Smart TVs mit Broswer eingesetzt werden.

Beispiel Slideshow dreigroschen Club

co*pilot Seite

In co*pilot wird ein Promotion Schema z.B. “Display-Foyer1” mit den Feldern

Name
Untertitel
Datum
Beginn
Bild
Copyright
Venue

angelegt.

Angelegte Promotions werden über die API ausgespielt

copilot2Display App

In der externen App werden die Events und Bilder geholt und gecached.

CSV in Excel importieren

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Leider kommt es bei manchen Computer Konfigurationen vor, dass beim Öffnen einer CSV Datei mit Excel die Daten falsch formatiert werden.

In diesem Fall hat Excel das CSV Trennzeichen nicht erkannt und stellt alle Daten in einer Spalte dar.

Lösung

Öffnet die Datei nicht per Doppelklick, sondern öffnet ein leeres Excel Arbeitsblatt.

Wählt dann Datei -> Importieren und wählt die zu öffnende CSV Datei.

Es öffnet sich der Import Assistent.

Dateien (klassische Ansicht)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Neu: Es gibt eine neue Dateiverwaltung mit Ordnern, Links und Dokumenten — Dateien & Dokumente. Du kannst sie je Event bzw. Reihe ausprobieren; diese Seite beschreibt die klassische Ansicht.

Mit diesem Modul können Dateien aller Art verwaltet werden.

Dateien können für Events, Künstler, Spielorte und Räume hinterlegt werden.

Index Filter, Ansicht & Sortierung

Im Index findet ihr eine Liste eurer hinterlegten Dateien.

Filterung nach Name oder Tag
Ansicht als Liste oder Kachel
Sortierung nach Name oder Öffentlich (Ausspielung auf Webseite) durch Klick auf den Header Namen

Upload von Dateien

Um neue Dateien hoch zu laden klickt auf den “Dateien hochladen” Button, oder zieht Files einfach ins Fenster. Das funktioniert übrigens auch direkt aus den meisten E-Mail Programmen.

Dateien & Dokumente

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

„Dateien & Dokumente" ist die neue Dateiverwaltung in co*pilot. Sie bündelt alles, was zu einem Event oder einer Reihe gehört, an einem Ort: hochgeladene Dateien, Ordner, Links, Dokumente und Event-Exporte. Du findest sie als Tab in der Event-Detailansicht und als Bereich in der Reihen-Übersicht.

Die neue Ansicht befindet sich in der Beta-Phase und löst die klassische Dateien-Ansicht schrittweise ab.

Aktivieren und Zurückwechseln

Du entscheidest je Event bzw. Reihe, ob du die neue Dateiverwaltung nutzen möchtest.

Einlasskontrolle

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Um Tickets für ein Event einzulassen, benutze die co*pilot Einlasskontrolle App oder benutze den Bereich “Einlass” im Modul Ticketing unter https://copilot.events/[mandant]/ticketEntry

Hier werden nur Events mit aktivem internen Verkauf aufgelistet.

Erstellen von Exporten

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Möchtest du einen neuen Export erstellen, solltest du ein Beispiel-Event anlegen auf dem alle Informationen angegeben sind, die du in deinem Export ausspielen möchtest.

Benötigst du Informationen, die noch nicht in co*pilot vorliegen, definiere ein entsprechendes Benutzerfeld und lege die Information in deinem Beispiel-Event an.

Sieh nach, ob du nicht einen ähnlichen Export in unseren Beispielen findest, den du als Grundlage für deinen Export verwenden kannst.

Event Kontakte verwalten

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über das Kontakt Widget, kannst du am Event beteiligte Kontakte inkl. ihrer Rolle verwalten.

Kontaktrollen

Kontaktrollen werden in den Einstellungen verwaltet. Solltest du bestimmte Kontaktrollen vermissen, wende dich bitte an deinen Administrator.

Kontakte

Über das Suchfeld kannst du bestehende Kontakte suchen, oder direkt neue anlegen.

Wird eine Firma und kein Nachname angelegt, werden Telefon und E-Mail der Firma zugeordnet, ansonsten dem Namen. Bitte gib entweder eine Firma oder einen Nachnamen an.

Event-Dashboard

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Promotion
Export
Manuelle Freigabe von Events
Weitere Aktionen
- Im Kalender anzeigen
- Bearbeiten
- Kopieren
- Löschen

Dashboard

Auf dem Event-Dashboard seht ihr alle Informationen eines Events auf einen Blick.

Ticketing
Aufgaben
Notizen
Benutzerfelder
Ablauf
Künstler:in
Spielorte / Räume
Kontakte
Links
Korrespondenz

Event-Export

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Um Events aus co*pilot exportieren zu können, wurde ein flexibler Event-Export geschaffen. Hiermit lassen sich sowohl Dokumente wie z.B. Production Sheets auf Basis einzelner Events wie auch Auswertungen über mehrere Events hinweg generieren. Exporte werden auf Basis von Export-Konfigurationen durchgeführt. In einer solchen Export-Konfiguration wird festgelegt, welche Daten eines Events in welchem Format ausgespielt werden.

Über den Unterpunkt “Exporte” des Event-Menus können im Anschluss Events selektiert und exportiert werden. Zudem lassen sich einzelne Events auch über die Event-Detail-Seite exportieren.

Event-Export Fehler

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Export-Layout: Kompatibilitätsfehler

Beim Ändern des Seitenlayouts eines Exports auf A4 Hochformat (Paged) oder A4 Querformat (Paged) kann es zu einer Fehlermeldung kommen:

„Das gewählte Layout ist nicht mit diesem Template kompatibel. Bitte verwende ein Layout ohne Paged.js (z.B. ‘A4 Hochformat’) oder passe das Template an."

Die Paged-Layouts verwenden eine spezielle Technik (Paged.js), die den Export in echte Seiten aufteilt – mit automatischen Seitenumbrüchen und Seitenzahlen. Einige ältere Templates verwenden jedoch eigene Techniken zur Seitensteuerung, die damit nicht zusammenarbeiten.

Event-Export mit KI (LLM)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Superprompt für co*pilot-Exporte mit dem ihr eigene Exporte in co*pilot erstellen oder bestehende anpassen könnt.

Anleitung für Nutzer:innen

Unten stehenden Prompt mit eigene Anforderung anpassen und beschreiben (z. B. „Engagementvertrag mit Event, Vertragspartner, Künstlerdaten und Gagen“).
Text in ein LLM einfügen.
Das LLM liefert nur zwei Blöcke zurück:
- ### TEMPLATE → Handlebars-Template
- ### PREPROCESSING → JavaScript-Preprocessing (optional)
Diese Blöcke in co*pilot → Einstellungen → Exporte einfügen.

Prompt

 # Prompt

**Rolle:** 
Du bist ein Export-Generator für co*pilot. Erzeuge eine **Handlebars-Vorlage** (und bei Bedarf ein **Preprocessing-Script**), damit ich im co*pilot-Exportmodul HTML- oder CSV-Exporte erstellen kann.

**Wichtige Regeln:** 
- Gib **immer nur zwei Blöcke** zurück:
 - `### TEMPLATE` (nur Handlebars)
 - `### PREPROCESSING` (nur Funktionsrumpf mit `ctx`)
- Keine Meta-Erklärungen, keine Einleitungen, keine Nachbemerkungen. Nur die zwei Blöcke. 
- Nutze ausschließlich die unten definierte **Input-Datenstruktur** und **Helper-Funktionen**.
- Für CSV: Trenner `;` und Strings mit `{{csvQuote ...}}`.
- Für HTML: CSS inline in `<style>` am Anfang.
- **Seitenumbruch:** Verwende **NICHT** `{{pagebreak}}` (funktioniert nur in Legacy-Layouts und nicht im Word-Export). Stattdessen das Hybrid-Pattern, das in allen drei Ausgabeformaten (Browser-Vorschau, PDF, Word) funktioniert: CSS-Klasse mit `break-after: page` auf einem Wrapper-`<div>` für jedes Event PLUS Inline-`<p style="page-break-before: always; margin: 0;">&nbsp;</p>` zwischen den Events (über `{{#unless @first}}`). Beispiel siehe unten.
- **Word-Export-Quirk:** LibreOffice (Word-Renderer) respektiert `page-break-*` ausschließlich als Inline-`style`-Attribut auf `<p>`-Elementen. CSS-Klassen aus `<style>`-Blöcken und Inline-Styles auf `<div>` werden ignoriert. Daher das oben beschriebene Hybrid-Pattern verwenden.
- **Keine `default`-Funktion:** Es gibt keinen `{{default x y}}`-Helper. Stattdessen mit `{{#if}}/{{else}}` arbeiten oder Werte im Preprocessing vorbereiten.
- Formatierungen in Deutsch (`dd.mm.yyyy`, Wochentage, Uhrzeit).
- **WICHTIG:** Vermeide verschachtelte Helper-Aufrufe im Template (z.B. `lookup (contactByRole ...)`). Bereite komplexe Daten stattdessen im PREPROCESSING vor und nutze im Template nur einfache Platzhalter.
- **KRITISCH - Preprocessing:** Im Preprocessing gibt es KEINE Helper-Funktionen wie `formatDate`, `csvQuote`, etc. Diese existieren nur im Template! Preprocessing darf nur JavaScript verwenden und rohe Daten vorbereiten. Alle Formatierungen müssen im Template mit Handlebars-Helpern erfolgen.
- Preprocessing: Nutze es für alle komplexen Datenzugriffe, Array-Operationen und Berechnungen. Template sollte nur einfache Handlebars-Ausdrücke enthalten.
- Preprocessing muss immer mit `return ctx;` enden.

---

## Input-Datenstruktur (vollständig)

```json
{
 "baseData": {
 "addStreet": "string",
 "additionalName": "string",
 "city": "string",
 "countryIsoCode": "string",
 "createdAt": "Date",
 "createdById": "Date",
 "department": "string",
 "email": "string",
 "homepage": "string",
 "logo": "ExportPayloadImage",
 "memo": "string",
 "name": "string",
 "phone": "string",
 "street": "string",
 "updatedAt": "Date",
 "updatedById": "string",
 "vvk_email": "string",
 "zip": "string"
 },
 "events": [
 {
 "copilotUrl": "string",
 "id": "string",
 "slug": "string",
 "status": "string",
 "optionEnd": "datetime | null",
 "kind": "string",
 "start": "datetime",
 "name": "string",
 "subTitle": "string",
 "eventType": "string",
 "memo": "string",
 "createdAt": "datetime",
 "updatedAt": "datetime",
 "displayNames": {
 "title": "string",
 "eventTitleWithArtists": "string",
 "eventTitleWithArtistsAndShows": "string",
 "artists": "string",
 "artistsAndShows": "string",
 "rooms": "string",
 "locationsWithRooms": "string",
 "locationsWithCityAndRooms": "string",
 "locationsWithAddressAndRooms": "string"
 },
 "locations": [
 {
 "id": "string",
 "name": "string",
 "own": "boolean",
 "address": "ExportPayloadAddress",
 "operator": {
 "displayName": "string",
 "email": "string",
 "phone": "string"
 },
 "contacts": "ExportPayloadContact[]",
 "benutzerfelder": "ExportPayloadCustomField[]",
 "images": "ExportPayloadImage[]",
 "files": "ExportPayloadFile[]",
 "rooms": [
 {
 "name": "string",
 "blocked": "boolean",
 "images": "ExportPayloadImage[]",
 "files": "ExportPayloadFile[]"
 }
 ]
 }
 ],
 "artists": [
 {
 "name": "string",
 "description": "string",
 "deals": [
 { "name": "string", "description": "string", "guarantee": "int", "artistPercentage": "float", "breakEvenSales": "int" }
 ],
 "show": {
 "name": "string",
 "slug": "string",
 "releasesAt": "datetime",
 "memo": "string",
 "images": "ExportPayloadImage[]",
 "files": "ExportPayloadFile[]",
 "artistShowInformations": "ExportPayloadCustomField[]"
 },
 "contacts": "ExportPayloadContact[]",
 "images": "ExportPayloadImage[]",
 "files": "ExportPayloadFile[]",
 "links": "ExportPayloadLink[]",
 "artistInformations": "ExportPayloadCustomField[]"
 }
 ],
 "contacts": "ExportPayloadContact[]",
 "images": "ExportPayloadImage[]",
 "files": "ExportPayloadFile[]",
 "links": "ExportPayloadLink[]",
 "eventInformations": "ExportPayloadCustomField[]",
 "schedule": [
 { "name": "string", "date": "datetime", "memo": "string" }
 ],
 "series": [
 { "id": "string", "title": "string", "subTitle": "string" }
 ],
 "offersOnEvent": [
 {
 "offerStatus": "string",
 "name": "string",
 "description": "string",
 "discount": "int",
 "netTotal": "int",
 "grossTotal": "int",
 "netTotalByVat": "Record<int, int>",
 "roomsOnOffer": [
 {
 "room": "string",
 "roomConfiguration": { "id": "string", "name": "string" },
 "description": "string",
 "price": "int",
 "discount": "int",
 "vat": "int",
 "netTotal": "int",
 "grossTotal": "int",
 "commodityGroup": { "name": "string", "vatBusiness": "int", "vatPrivate": "int" }
 }
 ],
 "resourcesOnOffer": [
 {
 "resource": "string",
 "description": "string",
 "amount": "float",
 "unit": "string",
 "price": "int",
 "discount": "int",
 "vat": "int",
 "netTotal": "int",
 "grossTotal": "int",
 "categories": "string[]",
 "commodityGroup": { "name": "string", "vatBusiness": "int", "vatPrivate": "int" }
 }
 ]
 }
 ],
 "ticketing": [
 {
 "ticketOffice": "string",
 "category": "string",
 "contingent": "int",
 "vat": "int",
 "netPrice": "int",
 "grossPrice": "int",
 "timestamp": "datetime",
 "soldTickets": "int",
 "saleTotal": "int",
 "zeroPriceTickets": "int"
 }
 ],
 "shopEvent": {
 "active": "boolean",
 "start": "datetime",
 "name": "string",
 "subTitle": "string",
 "description": "string",
 "location": "string",
 "image": "ExportPayloadImage",
 "url": "string",
 "fallbackUrl": "string"
 },
 "activePromotions": [{ "name": "string" }]
 }
 ]
}

type ExportPayloadCustomField = {
 name: string
 type: string
 value: unknown
 confidential?: boolean
 tags?: string[]
}

type ExportPayloadImage = {
 id: string
 name: string
 description: string
 tags: string[]
 sizes: Record<string, string>
}

type ExportPayloadFile = {
 id: string
 name: string
 description: string
 path: string
 preview: string
 download: string
 tags?: string[]
}

type ExportPayloadContact = {
 contactId: string
 role: string
 displayName: string
 firstName: string
 lastName: string
 gender: string
 title: string
 salutation: string
 letterSalutation: string
 birthdate: string
 note: string
 address: ExportPayloadAddress
 email: string
 phone: string
 contactInformations?: ExportPayloadCustomField[]
 links: ExportPayloadLink[]
 linksByType: Record<string, string>
 bankAccounts: ExportPayloadBankAccount[]
 images: ExportPayloadImage[]
 files: ExportPayloadFile[]
}

type ExportPayloadBankAccount = {
 type: string
 institute: string | null
 username: string | null
 owner: string | null
 iban: string | null
 bic: string | null
}

type ExportPayloadAddress = {
 street: string
 addStreet: string
 zip: string
 city: string
 country: string
 lat: string
 lng: string
}

type ExportPayloadLink = {
 type: string
 value: string
}
```

---

## Helper-Funktionen (vollständig)

**Standard (Handlebars):**
- Iteration: `{{#each events}} … {{/each}}` 
- Bedingung: `{{#if this.memo}} … {{/if}}` 
- Lookup: `{{ lookup (contactByRole this.contacts "Mieter") "displayName" }}` 

**Custom (co*pilot):**
- `{{formatDate date "d.m.Y"}}` → Datum/Zeit formatiert 
- `{{ contactByRole contacts "Rolle" }}` → Kontakt-Objekt 
- `{{ eventInformationByName eventInformations "Feldname" }}` → Eventinfo abrufen 
- `{{ scheduleValueByName schedule "Beginn" true }}` → Zeit aus Ablaufplan 
- `{{csvQuote value}}` → sicher für CSV 

---

## Beispiel: Engagement-Vertrag

### TEMPLATE
```html
<style>
 body { font-family: Arial, sans-serif; font-size: 11pt; line-height: 1.4; }
 h1 { font-size: 16pt; margin-bottom: 12px; }
 .box { margin: 10px 0; }
 .label { font-weight: bold; }
 table { width: 100%; border-collapse: collapse; margin-top: 8px; }
 td { padding: 4px; vertical-align: top; }
 .sign { height: 50px; border-bottom: 1px solid #000; margin-top: 40px; }
 .vertrag-page { break-after: page; page-break-after: always; }
 .vertrag-page:last-of-type { break-after: auto; page-break-after: auto; }
</style>

{{#each events}}
{{#unless @first}}
<p style="page-break-before: always; margin: 0;">&nbsp;</p>
{{/unless}}
<div class="vertrag-page">
<h1>Engagement-Vertrag</h1>

<p>zwischen dem Veranstalter</p>
<div class="box">
 {{baseData.name}}{{#if baseData.additionalName}} – {{baseData.additionalName}}{{/if}}<br />
 {{baseData.street}}{{#if baseData.addStreet}}, {{baseData.addStreet}}{{/if}}<br />
 {{baseData.zip}} {{baseData.city}}<br />
 {{baseData.countryIsoCode}}
</div>

<p>und dem Künstler oder seinem Vertreter</p>
<div class="box">
 <div class="label">Künstler:in</div>
 {{kuenstlerName}}<br /><br />

 <div class="label">Vertragspartner:in</div>
 {{#with (contactByRole this.contacts "Vertragspartner:in") as |vp|}}
 {{vp.organisation.displayName}}<br />
 {{vp.adresse.street}}{{#if vp.adresse.addStreet}}, {{vp.adresse.addStreet}}{{/if}}<br />
 {{vp.adresse.zip}} {{vp.adresse.city}}<br />
 {{vp.adresse.country.name}}
 {{/with}}
</div>

<p>wird folgender Engagementvertrag geschlossen:</p>

<h2>Veranstaltungsdaten</h2>
<table>
 <tr><td class="label">Datum:</td><td>{{formatDate this.start "d.m.Y"}}</td></tr>
 <tr><td class="label">Art der Darbietung:</td><td>{{kuenstlerName}} – Show</td></tr>
 <tr><td class="label">Veranstaltungsort:</td><td>{{this.displayNames.locationsWithAddressAndRooms}}</td></tr>
 <tr><td class="label">Auftrittszeit:</td><td>{{scheduleValueByName this.schedule "Beginn" true}} – {{scheduleValueByName this.schedule "Ende" true}}</td></tr>
</table>

<h2>Vergütung</h2>
<div class="box">
 <p>Teilung mit Garantie</p>
 <ul>
 <li>Garantie: {{deal.garantie}} €</li>
 <li>Künstleranteil: {{deal.kuenstlerAnteil}} %</li>
 </ul>
 <p>Die vereinbarte Gage wird nach der Veranstaltung gegen Rechnung ausgezahlt.</p>
</div>

<h2>Besondere Vereinbarungen</h2>
<div class="box">
 {{eventInformationByName this.eventInformations "Vereinbarung Engagement Vertrag"}}
</div>

<table style="margin-top:50px;">
 <tr>
 <td>
 Ort, Datum, Unterschrift Veranstalter
 <div class="sign"></div>
 </td>
 <td>
 Ort, Datum, Unterschrift Künstler / Vertreter
 <div class="sign"></div>
 </td>
 </tr>
</table>

</div>
{{/each}}
```

### PREPROCESSING
```js
// Minimal, nur Konstanten für Lesbarkeit
function pickInfo(event, feld, fallback="") {
 const eintrag = (event.eventInformations || []).find(i => i.name === feld);
 return eintrag ? (eintrag.value || eintrag.text || eintrag) : fallback;
}

const vorbereiteteEvents = ctx.events.map(e => ({
 ...e,
 kuenstlerName: (e.artists && e.artists[0] && e.artists[0].displayName) || e.name,
 deal: {
 garantie: pickInfo(e, "Deal Garantie", 0),
 kuenstlerAnteil: pickInfo(e, "Deal Künstleranteil", 0)
 }
}));

return { ...ctx, events: vorbereiteteEvents };
```

Event-Grid (Beta)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Die neue Event-Übersicht erlaubt eine schnelle und flexible Bearbeitung unterschiedlichster Anwendungsfälle. Konfigurierbare Spalte ermöglichen verschiedene Sichtweisen auf eure Veranstaltungsdaten. So können z.B. Zuständigkeiten bei Produktionen über Kontakt-Spalten abgebildet werden, dafür notwendiger Kontext aus Zeitablauf oder Benutzerfeldern angezeigt werden und die Disposition für einen ganzen Monat in einem Aufwasch mithilfe von Inline-Editing durchgeführt werden. Neben Kontakt-Spalten können auch Benutzerfelder, Notizen und demnächst viele weitere Daten inline-editiert werden.

Folgende Anwendungsfälle werden über das Event-Grid bereits realisiert:

Event-Import

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Um Events zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check hochladen und prüfen. Die Art des Imports (Event oder Kontakt) wird dabei automatisch erkannt. Nach erfolgreicher Prüfung könnt ihr den Import direkt beim co*pilot Team anfordern.

Importdatei

Über eine speziell formatierte CSV Datei, können bestehende Events in co*pilot importiert werden. Die Datei muss UTF 8 kodiert sein, damit Umlaute richtig dargestellt werden.

Eventim E-Mail-Report

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Für den automatisierten Import von Eventim VVK Zahlen benötigst du einen E-Mail-Report, den du dir von Eventim einrichten lassen kannst.
Außerdem eine dedizierte E-Mail-Adresse, die diesen Report an uns weiterleitet.

Die Datei muss ein CSV mit folgenden Spalten sein:

Veranstaltungstitel
Veranstaltungsnummer
Veranstaltungsdatum
Spielstätte ID
Ort Name
Dienstleister NAME
Dienstleister NUMBER
Veranstalter NAME
Veranstalter NUMBER
Kategorie DESC
Ticketstatus NAME
Grundpreis ID
Anzahl Tickets
Ticketerlös
Refundierung
Kapazität

Beispiel:

 "Veranstaltungstitel ID";"VA-Nr. ID";"VA-Datum DATE";"Spielstätte ID";"Ort Name";"Dienstleister NAME";"Dienstleister NUMBER";"Veranstalter NAME";"Veranstalter NUMBER";"Kategorie DESC";"Ticketstatus NAME";"Grundpreis ID";"Anzahl Tickets";"Ticketerlös";"Refundierung";"Kapazität"
"Viagra Boys - Live";"1701";"15.06.2025";"Alte Kongresshalle";"München / Schwanthalerhöhe";"ov2b GmbH";"18042";"ov2b GmbH";"18042";"PK 1";"Gebucht";"28,00";"739";"20.692,00";"0,00";"2000"

Wende dich für die Einrichtung an deinen Ansprechpartner bei Eventim.

Export | Abrechnung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Seitenlayout: Dieses Template ist für das Layout A4 Hochformat (Paged) optimiert. Beim Laden über “Beispiel-Template laden” wird das Layout automatisch gesetzt. Das Template nutzt Paged.js für automatische Seitenpaginierung mit Kopf-/Fußzeilen und Seitenzahlen.

Export um Ticketverkäufe anhand von Künstler Deals abzurechnen.
Sind Ausgaben abzurechnen, müssen diese im Event in den Benutzerfeldern beginnend mit Buyout angegeben werden (z.B. Buyout:Catering, Buyout:Hotel).

Vorschau

Preprozessor

 return {
 ...ctx,
 events: ctx.events.map(e => {
 const totalSum = Math.round(deps.lodash.sumBy(e.ticketing, (t) => Math.round(t.grossPrice * t.soldTickets)))
 const totalNetSum = Math.round(deps.lodash.sumBy(e.ticketing, (t) => Math.round(t.grossPrice * t.soldTickets)/(1 + (t.vat/100))))
 const expenses = e.eventInformations.filter(ei => ei.name.includes("Buyout"))
 const expensesSum = deps.lodash.sumBy(expenses, "value")
 
 return {
 ...e,
 ticketing: e.ticketing?.map(t => ({
 ...t,
 netPrice: Math.round(t.grossPrice/(1 + (t.vat/100))),
 netSum: Math.round((t.grossPrice * t.soldTickets)/(1 + (t.vat/100))),
 grossSum: Math.round(t.grossPrice) * t.soldTickets,
 })),
 deal: e.artists?.[0].deals?.map(d => {
 const guarantee = d.guarantee > 0 ? d.guarantee * 100 : null
 const breakEvenSales = d.breakEvenSales > 0 ? d.breakEvenSales * 100 : 0
 const share = ((totalNetSum - breakEvenSales) * d.artistPercentage)
 const hasShare = 
 d.artistPercentage > 0 && breakEvenSales < totalNetSum && totalNetSum > guarantee ? 
 {
 toShare: totalNetSum - breakEvenSales,
 percentage: d.artistPercentage * 100,
 share,
 invoice: guarantee > share ? guarantee : share
 } : null
 return {
 ...d,
 breakEvenSales: breakEvenSales,
 hasGuarantee: guarantee,
 hasShare
 }
 })?.[0],
 totalSum: totalSum,
 totalNetSum,
 expenses,
 expensesSum
 }})
}

Template

 <style>
 h1 {
 font-family: Ubuntu;
 text-decoration: none;
 }

 body,
 h2,
 h3,
 h4,
 p,
 th,
 td {
 font-family: Ubuntu;
 }

 table {
 table-layout: fixed;
 width: 650px;
 border-spacing: 0px;
 border-collapse: separate;
 }

 td,
 th {
 text-align: left;
 border-bottom: 1px solid black;
 padding: 5px 10px;
 vertical-align: top;
 }

 .sales th:nth-child(1),
 .sales th:nth-child(2),
 .sales th:nth-child(3),
 .sales th:nth-child(4),
 .sales th:nth-child(5),
 .sales th:nth-child(6) {
 width: 12%;
 }

 .sales th:nth-child(7),
 .sales th:nth-child(8) {
 width: 14%;
 }

 .deal th:nth-child(1) {
 width: 24%;
 }

 .deal th:nth-child(2) {
 width: 62%;
 }

 .deal th:nth-child(3) {
 width: 14%;
 }

 .expenses th:nth-child(1),
 .result th:nth-child(1) {
 width: 86%;
 }

 .expenses th:nth-child(2),
 .result th:nth-child(2) {
 width: 14%;
 }


 .alignRight {
 text-align: right;
 }

 .noWrap {
 white-space: nowrap;
 }

 .alert {
 background-color: yellow;
 font-size: 1.5em;
 }

 .small {
 font-size: 0.6em;
 }
</style>

{{#if events.length}}
{{#each events}}

<h1>Abrechnung</h1>
<p>Event: {{this.displayNames.title}} | {{ formatDate this.start "P" }}<br />
 Location: {{this.displayNames.locationsWithCityAndRooms}}</p>

{{#if this.ticketing}}
<h2>Verkäufe</h2>
<table class="sales">
 <thead>
 <tr>
 <th>VVK-Stelle</th>
 <th>Kat.</th>
 <th>Ticketpreis netto</th>
 <th>MWSt.</th>
 <th>Ticketpreis brutto</th>
 <th>Anzahl</th>
 <th>Gesamt netto</th>
 <th>Gesamt brutto</th>
 </tr>
 </thead>
 <tbody>
 {{#each this.ticketing}}
 <tr>
 <td>{{ this.ticketOffice }}</td>
 <td>{{ this.category }}</td>
 <td class="alignRight noWrap">{{ formatEuro this.netPrice }}</td>
 <td>{{ this.vat }} %</td>
 <td class="alignRight noWrap">{{ formatEuro this.grossPrice }}</td>
 <td>{{ this.soldTickets }}</td>
 <td class="alignRight noWrap">{{ formatEuro this.netSum }}</td>
 <td class="alignRight noWrap">{{ formatEuro this.grossSum }}</td>
 </tr>
 {{/each}}
 <tr>
 <th>Summe</th>
 <th></th>
 <th></th>
 <th></th>
 <th></th>
 <th>{{ sumBy this.ticketing "soldTickets" }}</th>
 <th class="alignRight noWrap">{{ formatEuro ./this.totalNetSum }}</th>
 <th class="alignRight noWrap">{{ formatEuro (sumBy this.ticketing "grossSum" ) }}</th>
 </tr>
 </tbody>
</table>
{{else}}
<div class="alert">
 <h3>Keine Ticketdaten gefunden</h3>
</div>
{{/if}}

{{#if this.deal}}
<h2>Deal</h2>
<h3>{{this.deal.name}}</h3>

{{#if this.deal.guarantee }}
<div>Garantie: {{this.deal.guarantee}} €</div>
{{/if}}
{{#if this.deal.artistPercentage }}
<div>Künstleranteil: {{multiply this.deal.artistPercentage 100}} %</div>
{{/if}}
{{#if this.deal.breakEvenSales }}
<div>Breakeven: {{ formatEuro this.deal.breakEvenSales }}</div>
{{/if}}

<table class="deal">
 <thead>
 <tr>
 <th>Name</th>
 <th>Bemerkung</th>
 <th>Gage</th>
 </tr>
 </thead>
 <tbody>
 {{#if this.deal.hasGuarantee}}
 <tr>
 <td>Garantie</td>
 <td></td>
 <td class="alignRight noWrap">{{ formatEuro this.deal.hasGuarantee }}</td>
 </tr>
 {{/if}}
 {{#if this.deal.hasShare}}
 <tr>
 <td>Teilung</td>
 <td>{{this.deal.hasShare.percentage}} % von {{formatEuro this.deal.hasShare.toShare}}</td>
 <td class="alignRight noWrap">{{ formatEuro this.deal.hasShare.share }}</td>
 </tr>
 {{/if}}
 </tbody>
 <tfoot>
 <tr>
 <th>Auszahlung</th>
 <th></th>
 <th class="alignRight noWrap">{{ formatEuro this.deal.hasShare.invoice }}</th>
 </tr>
 </tfoot>
</table>
{{else}}
<div class="alert">
 <h3>Kein Deal hinterlegt</h3>
 <p>Füge dem Event einen Künstler inkl. Deal hinzu.</p>
</div>
{{/if}}

{{#if this.expenses.length}}
<h2>Ausgaben</h2>

<table class="expenses">
 <thead>
 <tr>
 <th>Name</th>
 <th>Betrag</th>
 </tr>
 </thead>
 <tbody>
 {{#each this.expenses}}
 <tr>
 <td>{{this.name}}</td>
 <td class="alignRight noWrap">{{ formatEuro this.value }}</td>
 </tr>
 {{/each}}
 </tbody>
 <tfoot>
 <tr>
 <th>Gesamt</th>
 <th class="alignRight noWrap">{{ formatEuro expensesSum }}</th>
 </tr>
 </tfoot>
</table>
{{/if}}

<h2>Auszahlung</h2>

<table class="result">
 <thead>
 <tr>
 <th>Name</th>
 <th>Betrag</th>
 </tr>
 </thead>
 <tbody>
 <tr>
 <td>Deal</td>
 <td class="alignRight noWrap">{{ formatEuro this.deal.hasShare.invoice }}</td>
 </tr>
 {{#if expensesSum}}
 <tr>
 <td>Ausgaben</td>
 <td class="alignRight noWrap">{{ formatEuro expensesSum }}</td>
 </tr>
 {{/if}}
 </tbody>
 <tfoot>
 <tr>
 <th>Gesamt</th>
 <th class="alignRight noWrap">{{ formatEuro (subtract this.deal.hasShare.invoice
 expensesSum) }}</th>
 </tr>
 </tfoot>
</table>

{{/each}}
{{else}}
<div>Keine Daten vorhanden</div>
{{/if}}

Export | Event Liste (CSV)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Seitenlayout: Dieses Template verwendet das Layout Frei. Es wird kein Seitenlayout (Paged.js) verwendet.

CSV-Export einer tabellarischen Übersicht aller selektierten Events. Enthält Status, Typ, Datum, Titel, Künstler, Ort, Zeitablauf und Catering.

Informationen aus co*pilot

Status, Typ, Datum, Titel
Künstler und Shows
Spielort / Räume
Zeitablauf (Soundcheck, Einlass, Beginn, Curfew)
Benutzerfeld “Catering”

Format: CSV (Semikolon-getrennt). Mehrere Events müssen in der Event-Liste selektiert sein.

Template

 Status;Typ;Datum;Titel;Künstler;Ort;Soundcheck;Einlass;Beginn;Curfew;Catering
{{#each events}}
{{this.status}};{{this.eventType}};{{formatDate this.start "P"}};{{{this.name}}};{{{this.displayNames.artistsAndShows}}};{{{this.displayNames.rooms}}};{{scheduleValueByName this.schedule "Soundcheck"}};{{scheduleValueByName this.schedule "Einlass"}};{{scheduleValueByName this.schedule "Beginn"}};{{scheduleValueByName this.schedule "Curfew"}};{{csvQuote (eventInformationByName this.eventInformations "Catering")}}
{{/each }}

Export | Gastspielvertrag

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Gastspielvertrag zwischen Veranstalter und Künstler. Der Vertrag enthält alle relevanten Vereinbarungen für ein Gastspiel inkl. Honorar, GEMA, KSK, Ticketing, Übernachtung, Catering und technische Anweisungen.

Achtung: Die Vertragstexte sind beispielhaft. Wir übernehmen keine Gewähr auf Vollständigkeit oder juristische Richtigkeit.

Export | KSK Meldung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Export um Veranstaltungen bei der KSK zu melden.

Voraussetzung

Benutzerfeld “KSK” (Checkbox) angehakt
Ticketeinnahmen
Künstler-Deal

Vorschau

Preprozessor

 return {
 ...ctx,
 events: ctx.events
 .filter(e => e.eventInformations
 .find(ei => ei.name === "KSK" && ei.value))
 .map(e => {
 const totalNetSum = Math.round(deps.lodash.sumBy(e.ticketing, (t) => Math.round(t.grossPrice * t.soldTickets)/1.07))
 let gageTotal = 0
 let kskTotal = 0
 return {
 ...e,
 ticketing: e.ticketing?.map(t => ({
 ...t,
 netPrice: Math.round(t.grossPrice/1.07),
 netSum: Math.round((t.grossPrice * t.soldTickets)/1.07),
 grossSum: Math.round(t.grossPrice) * t.soldTickets,
 })),
 deal: e.artists[0].deals?.map(d => {
 const guarantee = d.guarantee > 0 ? d.guarantee * 100 : null
 const breakEvenSales = d.breakEvenSales > 0 ? d.breakEvenSales * 100 : 0
 const hasShare = 
 d.artistPercentage > 0 && breakEvenSales < totalNetSum && totalNetSum > guarantee ? 
 {
 toShare: totalNetSum - breakEvenSales,
 percentage: d.artistPercentage ? d.artistPercentage * 100 : 0,
 share: ((totalNetSum - breakEvenSales) * d.artistPercentage)
 } : null
 const gage = (hasShare === null || guarantee > hasShare?.share) ? guarantee : (hasShare?.share ?? 0)
 const ksk = gage / 100 * 5
 gageTotal = gageTotal + gage
 kskTotal = kskTotal + ksk
 return {
 ...d,
 breakEvenSales: breakEvenSales,
 hasGuarantee: guarantee,
 hasShare: hasShare,
 gage: gage,
 ksk: ksk
 }
 })?.[0],
 totalNetSum: totalNetSum,
 gageTotal: gageTotal,
 kskTotal: kskTotal
 }
 })
}

Template

 <style>
 h1 {
 font-family: Ubuntu;
 text-decoration: none;
 }

 body,
 h2,
 h3,
 h4,
 p,
 th,
 td {
 font-family: Ubuntu;
 }

 table {
 table-layout: fixed;
 width: 650px;
 border-spacing: 0px;
 border-collapse: separate;
 }

 td,
 th {
 text-align: left;
 border-bottom: 1px solid black;
 padding: 5px 10px;
 vertical-align: top;
 }

 .alert {
 background-color: yellow;
 font-size: 1.5em;
 }
</style>

<h1>KSK Abrechnung</h1>

{{#if events.length}}
<table>
 <thead>
 <tr>
 <th>Datum</th>
 <th>Künstler</th>
 <th>Ort</th>
 <th>Einnahmen</th>
 <th>Gage</th>
 <th>KSK (5 %)</th>
 </tr>
 </thead>
 <tbody>
 {{#each events}}<tr>
 <td>{{ formatDate this.start "P" }}</td>
 <td>{{this.displayNames.artists}}</td>
 <td>{{this.displayNames.rooms}}</td>
 <td>{{ formatEuro ./this.totalNetSum }}</td>
 <td>{{ formatEuro this.deal.gage }}</td>
 <td>{{ formatEuro this.deal.ksk }}</td>
 </tr>{{/each}}
 </tbody>
 <tfoot>
 <tr>
 <th>Summe</th>
 <th></th>
 <th></th>
 <th>{{ formatEuro (sumBy events "totalNetSum") }}</th>
 <th>{{ formatEuro (sumBy events "gageTotal") }}</th>
 <th>{{ formatEuro (sumBy events "kskTotal") }}</th>
 </tr>
 </tfoot>
</table>
{{else}}
Keine Daten vorhanden
{{/if}}

Export | Mietvertrag

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Exportvorlage zur Erzeugung eines Mietvertrags.

Achtung die Texte sind beispielhaft. Wir übernehmen keine Gewähr auf Vollständigkeit oder juristische Richtigkeit

Informationen aus co*pilot

Event Kontakt mit Rolle Mieter:in
Event Kontakt mit Rolle Ansprechpartner:in
Angebotsdaten mit Status “bestätigt”
Benutzerfeld “Vertrag”

Vorschau

Export | Pressedaten

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Eine Liste von Events mit Pressedaten inkl. Download-Link der Medien.

Pressedaten

Es werden folgende Daten ausgespielt

Datum
Beginn
Titel
Untertitel (falls vorhanden)
Spielort
Informationen des Events, Künstlers und der Show mit dem Benutzerfeld “Info lang”

Medien

Öffentliche Dateien des Events, Künstlers und der Show mit dem Tag “promotion” werden als Zip Datei Download-Link dargestellt.
Doppelte Medien werden herausgefiltert.

Export | Production Sheet

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Production Sheet für die Veranstaltungsplanung. Enthält alle relevanten Informationen für die Produktion eines Events: Spielort, Künstler mit Kontakten, Zeitablauf, Catering und Event-Kontakte.

Informationen aus co*pilot

Event-Name, Datum
Spielort / Räume
Künstler mit Shows und Kontakten
Ablauf (Schedule) mit Zeiten und Notizen
Benutzerfeld “Catering”
Alle Event-Kontakte mit Rolle

Template

 <style>
 h1 { font-family: Ubuntu; text-decoration: none; }
 body, h2, h3, h4, p, th, td { font-family: Ubuntu; }

 table { width: 650px; border-spacing: 0px; border-collapse: separate; }
 td, th { text-align: left; border-bottom: 1px solid black; padding: 5px 10px; vertical-align: top; }
 .numeric { text-align: right; }

 .event-page { break-after: page; }
</style>

{{#each events}}

<div class="event-page">

<h1>Productionsheet | {{this.name}} | {{ formatDate this.start "P" }}</h1>

Floor: {{this.displayNames.locationsWithRooms}}

{{#if this.artists}}
<h2>Künstler</h2>
{{#each this.artists}}
<h3>{{this.name}} {{this.show.name}}</h3>
{{#each this.contacts}}
{{this.displayName}} ({{this.role}}), E-Mail: {{this.email}}, Telefon: {{this.phone}}
{{/each}}
{{/each}}
{{/if}}

<h2>Ablauf</h2>
<table>
 <thead><tr><th>Zeit</th><th>Type</th><th>Info</th></tr></thead>
 <tbody>
 {{#each this.schedule}}
 <tr>
 <td>{{ formatDate this.date "p" }}</td>
 <td>{{ this.name }}</td>
 <td>{{ this.memo }}</td>
 </tr>
 {{/each}}
 </tbody>
</table>

<h3>Catering</h3>
{{eventInformationByName this.eventInformations "Catering"}}

{{#if this.contacts}}
<h2>Kontakte</h2>
{{#each this.contacts}}
<h3>{{this.role}}</h3>
{{this.displayName}} <br />
E-Mail: {{this.email}} <br />
Telefon: {{this.phone}}
{{/each}}
{{/if}}

</div>

{{/each}}

Export | Verkäufe

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Übersicht der Ticketverkäufe eines Events mit VVK-Stellen, Kategorien, Preisen, Kontingenten und Verkaufszahlen.

Informationen aus co*pilot

Event-Name, Datum, Spielort
Ticketing-Daten: VVK-Stelle, Kategorie, Ticketpreis (brutto), Kontingent, Anzahl verkauft, Gesamtumsatz

Template

 <style>
 h1 { font-family: Ubuntu; text-decoration: none; }
 body, h2, h3, h4, p, th, td { font-family: Ubuntu; }

 table {
 table-layout: fixed;
 width: 550px;
 border-spacing: 0px;
 border-collapse: separate;
 }
 td, th {
 text-align: left;
 border-bottom: 1px solid black;
 padding: 5px 10px;
 vertical-align: top;
 }
</style>

{{#each events}}

<h1>Verkäufe</h1>
Event: {{this.name}} | {{ formatDate this.start "P" }}<br />
Location: {{this.displayNames.locationsWithRooms}}<br />

{{#if this.ticketing}}
<h2>Tickets</h2>

<table>
 <thead>
 <tr>
 <th>VVK-Stelle</th>
 <th>Kategory</th>
 <th>Ticketpreis (brutto)</th>
 <th>Kontingent</th>
 <th>Anzahl</th>
 <th>Gesamt</th>
 </tr>
 </thead>
 <tbody>
 {{#each this.ticketing}}
 <tr>
 <td>{{ this.ticketOffice }}</td>
 <td>{{ this.category }}</td>
 <td>{{ formatEuro this.grossPrice }}</td>
 <td>{{ this.contingent }}</td>
 <td>{{ this.soldTickets }}</td>
 <td>{{ formatEuro this.saleTotal }}</td>
 </tr>
 {{/each}}
 <tr>
 <th>Summe</th>
 <th></th>
 <th></th>
 <th>{{ sumBy this.ticketing "contingent" }}</th>
 <th>{{ sumBy this.ticketing "soldTickets" }}</th>
 <th>{{ formatEuro (sumBy this.ticketing "saleTotal" ) }}</th>
 </tr>
 </tbody>
</table>

{{/if}}
{{/each}}

Exporte Erstellen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Exporte können auf verschieden Wegen erstellt werden:

Über den Menüpunkt Events / Exporte:
Hier können ganze Event-Listen bzw. Perspektiven exportiert werden.
In einem Event:
Hier kann der aktuelle Event direkt exportiert werden

Exporte in einem Event erstellen

Über den Button “Export” kann eine Vorlage ausgewählt und der Event direkt exportiert werden.

Mehrere Events Exportieren

In diesem Beispiel wurde ein Filter eingestellt (1, 2) und alle Events ausgewählt (3). Mit dem “Export-Button” (4) kann eine Vorlage ausgewählt werden mit der die ausgewählten Events exportiert werden.

Freitermine

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Im Kalender können Freitermine für beliebige Räume und Zeiträume auf Basis der bestehenden Events automatisch generiert werden.

Workflow

Generieren

Im Kalender auf Neu > Freitermine klicken
Einen oder mehrere angefragte Räume angeben
Den angefragten oder notwendigen Produktionszeitraum angeben
Den angefragten Zeitraum angeben
Generieren klicken

Anm.: Nach Eingabe von Raum und Produktionszeitraum können Freitermine auch manuell erstellt werden (via Manuell auswählen)

Nachjustieren (optional)

Bei Bedarf generierte Termine anpassen (Status ändern, Kommentar hinzufügen, Termin löschen) oder weitere manuell hinzufügen (via Klick in Kalender oder via Klick auf Termin hinzufügen

Gästeliste

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

1. Überblick

Das Gästeliste-Modul ermöglicht die zentrale Verwaltung von Gästen für Veranstaltungen - von der Anfrage bis zum Einlass.

Typische Anwendungsfälle

Promoter- und Künstler:innen-Gästelisten
Mitarbeiter:innen-Listen (intern, Ehrenamtliche, Barpersonal)
Pressevertreter:innen und Akkreditierung

Funktionen im Überblick

Listen mit Kapazitätsgrenzen und automatischem Schließungszeitpunkt
Anfragen mit Benachrichtigungen für Zuständige
Öffentliche Links zum Teilen
Automatischer Ticket-Versand – mit eigenem Ticket pro Begleitung
Einlass digital oder per Ausdruck
Wiederverwendbare Vorlagen
Dashboard-Widget mit Kapazitätsanzeige
Selbstständige Absagen durch Gäste

2. Berechtigungen einrichten

Welche Berechtigungen gibt es?

Berechtigung	Funktionen
Gästeliste verwalten	Listen, Einträge und Anfragen verwalten, Vorlagen und E-Mail-Vorlagen bearbeiten
Einlass durchführen	Gäste einlassen, Gästeliste als PDF/Excel herunterladen
Anfragen stellen	Interne Anfragen für sich selbst oder im Namen anderer stellen

Welche Rolle hat welche Berechtigung?

Rolle	Standard-Berechtigung	Erweiterbar auf
ADMIN	Gästeliste verwalten	–
USER	Anfragen stellen	Einlass durchführen, Gästeliste verwalten
READER	Keine	Anfragen stellen, Einlass durchführen

Hinweis zu Berechtigungen

Nach Änderung der Berechtigungen: Betroffene Personen müssen sich einmal aus- und wieder einloggen, damit die neuen Berechtigungen aktiv werden.

GraphQL

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Interoperabilität hat bei co*pilot einen sehr hohen Stellenwert. Anstatt einer vollgestopften und überfrachteten all-in-one Lösung, soll co*pilot ein gut strukturiertes und zielgerichtetes Werkzeug sein, das sich gut mit anderer Software kombinieren und leicht den eigenen Ansprüchen anpassen lässt.
Darum zählen unsere Public-API, der Export und Import von Anfang an zwar zu den wichtigsten und gefragtesten Bausteinen von co*pilot, aber auch zu den aufwändigsten. Alle diese Features sind Querschnittsthemen, die angepasst werden müssen, wenn wir das Datenmodell von co*pilot erweitern oder verändern.
Um dieser Herausforderung in Zukunft besser begegnen zu können führen wir mit GraphQL eine neue Schnittstellentechnologie ein, die sowohl als öffentliche Schnittstelle, als auch als Datenquelle für den Export genutzt werden kann.

Import Check

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Eure Daten stellen eine essentielle Grundlage für eure Arbeit dar, deshalb sollten zu importierende Daten mit der entsprechenden Sorgfalt behandelt werden.

Sollen Daten in co*pilot importiert werden, müssen sie in ein entsprechendes Format gebracht werden. Details zu den Formaten findet ihr hier:

Der Import Check unter Einstellungen > Import > Check prüft eure Importdatei auf Fehler, bevor der eigentliche Import durchgeführt wird. Es werden keinerlei Daten importiert — die Prüfung ist rein lesend.

Kalender

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Der co*pilot Kalender bietet einen raschen Einblick in den Zustand deines Geschäftsbetriebs.

Wähle zwischen Monats- und Wochenanzeige über das Ansicht Dropdown
Wechsel zum aktuellen Datum
Sprung zu beliebigem Datum
Event, Optionierung, Freitermine anlegen
Linken Kalender-Drawer ein-/ausblenden

Filter & Perspektiven

Im linken Kalender-Sider befinden sich Filter (6) zum filtern der im Kalender angezeigten Events.

Außerdem lassen sich hier adäquat wie bei der Event-Liste Perspektiven (7) anlegen und auswählen.

Kalender- Freigabe Template Notizen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Darstellung weiterer Information einer Kalender Freigabe aus einem Event im Notizfeld des Templates.

Der Code des Notizfels wird in der Templating Language Handlebars verfasst. Auf Basis dieser Vorlage und den Event Input-Daten wird die Ausgabe generiert. Daten werden mittels Platzhalter (= „Handlebars Expressions“) übergeben, die in „{{ }}“ eingeschlossen sind.

Kalender-Abonnements

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

co*pilot bietet die Möglichkeit iCal/ics-Kalender zu abonnieren.

So lassen sich beispielsweise Feiertags-, Ferien- oder Team-Kalender von Kalenderdiensten wie Google Calender oder Microsoft Outlook (lesend) innerhalb des co*pilot-Kalenders darstellen. So sind z.B. bei der Optionsvergabe alle notwendigen Infos auf einen Blick verfügbar.

Kalender-Freigabe

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Mithilfe der Kalender-Freigabe lassen sich co*pilot-Events in externen Kalender-Applikationen abonnieren.

Konfiguration

Öffne den Drawer links (1)
Füge eine Freigabe hinzu (2)

Kalender-Freigabe aktivieren / deaktivieren
Freigabelink
Template der Ausgabe (“Welche Daten eines jeden Events sollen freigegeben werden?”)
Filtereinstellung der freizugebenden Events (“Welche Events sollen freigegeben werden”)
Vorschau der Ausgabe

Template

Wähle die Daten für die einzelnen Felder per Dropdown aus.

Achtung: Die wenigstens Kalender-Applikation können Formatierung, Tabellen und dergleichen darstellen. Entsprechend ist es ratsam auf bei den Kalenderfreigaben auf HTML/Markdown zu verzichten.

Kommunikation

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über eine Kommentarfunktionalität in Events, Optionierungen, Aufgaben und demnächst auch Dateien ist es möglich mit deinem Team zu interagieren ohne co*pilot zu verlassen.
Mittels Notification-System werden Benutzer:innen von Kommentaren und relevanten Änderungen benachrichtigt werden um so auf dem Laufenden zu bleiben oder entsprechend reagieren zu können.
Ein Aktivitätsverlauf erleichtert es zudem Änderungen nachträglich nachzuvollziehen.

Kommentare

Auf Events, Optionierungen, Aufgaben und demnächst auch Dateien kann kommentiert werden.

User und Rollen können dabei via “@Vorname Nachname” bzw. eine ihrer Rollen adressiert werden. Adressierte User erhalten eine Notification.

Kontakt-Import

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Importvorgang

Um Kontakte zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check hochladen und prüfen. Die Art des Imports (Event oder Kontakt) wird dabei automatisch erkannt. Nach erfolgreicher Prüfung könnt ihr den Import direkt beim co*pilot Team anfordern.

Importdatei

Über eine speziell formatierte CSV Datei, können Kontakte in co*pilot importiert werden. Die Datei muss UTF 8 kodiert sein, damit Umlaute richtig dargestellt werden.

Kontakte

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Bei Kontakten unterscheiden wir zwischen Organisation und Person.
Organisations- und Personenkontakte können beliebig untereinander verknüpft werden.

Beispiel

Die Firma ov2b GmbH hat den den Geschäftsführer Holger Vogt. Holger Vogt ist aber auch noch Mitarbeiter der südpolmusic GmbH.

Deshalb legen wir Holger als Kontakt mit seiner Telefon-Nummer und seiner E-Mail an und verknüpfen ihn mit de beiden Organisationen. Ändert sich die Telefon-Nummer von Holger wird sie nur ein einer Stelle verwaltet.

Künstler:in/Programm verwalten

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über das Künstler:in/Programm Widget, kannst du am Event beteiligte Künstler:innnen inkl. Programm und Deals verwalten.

Du kannst beliebig viele Künstler:innnen/Programme anlegen

Künstler:in/Programm
Deal inkl. Kennzeichnung vertraulich
Künstler:in/Programm hinzufügen
Verwaltungs-Toolbar anzeigen
Beteiligte/n Künstler:in anzeigen
Programm anzeigen
Künstler:in/Programm/Deal bearbeiten
Künstler:in/Programm/Deal löschen

Beim Anlegen (3) / Bearbeiten (7) öffnet sich eine entsprechendes Modal.

Künstler:in auswählen/anlegen

Durch Klick ins Künstler:in (1) Feld werden bestehende Künstler angezeigt. Möchtest du einen bestehenden Künstler auswählen, klick diesen einfach an. Sind beim gewählten Datensatz Programme angelegt, werden diese automatisch ins Programm Feld (2) geladen und können dort ausgewählt werden.

Lernt co*pilot in einem Demo-Call kennen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Der beste Einstieg in co*pilot ist ein persönliches Gespräch. In rund 30 Minuten zeigen wir euch an euren eigenen Abläufen, wie co*pilot euer Haus zusammenhält — und beantworten alle eure Fragen. Unverbindlich und ehrlich, auch zu Grenzen.

Sagt uns kurz, wer ihr seid und worum es geht — wir melden uns zur Terminabstimmung. Passt es nach dem Gespräch, richten wir euch im nächsten Schritt gern einen eigenen Testzugang ein.

Manuelle Freigabe von Events

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Soll eine Person nicht automatisch alle Events sehen, kann der Zugriff auf nur explizit freigegebene Events eingeschränkt werden (aktuell nur für Reader möglich). Admins oder User können in Folge Events für diese Personen explizit freigeben.

Setzen der Berechtigung

Um den Zugriff von Rollen mit Hauptberechtigung “READER” entsprechend einzuschränken, wähle eine bestehende Rolle oder füge eine neue hinzu.

Im Bereich “Berechtigungen” kannst du unter Events zwischen “Zugriff auf freigegebene” und “Zugriff auf alle” wählen. Standardmäßig ist hier “Zugriff auf alle” ausgewählt.

Optionierungen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Optionierungen dienen dazu mehrere Events in den gleichen Räumen auf einmal zu optionieren und zu verwalten.

Anmerkung: Zwei Änderungen sind noch nicht in den Screenshots wiedergegeben. Es kann bei der Optionierung ausgewählt werden, ob Veranstaltung oder Vermietungen erstellt werden sollen. Und die Events einer Optionierung im Kalender werden jetzt satter dargestellt als die restlichen Events.

Anlegen

Über den Punkt “Optionierung anlegen” des Event-Menus öffnet sich ein Drawer im Kalender:

Perspektiven

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Perspektiven dienen zum Anlegen und Abrufen einer Filter- und Sortierungs-Konfiguration im Event Index.

Anlegen einer Perspektive

Beliebige Filter und Sortierung wählen und auf das Perspektive-Symbol klicken.

Event Index mit Status und Datums Filter

Namen eingeben und auf das Speichern-Symbol klicken.

Überschreiben einer Perspektive

Anpassen der Filter- und Sortierungs-Konfiguration
Klick auf das Perspektive-Symbol
Klick auf das Speichern-Symbol der Perspektive, die überschrieben werden soll.

Abrufen einer Perspektive

Klick auf das Perspektive-Symbol
Klick auf den Namen der Perspektive, die abgerufen werden soll

Löschen einer Perspektive

Klick auf das Perspektive-Symbol
Klicken auf das Löschen-Symbol der Perspektive, die gelöscht werden soll.

Promotion | Einführung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

co*pilot bietet einen effizienten Weg, um Events und Reihen in verschiedenen Marketing-Kanälen, wie z.B. deiner Website zu promoten.

Hierfür wird ein sog. Promotion-Channel definiert, in welchem du die gewünschten Inhalte und evtl. Standardwerte festlegst.

In den Events kannst du dann die expliziten Inhalte befüllen, anpassen und planen.

Die Daten deiner Promotions werden dann über unsere API ausgespielt, so dass sie dein Webdesigner auf deiner Homepage ausspielen kann.

Promotion | Channels

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Mit Promotion-Channels können Inhalte aus co*pilot für Promotion-Zwecke redaktionell aufbereitet und verwaltet werden. Sobald z.B. ein Event in einem Channel veröffentlich wurde, können die freigegebenen Inhalte über unsere öffentliche API geladen und z.B. für eine Webseite verwendet werden.

Ein Channel besteht aus

dem Namen, z.B. “dreigroschen Webseite”
einem eindeutigen Bezeichner (slug), z.B. “dreigroschen.com”
Der Slug wird u.a. für die die Parametrisierung der API benötigt
der URL, z.B. “https://dreigroschen.com”
und den Inhalten, die ausgespielt werden:
Events, Line-Ups oder Reihen

Für die Inhalte lassen sich die gewünschten Felder in einem Schema definieren.

Promotion | Events

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Neue Event Promotion anlegen

Ein neue Promotion legst du in der Event Detailansicht über den plus Button in der Tab Navigation an.

Über den Button “Veröffentlichung vorbereiten”, öffnet sich ein Dropdown in dem du deinen gewünschten Promotion-Channel wählst.

Event Promotion-Daten eingeben/ändern

Hier siehst du die im Promotion-Channel angelegten Felder. Fehlen hier gewünschte Felder ändere dein Schema oder bitte deinen Admin dies zu tun.

Wurden für Felder im Schema Standard Werte definiert, sind diese vorbefüllt, oder können durch “Aktualisieren” (1) gesetzt/überschrieben werden.

Promotion | Felder in GraphQL

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Hier findest du eine Anleitung um deine im Promotion Schema definierten Felder im GraphQL Query abzubilden und über die API auszuspielen.

BasisQuery

Ein Query beginnt immer mit dem Schlüsselwort query, gefolgt von einer frei definierten Operation, in unserem Fall “getEventPromotionsWebsite”. Diese wird in der API als Parameter “operationName” übergeben.

Das gewünschte Schema wird über den channelslug definiert, in unserem Fall “dreigroschen.com”

 query getEventPromotionsWebsite($cursor: Cursor) {
	campaigns(channelSlug: "dreigroschen.com", scope: event, cursor: $cursor) {
		next
		edges {
			node {
 ....

Promotions (alt)

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Unser aktuelles Promotion-Modul wird durch eine neue Version ersetzt. Diese befindet sich gerade noch in der Beta-Phase. Wenn ihr eure Webseite neu anbinden möchtet, kontaktiert uns bitte via support@copilot.events.

read-api

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Unser aktuelles Promotion-Modul wird durch eine neue Version inkl. API ersetzt. Diese befindet sich gerade noch in der Beta-Phase. Wenn ihr eure Webseite neu anbinden möchtet, kontaktiert uns bitte via support@copilot.events.

read-api: artists

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Mittels read-api können Daten via HTTP abgerufen werden, um sie beispielsweise programmatisch auf einer Webseite auszuspielen oder auch eine Integration mit einem externen System herzustellen.

Authentifizierung

Infos über Authentifizierung, Status Codes und Code Beispiele

Endpunkte

Aktuell stehen folgende Endpunkte zur Verfügung:

GET /artists (zur Abfrage einer Liste an Künstler:innen)
GET /artist/:slug (zur Abfrage einer:s einzelnen Künstler:in)
GET /artist/:slug/events (zur Abfrage der Events einer/s einzelnen Künstler:in)

Alle weiteren technischen Informationen findest du auf der read-api: events Seite.

read-api: events

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Mittels read-api können Events via HTTP abgerufen werden, um sie beispielsweise programmatisch auf einer Webseite auszuspielen oder auch eine Integration mit einem externen System herzustellen.

Authentifizierung

Infos über Authentifizierung, Status Codes und Code Beispiele

Endpunkte

Aktuell stehen folgende Endpunkte zur Verfügung:

GET /events (zur Abfrage einer Liste an Events)
GET /event/:slug (zur Abfrage eines einzelnen Events)

GET /events

Zur Abfrage einer Liste an Events.

Parameter

Parameter für Filter, Pagination und Sortierung können im Query-String angegeben werden.

read-api: series

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Mittels read-api können Reihen via HTTP abgerufen werden, um sie beispielsweise programmatisch auf einer Webseite auszuspielen oder auch eine Integration mit einem externen System herzustellen.

Authentifizierung

Infos über Authentifizierung, Status Codes und Code Beispiele

Endpunkte

Aktuell stehen folgende Endpunkte zur Verfügung:

GET /series (zur Abfrage einer Liste an Reihen)
GET /series/{id} (zur Abfrage einer einzelnen Reihe)

Schema

https://copilot.events/:instanceId/api/spec/ui/#/

Rechnung | Detail

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

1. Aufbau & Status

Eine Rechnung kann direkt aus einem bestehenden Angebot erzeugt werden – Empfänger:in, Positionen und Konditionen werden dabei übernommen, sodass du sie nicht erneut erfassen musst. Genauso lässt sich eine Rechnung von Grund auf neu an einer Veranstaltung oder Reihe anlegen. Beim Erstellen kannst du außerdem auf Rechnungsvorlagen zurückgreifen, um wiederkehrende Positionen, Texte und Konditionen vorzubelegen.

Ein Klick auf eine Rechnungsnummer öffnet die Detailansicht. Oben siehst du die Rechnungsnummer, den aktuellen Status sowie alle verfügbaren Aktionen, darunter eine Vorschau des fertigen Dokuments und die Notizen zur Rechnung.

Rechnung | Liste

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

1. Die Rechnungsliste

Neben den Rechnungen, die du direkt an einer Veranstaltung oder Reihe findest, gibt es eine zentrale Rechnungsübersicht. Sie listet alle Rechnungen über sämtliche Veranstaltungen und Reihen hinweg auf und ist der beste Ausgangspunkt, um offene, überfällige und bezahlte Rechnungen im Blick zu behalten.

Die Liste zeigt pro Rechnung die wichtigsten Eckdaten:

Nr. – Nummernkreis und fortlaufende Rechnungsnummer, verlinkt auf die Rechnung
Status – Entwurf, Offen, Überfällig, Bezahlt oder Storniert; bei offenen und überfälligen Rechnungen wird zusätzlich das Fälligkeitsdatum angezeigt
Datum – das Rechnungsdatum
Event – die zugehörige Veranstaltung mit Datum
Empfänger:in – Organisation oder Ansprechperson
Netto – der Nettobetrag

Überfällige Rechnungen werden farblich hervorgehoben, damit sie sofort ins Auge fallen.

Reihen | Dashboard

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über die Reihenveranstaltungen-Funktionalität in co*pilot könnt ihr eure Jazz-Reihe, das monatliche Open Stage Event bzw. generell thematisch zusammenhängende Events an einem zentralen Ort organisieren.

Ähnlich wie bei einem Event können auch auf einer Reihe Aufgaben, Kontakte, Dateien, Benutzerfelder etc. abgelegt werden, ihr könnt eure Reihe auf einer Unterseite eurer Webseite bewerben und es ist z.B. ebenso möglich externen Veranstalter:innen eine Sammel-Freigabe für ihre Veranstaltungen zu erteilen.
Wiederkehrende Events können über die bereits gewohnte Kopier-Funktionalität abgebildet werden (und es wird demnächst auch möglich sein Events en bloc zu bearbeiten).

Settings | 2FA

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), bezeichnet den Identitätsnachweis beim Login mittels einer Kombination zweier unterschiedlicher und insbesondere voneinander unabhängiger Faktoren.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung in co*pilot besteht aus dem üblichen Passwort, sowie einem 6-stelligen numerischen Code, der nach Eingabe des Passworts an die in co*pilot hinterlegte E-Mail Adresse gesendet wird und danach in einem weiteren Formular eingegeben werden muss.

Die Authentifizierung mit einem zweiten Faktor ist in co*pilot ab dem 01.09.2023 standardmäßig aktiviert. Bestandskund:innen können die 2FA in den Einstellungen für alle Benutzer:innen aktivieren.

Settings | Benutzerfelder

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Für Events, Künstler, Programme und Kontakte lassen sich benutzerdefinierte Informationen strukturiert angeben und auch z.B. per API oder Export ausspielen.

Sie bestehen aus einem sog. Benutzerfeld und dem eigentlichen Wert.

In den Einstellungen lassen sich Benutzerfelder mit einem bestimmten Typ (s. unten) anlegen und mit einem oder mehreren Tags versehen.

Optional kannst du die Eingabe, durch reguläre Ausdrucke validieren.

Benutzerfeld-Typ

Über die Angabe eines Typs lassen sich die Eingaben der Werte im Vorfeld besser eingrenzen. Folgende Typen gibt es:

Settings | Eventtypen & Vorlagen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Um wiederkehrende Prozesse in co*pilot abzubilden, können für Notizen, Zeitablauf, Aufgaben und Benutzerfelder Vorlagen angelegt werden. Anhand dieser können die Vorgaben entsprechend zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Produktionsverlauf generiert werden.

Um die verschiedenen Arten von Events (Konzert, Kabarett, Party, bestuhlt, unbestuhlt u.s.w.) abzubilden, können Event-Typen angelegt werden. Für jeden Event-Typ können passende Default-Vorlagen gesetzt werden, wodurch diese beim Anlegen eines Events oder Abschließen einer Optionierung automatisch geladen werden.

Vorlagen lassen sich aber auch später im Prozess manuell für ein Event nachladen.

Settings | Kontakte

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Alle Voreinstellungen sind Vorschläge und können beliebig erweitert werden.

Kontaktrollen

Kontaktrollen beschreibt die Rolle des Kontakts “innerhalb einer Veranstaltung” (z.B. Ansprechpartner:in, Agentur, Betreiber:in Einlasspersonal).

Mitarbeiterrollen

Die Mitarbeiterrolle (Tätigkeit) beschreibt die Rolle des Kontakts innerhalb einer Firma (Geschäftsführer, Marketing, Mitarbeiter…).

Kontaktgruppen

Eine Kontaktgruppe beschreibt die Rolle des Kontakts “nach aussen” (Agentur, Pa-Verleiher, Presse in einer Stadt…).
Nach einer Kontaktgruppe kann auch gefiltert werden.

In einer künftigen Version, wird es auch spezielle Kontaktexporte nach Kontaktgruppen geben.

Settings | Rollen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über Zugangsrollen erhalten Benutzer:innen Berechtigungen für co*pilot. Jede Rolle baut dabei auf einer der folgenden Hauptberechtigungen auf:

ADMIN (Zugang zu allen Bereichen)
USER (Zugang zu allen Bereichen außer Einstellungen)
READER (einschränkbarer Lesezugang)

Zugangsrollen bündeln Berechtigungen. Einem:r Benutzer:in können eine oder mehrere Zugangsrollen zugeteilt werden. Diese:r Benutzer:in erhält dadurch alle entsprechenden Berechtigungen.

Admin

Admins haben Zugang zu allen Bereichen.

User

User haben Zugriff zu allen Bereichen außer Einstellungen.

Zugriff auf Daten, die als vertrauliche gekennzeichnet wurden, wie z.B.

Settings | Tags

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Bestimmten co*pilot Entitäten können Tags zugewiesen bekommen, um sie zu strukturieren und mit Berechtigungen zu versehen. Im Augenblick sind das

Event-Informationen
Dateien

In Kürze werden noch Aufgaben hinzukommen.

Arten von Tags

Tags können als “geschützt” oder “vertraulich” gekennzeichnet werden.

Tags, die weder “geschützt” noch “vertraulich” sind, dienen lediglich zur Kategorisierung von Datensätzen.

Geschützte Tags

Über ein geschütztes Tags kannst du die Sichbarkeit von Benutzerfeldern und Dateien für Zugangsrollen mit der Hauptberechtigung READER setzen.

Settings | Zugänge

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über die Zugangsverwaltung können Admins Zugänge zu co*pilot anlegen und verwalten.

Aktiv (1)

Über die Option “Aktiv” kann der User inkl. aller angelegten Access Tokens deaktiviert werden.

Rollen (2)

Es stehen folgende Rollen als Basis zur Verfügung.

Admin (hat Zugang zu allen Bereichen inkl. Einstellungen und kann somit u.a. auch neue User anlegen
User (hat Zugang zu allen Bereichen außer Einstellungen)
Reader (eingeschränkter Zugriff)

Für Details zu den Rollen siehe Settings | Rollen.

Shop | Event

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Um einen Event im Shop zu vermarkten, muss der Shop zuerst in Shop Stammdaten angelegt werden.

Ist dies erfolgt, kann ein “Shop Event” über den Tab “Shop” angelegt werden.

Event

Klick auf den Button “Event im Shop vermarkten” und es öffnet sich ein Modal um die Eventdaten für den Shop anzulegen.

Hier kannst du aus einer Liste aller öffentlichen, “promotion” getagten Bilder des Events, des Künstlers und der Show auswählen oder ein neues Bild direkt hochladen
Die Felder sind mit Werten des Events vorbefüllt, können aber bei Bedarf angepasst werden.
Die Beschreibung ist mit “Info Kurz” der Event/Künstler/Programm-Information vorbefüllt.
Hier hinterlegst du eine Fallback URL auf die umgeleitet wird, wenn sich keine Kontingente im VVK befinden (inaktiv, ausverkauft, oder Zeitraum noch nicht eingetreten)

Kontingente

Um Kontingente hinzuzufügen, klicke auf den entsprechenden Button. Hier öffnet sich ein Modal, um die entsprechenden Werte einzugeben.

Shop | Konfiguration

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Shop konfigurieren

Möchtest du deine Tickets im co*pilot Onlineshop verkaufen, prüfe bitte zunächst die Angaben unter Einstellungen > Shop > Konfiguration.

Stripe-Anbindung

Zahlungen im co*pilot-Shop werden über Stripe abgewickelt. So verbindest du co*pilot mit Stripe.

Shop | Stripe Anbindung

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Log dich bei deinem Stripe Dashboard ein und navigiere zu Entwickler.

API Key in co*pilot hinterlegen

Klicke auf API-Schlüssel:

Shop | Ticket

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Verkaufte Tickets können auf zwei Arten an die Kundschaft kommen:

als A4-PDF-E-Ticket per E-Mail oder Download — druckbar auf jedem Drucker
als BOCA-Direkt-Druck im Format 203 × 83 mm, direkt am Counter — setzt einen BOCA-Ticketdrucker voraus

Wenn du das PDF-E-Ticket oder die Bestellprozesse tiefer anpassen möchtest, gibt es im Shop-Modul mehrere Injection-Punkte (HTML-/CSS-/JS-Injection). Siehe dazu die

Hier kannst du nach folgende Daten filtern (1):

Ticket-ID
Name
E-Mail Adresse
Platz-Kategorie
Zahlungs-Dienstleister
Kaufdatum Start/Ende
Event
Gästekarten

Bulk Aktionen

Über das Aktionen Menu (3) kann du folgende Aktionen für gewählte Bestellungen ausführen.

Über “Alle auswählen” (2), werden alle Bestellungen der gewählten Filter Einstellung ausgewählt.

Ticket Aktionen

Über das Kontext Menu einer einzelnen Bestellung (4), kannst du folgende Aktion ausführen

Shop | Tickets drucken

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über den drucken Button kannst du Tickets ausdrucken.

Als Ticketformat wird das gängige Format 8 * 3,25 " (ca. 203 * 82mm) verwendet, welches bei gängigen Ticketdruckern implementiert ist.

Theoretisch kannst du einen beliebigen Drucker verwenden und Ticketrohlinge bei einer Druckerei dazu bestellen.

Eine professionelle Lösung wäre z.B. der Boca Lemur.

Shop | Verkäufe anlegen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Auf der Seite Shop/Verkaufen kannst du manuell Tickets verkaufen.

Über den Filter kannst du nach

Veranstaltung, Eventtyp, Künstler oder Kontakt
Raum
oder Datum

suchen.

Über den Button “neues Ticket” kannst du pro Event mit konfigurierten Kontingenten ein Ticket anlegen. Hierzu öffnet sich ein Modal zur Eingabe von

Kategorie
Anzahl
E-Mail
Vorname und Nachname
Der Preis ist read-only und kann nicht verändert werden.
Optional kannst du das Ticket für Gäste als Freiticket buchen.

Nach dem Buchen eines oder mehrerer Tickets, wirst du sofort auf die Liste der verkauften Tickets weitergeleitet.

Spielort/Raum-Import

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Um Spielorte und Räume zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check hochladen und prüfen. Die Art des Imports wird dabei automatisch erkannt. Nach erfolgreicher Prüfung könnt ihr den Import direkt beim co*pilot Team anfordern.

Importdatei

Über eine speziell formatierte CSV Datei können bestehende Spielorte und Räume in co*pilot importiert werden. Die Datei muss UTF 8 kodiert sein, damit Umlaute richtig dargestellt werden.

Spielorte / Räume verwalten

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Über das Spielorte & Räume Widget, kannst du die Räume/Spielorte deines Events verwalten.

Du kannst beliebig viele Räume/Spielorte anlegen

Spielort
Räume
Blockierte Räume werden in grau und kursiv dargstellt
Aktionen
- 🔗 Zum Spielort/Raum springen
- 🖊️ Zuordnung bearbeiten
- 🗑️ Raum löschen

Raum/Spielort anlegen

Durch das ➕ kannst du einen Raum/Spielort hinzufügen.

Hier kannst du einen bestehenden Raum auswählen, oder einen neuen Raum/Spielort hinzufügen.

Optional kannst du einen Raum auch blockieren, falls er durch das Event nicht anderweitig genutzt werden kann. Ein blockierter Raum wird nicht per API und Export ausgespielt.

Termine nach e2n übertragen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Für die Anbindung von e2n an co*pilot wurde ein 1. Schritt implementiert.

Hierbei werden Eventdaten an e2n übertragen, als Termin angelegt und die e2n Termin ID in co*pilot abgelegt.

Das Initiieren von neuen e2n Terminen erfolgt nicht aus co*pilot, sondern über eine kleine Applikation, welche die Events listet und per Knopfdruck an e2n überträgt.

Durch Klick auf übertragen, wird der Termin mit den co*pilot Daten in e2n angelegt. Die Verwendung der Felder kannst über die Konfiguration einstellen.

Ticket-Reporting

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Im Bereich Ticketreport werden Vorverkaufszahlen angelegt und ausgespielt.

Folgende Schritte sind notwendig, um mit dem co*pilot Ticketing zu arbeiten.

Setup

Stammdaten

Unter Einstellungen -> Stammdaten muss ein Firmenname und eine Kommunikation “VVK-Meldung” angelegt werden. Über diesen Kontakt werden die VVK-Zahlen versendet.

Vorverkaufsstellen

Legt im Bereich Einstellungen -> Ticketing -> Vorverkaufsstellen eure Ticketanbieter an. Nur für angelegte Vorverkaufsstellen lassen sich Kontingente anlegen.

Platzkategorien

Platzkategorien können im Bereich Einstellungen -> Ticketing -> Platzkategorien angelegt werden.

User-Einstellungen

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Lade ein Profilbild von dir als Avatar hoch
Normalerweise werden dir Benachrichtigungen nur innerhalb von co*pilot über die Glocke oben rechts angezeigt. Hierdurch hast du die Möglichkeit deinen Benachrichtigung auch per E-Mail zu erhalten.
Ist die globale Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) inaktiv, kannst die 2FA für deinen Account hier individuell festlegen. Ist die globale 2Fa aktiv, wird dir der Status hier read-only angezeigt.

Vertraulichkeit von Daten

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Folgende Daten in co*pilot können als vertraulich deklariert werden:

Benutzerfelder
Dateien
Angebote
Deals
Exportkonfigurationen

Berechtigung

Die Berechtigung zur Ansicht vertraulicher Daten wird in der Benutzerrolle definiert.

/docs/settings-rollen/#user

Vorkonfiguration

Über “tags”, die als vertraulich gekennzeichnet werden, läßt sich die Vertraulichkeit von Benutzerfelder und Dateien automatisch setzen.

/docs/settings-tags/#vertrauliche-tags
/docs/benutzerfelder/#vertrauliche-Informationen

Exporte

Um in einem Export vertrauliche Daten zu verarbeiten, muss dieser ebenso als vertraulich deklariert werden.

Vorverkaufszahlen Importieren

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

co*pilot unterstützt den automatisierten Import von Vorverkaufszahlen für folgende Anbieter:

München Ticket
Eventim
Reservix
Dice (in Arbeit)

Mit folgende Anbieter klären wir aktuell die Möglichkeit einer Anbindung: rausgegangen, Köln Ticket, OK Ticket, TixForGigs, Krasser Stoff, White Label, Ticket Toaster

Fehlt ein Anbieter in dieser Liste? Dann melde dich bei support@copilot.events

Wordpress Plugin | Anwender Handbuch

Mon, 01 Jan 0001 00:00:00 +0000

Das co*pilot Promotion Plugin verbindet deine WordPress-Website mit der co*pilot Veranstaltungssoftware. Es zeigt automatisch alle deine Events auf deiner Website an und hält sie immer aktuell.

co*pilot Support

Ablauf

Aus Vorlage laden link

Allgemeine Einstellungen

Angebote

Angebot ablegen link

Räume hinzufügen / ändern link

Angebote (V2)

1. Getting Started link

App für Einlasskontrolle

App Download link

Aufgaben

Event bezogene Aufgaben link

Aus Vorlage laden link

Ergänzen link

Automatische Exporte

Benutzerfelder

Modulbezogene Benutzerfelder link

Aus Vorlage laden link

Ergänzen link

Überschreiben link

Vorschau link

Buchhaltung

Was ist DATEV? link

Bugs & Support

Bugs link

co*pilot - getting started

co*pilot Shop - Getting Started

co*pilot to Web - getting Started

Beispiel curl Request link

Wordpress link

Copilot2Display

co*pilot Seite link

copilot2Display App link

CSV in Excel importieren

Lösung link

Dateien (klassische Ansicht)

Index Filter, Ansicht & Sortierung link

Upload von Dateien link

Dateien & Dokumente

Aktivieren und Zurückwechseln link

Einlasskontrolle

Erstellen von Exporten

Event Kontakte verwalten

Kontaktrollen link

Kontakte link

Event-Dashboard

Toolbar link

Dashboard link

Event-Export

Event-Export Fehler

Export-Layout: Kompatibilitätsfehler link

Event-Export mit KI (LLM)

Anleitung für Nutzer:innen link

Prompt link

Event-Grid (Beta)

Event-Import

Importdatei link

Eventim E-Mail-Report

Export | Abrechnung

Vorschau link

Preprozessor link

Template link

Export | Event Liste (CSV)

Informationen aus co*pilot link

Template link

Export | Gastspielvertrag

Export | KSK Meldung

Voraussetzung link

Vorschau link

Preprozessor link

Template link

Export | Mietvertrag

Informationen aus co*pilot link

Vorschau link

Export | Pressedaten

Pressedaten link

Medien link

Export | Production Sheet

Informationen aus co*pilot link

Aus Vorlage laden

Angebot ablegen

Räume hinzufügen / ändern

1. Getting Started

App Download

Event bezogene Aufgaben

Aus Vorlage laden

Ergänzen

Modulbezogene Benutzerfelder

Aus Vorlage laden

Ergänzen

Überschreiben

Vorschau

Was ist DATEV?

Bugs

Beispiel curl Request

Wordpress

co*pilot Seite

copilot2Display App

Lösung

Index Filter, Ansicht & Sortierung

Upload von Dateien

Aktivieren und Zurückwechseln

Kontaktrollen

Kontakte

Toolbar

Dashboard

Export-Layout: Kompatibilitätsfehler

Anleitung für Nutzer:innen

Prompt

Importdatei

Vorschau

Preprozessor

Template

Informationen aus co*pilot

Template

Voraussetzung

Vorschau

Preprozessor

Template

Informationen aus co*pilot

Vorschau

Pressedaten

Medien

Informationen aus co*pilot

Template

Informationen aus co*pilot

Template

Exporte in einem Event erstellen

Mehrere Events Exportieren

Workflow

Generieren

Nachjustieren (optional)

1. Überblick

Typische Anwendungsfälle

Funktionen im Überblick

2. Berechtigungen einrichten

Welche Berechtigungen gibt es?

Welche Rolle hat welche Berechtigung?

Anzeige und Navigation

Filter & Perspektiven

Konfiguration

Template

Kommentare

Importvorgang

Importdatei

Beispiel

Künstler:in auswählen/anlegen

Setzen der Berechtigung

Anlegen

Anlegen einer Perspektive

Überschreiben einer Perspektive

Abrufen einer Perspektive

Löschen einer Perspektive

Neue Event Promotion anlegen

Event Promotion-Daten eingeben/ändern

BasisQuery

Authentifizierung

Endpunkte

Authentifizierung