Buchhaltung
copilot bietet einen Export der Vertriebs-Rechnungen im DATEV-Format (EXTF Buchungsstapel), damit der Steuerberater bzw. die Kanzlei die Buchungen direkt in DATEV Rechnungswesen importieren kann.
co*pilot bietet einen Export der Vertriebs-Rechnungen im DATEV-Format (EXTF Buchungsstapel), damit der Steuerberater bzw. die Kanzlei die Buchungen direkt in DATEV Rechnungswesen importieren kann.
Dieser Artikel gibt einen kurzen Überblick darüber, was DATEV überhaupt ist, welche Stammdaten dafür nötig sind und auf welchen rechtlichen Grundlagen das Ganze aufsetzt.
Was ist DATEV?
DATEV ist eine Genossenschaft der Steuerberater und stellt die in Deutschland mit Abstand am meisten verbreitete Buchhaltungs-Software (DATEV Rechnungswesen, DATEV Unternehmen online u. a.). Über 95 % aller Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV.
Das DATEV-Format ist also kein staatlicher Standard, sondern ein De-facto-Standard — wer mit einer deutschen Steuerkanzlei zusammenarbeitet, exportiert seine Buchungen in der Regel in genau diesem Format.
Was wird exportiert?
co*pilot erzeugt eine CSV-Datei vom Typ EXTF Buchungsstapel (Datenkategorie 21). Diese enthält pro Rechnung eine Buchungs-Zeile mit:
- Umsatz (brutto/netto)
- Steuersatz und Buchungsschlüssel (BU-Schlüssel)
- Erlöskonto (aus dem Kontenrahmen SKR03/SKR04)
- Debitorenkonto (= individuelle Kontonummer des Kunden)
- Beleg- und Rechnungsdatum
- Buchungstext und Belegfeld
Der Steuerberater liest diese Datei in DATEV ein, prüft die Buchungen und schreibt sie fest.
Idempotenz — was, wenn der Stapel zweimal importiert wird?
Jede einzelne Buchungszeile bekommt von co*pilot eine stabile Buchungs-GUID (Spalte „Buchungs GUID" im EXTF-Buchungsstapel). DATEV nutzt diese GUID, um beim Re-Import zu erkennen, dass eine Buchung bereits vorhanden ist, und überspringt sie.
In der Praxis heißt das:
- Doppelter Import desselben Stapels → keine Dubletten. DATEV-Import läuft durch und meldet die übersprungenen Zeilen.
- Erneuter Export desselben Zeitraums (z. B. weil eine Rechnung nachgepflegt wurde) → alte Buchungen werden erkannt und nicht erneut gebucht; nur die wirklich neuen Zeilen werden importiert.
- Stornierung einer bereits exportierten Rechnung → die Storno-Buchung bekommt eine eigene GUID und wird als zusätzliche Gegenbuchung importiert, die Original-Buchung bleibt unangetastet.
So bleibt der Buchungsstand in DATEV auch bei mehrfachem Export konsistent — Sie müssen keine Excel-Liste pflegen, was schon exportiert wurde.
Welche Stammdaten brauchen Sie?
Vor dem ersten DATEV-Export müssen Sie unter Einstellungen → Buchhaltung folgende Daten hinterlegen — die meisten davon bekommen Sie direkt vom Steuerberater:
| Feld | Erklärung | Beispiel |
|---|---|---|
| Beraternummer | vom Steuerberater vergeben | 1234567 |
| Mandantennummer | vom Steuerberater vergeben | 12345 |
| Kontenrahmen | SKR03 (Prozessgliederung) oder SKR04 (Abschlussgliederung) | SKR03 |
| Sachkontenlänge | meist 4, kann aber 5 oder 6 Stellen sein | 4 |
| Wirtschaftsjahr-Beginn | Format MM-TT — bei abweichendem Wirtschaftsjahr (§ 4a EStG) ggf. nicht 01-01 | 01-01 |
| Festschreibung | Sollen Buchungen nach dem Import sofort festgeschrieben werden? | je nach Kanzlei |
| Steuersatz → Erlöskonto | pro Steuersatz (0 %, 7 %, 19 %) das passende Erlöskonto + optional den BU-Schlüssel | 19 % → 8400 |
Zusätzlich braucht jeder Kontakt, der Rechnungen erhält, eine Debitorennummer — diese pflegen Sie in den Kontaktdaten ein. Auch diese Nummern vergibt in der Regel die Kanzlei.
SKR03 oder SKR04?
| SKR03 | SKR04 | |
|---|---|---|
| Gliederung | nach Prozessen (Wareneinkauf, Verkauf, …) | nach Bilanzaufbau (Aktiva, Passiva, …) |
| Typische Branchen | Handwerk, kleine/mittlere Unternehmen | größere Unternehmen, GmbH, AG |
| Standard-Erlöskonto 19 % | 8400 | 4400 |
Welcher Kontenrahmen für Sie der richtige ist, entscheidet Ihr Steuerberater. Die Auswahl muss in co*pilot mit der DATEV-Konfiguration der Kanzlei übereinstimmen, sonst landen die Buchungen auf falschen Konten.
Festschreibung — was ist das?
Festschreibung bedeutet: Eine Buchung kann nach dem Festschreiben nicht mehr geändert oder gelöscht werden — nur durch eine Storno-Gegenbuchung.
Das ist eine zentrale Anforderung der GoBD (siehe unten). Manche Kanzleien wollen, dass der Import-Stapel sofort festgeschrieben wird, andere bevorzugen, das selbst nach der Prüfung zu tun. Klären Sie das einmalig mit dem Steuerberater.
Rechtliche Grundlagen
Auch wenn das DATEV-Format selbst kein Gesetz ist — was darin steht und wie lange es aufbewahrt werden muss, ist gesetzlich geregelt:
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) — BMF-Schreiben, zuletzt aktualisiert 14.07.2025. Regelt u. a. Unveränderbarkeit, Festschreibung, Datenzugriff durch die Finanzverwaltung, Aufbewahrungspflichten.
- HGB §§ 238 ff. — handelsrechtliche Buchführungspflicht und Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).
- AO §§ 140–148 — steuerliche Buchführungspflicht.
- EStG § 4a — abweichendes Wirtschaftsjahr.
Weiterführende Links
Offizielle Quellen
- Bundesfinanzministerium — GoBD-Schreiben vom 11.03.2024
- Bundesfinanzministerium — GoBD-Änderung vom 14.07.2025 (PDF)
DATEV-Format (Schnittstellen-Beschreibung)
- DATEV Developer Portal — Einstieg
- DATEV Developer Portal — Header-Aufbau
- DATEV Developer Portal — Buchungsstapel-Aufbau
- DATEV Help-Center — Festschreibung
Hintergrund
- DATEV — Kontenplan SKR03/SKR04 im Vergleich
- IHK München — Ordnungsgemäße Buchführung (GoBD-Überblick)
Hinweis: co*pilot liefert die Buchungs-Daten — die fachliche und rechtliche Prüfung übernimmt Ihr Steuerberater bzw. Ihre Kanzlei. Wenn Sie sich bei der Konfiguration unsicher sind, klären Sie die obigen Felder einmalig mit dem Steuerberater ab; danach läuft der Export auf Knopfdruck.