Um Spielorte und Räume zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check hochladen und prüfen. Die Art des Imports wird dabei automatisch erkannt. Nach erfolgreicher Prüfung könnt ihr den Import direkt beim co*pilot Team anfordern.

Importdatei

Über eine speziell formatierte CSV Datei können bestehende Spielorte und Räume in co*pilot importiert werden. Die Datei muss UTF 8 kodiert sein, damit Umlaute richtig dargestellt werden.

Hier eine Beispiel Datei:

roomimportTemplateHerunterladen

Felder

Im Folgenden werden die unterstützten Felder beschrieben. Vorab hierzu ein paar Anmerkungen:

  • Zu jedem Spielort müssen zumindest venueName, venueZip und venueCity angegeben werden. Diese verpflichtenden Felder sind hervorgehoben.
  • Die Reihenfolge der Spalten ist irrelevant.
  • Die Feldbezeichnungen müssen als Spaltenüberschriften gegeben sein.
  • Unbekannte Spalten werden beim Import ignoriert. Im Datencheck wird ein Hinweis mit Korrekturvorschlag angezeigt.

Spielort

FeldBeschreibungFormat
venueName*Name der SpielstätteFreitext
venueZip*PLZ der SpielstätteFreitext
venueCity*Ort der SpielstätteFreitext
venueSubtitleUntertitel der SpielstätteFreitext
venueStreetAnschrift der SpielstätteFreitext
venueCountryCodeLand der Spielstätte2-stelliger ISO-Ländercode (z.B. "DE", "AT", "CH"). Standard: "DE"
venueLatBreitengrad der SpielstätteKoordinate (z.B. 48.1754)
venueLngLängengrad der SpielstätteKoordinate (z.B. 11.5522)
venueOwnKennzeichnung, ob es sich um eine eigene Spielstätte handelt"1" = eigener Spielort, sonst nein

Raum

FeldBeschreibungFormat
roomNameName des Raums, z.B. SaalFreitext. Wenn leer, wird der Spielort-Name verwendet.
roomSubtitleUntertitel des RaumsFreitext
roomCapacityKapazität des RaumsZahl (ungültige Werte werden ignoriert, Warnung im Datencheck)
roomCategoryKategorie des RaumsFreitext. Wird angelegt, wenn nicht vorhanden.
roomAreaFläche des Raums in m²Zahl (ungültige Werte werden ignoriert)
roomStageBühnenfläche des Raums in m²Zahl (ungültige Werte werden ignoriert)

Kontakt

Optional kann zu jedem Spielort eine Ansprechperson hinterlegt werden. Beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Kontakten.

FeldBeschreibungFormat
contactCompanyBetreiber:in / FirmaFreitext
contactFirstNameVorname der AnsprechpersonFreitext
contactLastNameNachname der AnsprechpersonFreitext; darf nicht leer sein, wenn Vorname gesetzt ist
contactPhoneTelefonnummer des KontaktsTelefonnummer in beliebigem Format (Empfehlung: "+49 123 456789")
contactEmailE-Mail-Adresse des KontaktsE-Mail-Adresse

Benutzerfelder (Spielort-Informationen)

Spalten, die mit info, gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden als strukturierte Benutzerfelder am Spielort angelegt. Die Daten lassen sich so z.B. in Exportkonfigurationen oder via API-Zugriff flexibler wiederverwenden und auswerten.

Achtung: Es sind nur Buchstaben und Leerzeichen erlaubt.

Beispiel

Aus dieser Importdatei:

...infoTicketinginfoParkeninfoCatering...
...ReservixParkhaus P1 direkt am EingangEigenes Catering vorhanden...

Entstehen folgende Benutzerfelder am Spielort:

BenutzerfeldWert
TicketingReservix
ParkenParkhaus P1 direkt am Eingang
CateringEigenes Catering vorhanden

Anmerkungen

Kontakte

  • Firma gesetzt, Ansprechperson nicht gesetzt => Firma wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Firma hinterlegt
  • Firma nicht gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Ansprechperson wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt
  • Firma gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Firma wird angelegt, Ansprechperson wird als Mitarbeiter:in der Firma angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt

Kontakte werden mit der Rolle “Ansprechpartner:in” am Spielort verknüpft.

Vermeidung von Dubletten

Spielorte

Aus den Spalten

  • venueName
  • venueZip
  • venueCity

wird ein eindeutiger Schlüssel erzeugt, so dass gleiche Spielorte nur einmal angelegt werden.

Räume

Aus den Spalten

  • roomName
  • venueName
  • venueZip
  • venueCity

wird ein eindeutiger Schlüssel erzeugt, so dass gleiche Räume nur einmal angelegt werden.

Kontakte

Firmen

contactCompany wird beim Import auf Vorhandensein geprüft. Bestehende Firmen werden wiederverwendet.

Personen

Aus den Spalten

  • contactFirstName
  • contactLastName
  • contactEmail

wird ein eindeutiger Schlüssel erzeugt, sodass gleiche Kontakte nur einmal angelegt werden.

Hinweis: Kontakte ohne E-Mail-Adresse können beim Import nicht zuverlässig auf Duplikate geprüft werden.

Validierung

Für den Import müssen folgende Punkte zutreffen:

  1. Die Pflichtfelder venueName, venueZip und venueCity müssen gesetzt sein.
  2. Zahlenwerte (Kapazität, Fläche, Bühnenfläche) müssen gültige Zahlen sein. Ungültige Werte werden ignoriert und im Datencheck als Warnung angezeigt — der Import wird dadurch nicht blockiert.
  3. Unbekannte Spalten werden ignoriert. Im Datencheck wird ein Hinweis mit Korrekturvorschlag angezeigt. Siehe hierzu auch Benutzerfelder.

Erneuter Import / Aktualisierung

Wird eine Import-Datei erneut importiert, gelten folgende Regeln:

EntitätDuplikaterkennungAktualisierungVerhalten bei erneutem Import
SpielorteJa (Name + PLZ + Stadt)NeinBestehender Spielort wird wiederverwendet. Adressänderungen werden nicht übernommen.
RäumeJa (Raumname + Spielort)NeinBestehender Raum wird wiederverwendet. Kapazität und Kategorie werden nicht aktualisiert.
Kontakte (Personen)Ja (Vorname + Nachname + E-Mail)NeinBestehende Person wird wiederverwendet und am Spielort verknüpft.
Kontakte (Firmen)Ja (Firmenname)NeinBestehende Firma wird wiederverwendet und am Spielort verknüpft.
BenutzerfelderJa (Feldname + Spielort)NeinBestehende Benutzerfelder werden nicht überschrieben.