Importvorgang

Um Kontakte zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check hochladen und prüfen. Die Art des Imports (Event oder Kontakt) wird dabei automatisch erkannt. Nach erfolgreicher Prüfung könnt ihr den Import direkt beim co*pilot Team anfordern.

Importdatei

Über eine speziell formatierte CSV Datei, können Kontakte in co*pilot importiert werden. Die Datei muss UTF 8 kodiert sein, damit Umlaute richtig dargestellt werden.

Hier findet ihr eine Beispiel Datei

cp_contact_Import_sampleHerunterladen

In der Datei befinden sich folgende Felder

  firstName: Vorname
lastName: Nachname
title: Titel, z.B. Dr.
salutation: Anrede
letterSalutation: Briefanrede
gender: Geschlecht (m,f,d)
birthday: Geburtsdatum, z.B. 23.05.1966, 23.05.66, 1966-05-23, 1966/05/23 oder 23/05/1966
externalId: Externe ID (für Abgleich mit Drittsystemen)
memo: Notiz
personStreet: Anschrift der Person
personAddStreet: Weitere Anschrift der Person
personZip: PLZ der Person
personCity: Stadt der Person
personCountryIsoCode: Ländercode (2-stellig)
personLat: Personenanschrift Längengrad
personLng: Personenanschrift Breitengrad
personPhone: Person Telefon
personMobile: Person Handy
personFax: Person Fax
personEmail: Person E-Mail
personUrl: Person Webseite
company: Firmenname
department: Firma Abteilung
position: Position des Mitarbeiters
companyStreet: Anschrift der Firma
companyAddStreet: Weitere Anschrift der Firma
companyZip: PLZ der Firma
companyCity: Stadt der Firma
companyCountryIsoCode: Ländercode (2-stellig)
companyLat: Firmenanschrift Längengrad
companyLng: Firmenanschrift Breitengrad
companyPostBox: Firma Postfach
companyPostBoxZip: Firma Postfach PLZ
companyPostBoxCity: Firma Postfach Stadt
companyPostBoxCountryIsoCode: Firma Postfach Ländercode
companyPhone: Firma Telefon
companyMobile: Firma Handy
companyFax: Firma Fax
companyEmail: Firma E-Mail
companyUrl: Firma Webseite
group1: beliebige Anzahl vorhandener Gruppen
group2:
group3:
infoUst-Id: zusätzliche strukturierte Info
infoSteuer-Nr: zusätzliche strukturierte Info
memoInfo1: zusätzliche Infos
memoInfo2: ...

Country ISO Code

Ländercode (2-stellig) , z.B.

  • Deutschland = DE
  • Österreich = AT

Siehe: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_ISO_3166_country_codes

Kontaktverknüpfungen

Ist in einem Datensatz eine Firma und eine Person angeben, wird jeweils ein Firmenkontakt und ein Personenkontakt angegeben, die miteinander verknüpft werden. Über das Feld “position” läßt sich die zugehörige Mitarbeiterrolle abbilden.

Alle Kontakt-Informationen (infoXxx), -memos (memoXxx) und -gruppen (siehe unten) werden der Firma zugeordnet.

Ist in einem Datensatz nur eine Person (ohne Firma) angegeben, werden die Kontakt-Informationen (infoXxx), -memos (memoXxx) und -gruppen der Person zugeordnet.

Vor dem Import werden bestehende Kontakte über folgende Werte auf Vorhandensein geprüft. Achtung die Schreibweise muss hier exakt gleich sein.

Personen

  • firstName
  • lastName
  • personEmail

Hinweis: Kontakte ohne E-Mail-Adresse können beim Import nicht zuverlässig auf Duplikate geprüft werden. Im Datencheck wird darauf hingewiesen.

Organisationen

  • company

Kontakt-Informationen

Spalten, die mit info, gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden als strukturierte Informationen angelegt. Die Daten lassen sich so z.B. via API-Zugriff flexibler wiederverwenden und auswerten.

memo

Spalten, die nicht zugeordnet werden können und mit memo, gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden in Memo Feld angefügt.

Die Spalte dient als Überschrift des Feldinhalts.

Beispiele:

  • memoGema
  • memoKSK

Kontaktgruppen

Spalten, die mit group (group1, group2, etc.), gefolgt von einer fortlaufenden Zahl beginnen, werden verwendet, um Kontaktgruppen zuzuordnen.

Existiert die Gruppe, wird die bestehende verwendet, ansonsten wird sie neu angelegt.

Du kannst einem Kontakt beliebig viele Gruppen zuordnen.

Validierung

Für den Import müssen folgende Punkte zutreffen:

  1. In einem Datensatz muss entweder lastName oder company gesetzt sein.
  2. Ein angegebenes Geburtsdatum muss in einem der unterstützten Formate vorliegen: DD.MM.YYYY, DD.MM.YY, YYYY-MM-DD, YYYY/MM/DD oder DD/MM/YYYY. Eine Jahreszahl ist immer erforderlich.
  3. Ein angegebener Country ISO Code muss dem ISO Code Schema entsprechen (2-stellig). Siehe oben.
  4. Unbekannte Spalten werden ignoriert. Im Datencheck wird ein Hinweis mit Korrekturvorschlag angezeigt. Siehe hierzu auch Kontaktinformationen und Memo.

Erneuter Import / Aktualisierung

Kontakte können mehrfach importiert werden. Bestehende Kontakte werden dabei erkannt und teilweise ergänzt:

KontakttypErkennung überWas wird ergänzt?Was wird NICHT aktualisiert?
PersonenVorname + Nachname + E-MailFehlende Kommunikationswege (Telefon, E-Mail, Fax)Name, Adresse, Titel, Anrede, Geburtsdatum
OrganisationenFirmennameFehlende Kommunikationswege (Telefon, E-Mail, Fax)Adresse, Abteilung, Postfach

Hinweis: Kontakte ohne E-Mail-Adresse können nicht zuverlässig erkannt werden. Ein erneuter Import ohne E-Mail kann daher zu Duplikaten führen. Im Datencheck wird darauf hingewiesen und bestehende Kontakte werden in der Vorschau markiert.