Import — Überblick und Reihenfolge
Überblick über alle CSV-Importe in co*pilot: empfohlene Reihenfolge, wie Dubletten erkannt werden und was ein erneuter Import verändert.
co*pilot kann bestehende Daten per CSV übernehmen. Es gibt vier Importe, die aufeinander aufbauen. Diese Seite beschreibt, in welcher Reihenfolge ihr sie am besten ausführt, woran Dubletten erkannt werden und was ein wiederholter Import verändert — die Details je Import stehen auf den verlinkten Einzelseiten.
Jede Importdatei läuft zuerst durch den Import-Check. Dort wird die Art des Imports automatisch erkannt, die Datei geprüft und eine Vorschau angezeigt — ohne dass Daten geschrieben werden. Erst danach wird importiert.
Die vier Importe
| Import | Legt an | Vorlage |
|---|---|---|
| Spielort/Raum-Import | Spielorte, Räume, Raumkategorien, Benutzerfelder am Spielort | CSV |
| Kontakt-Import | Firmen, Personen, Adressen, Kontaktgruppen, Benutzerfelder | CSV |
| Künstler:innen-Import | Künstler:innen, Programme, Deals, Benutzerfelder, Künstler-Kontakte | CSV |
| Event-Import | Termine samt Zeitablauf, Spielort, Künstler:in, Programm und Event-Kontakten | CSV |
Empfohlene Reihenfolge
Spielorte → Kontakte → Künstler:innen → Termine.
Der Grund ist immer derselbe: Der Event-Import legt Spielorte, Künstler:innen und Kontakte bei Bedarf mit an — aber nur mit den wenigen Angaben, die in einer Event-Zeile Platz haben. Und weil kein Import bestehende Datensätze überschreibt, bleibt es dann dabei.
Ein Beispiel aus unseren eigenen Vorlagen: Importiert man zuerst die Termine, entsteht der Spielort „Backstage" mit Name, Straße, PLZ und Ort. Importiert man danach die Spielort-Datei, wird dieser Spielort zwar korrekt wiedererkannt und nicht doppelt angelegt — Untertitel, Koordinaten, Kapazität, Raumkategorie, Benutzerfelder und der Spielort-Kontakt aus der Spielort-Datei landen aber nicht mehr in co*pilot. In der umgekehrten Reihenfolge sind sie vollständig da, und der Event-Import verweist nur noch darauf.
Dasselbe gilt für Kontakte und für Künstler:innen samt Programmen.
Ihr müsst nicht alle vier Importe machen — die Reihenfolge gilt für die, die ihr tatsächlich nutzt.
Wie Dubletten erkannt werden
Jeder Import erkennt bestehende Daten an einem festen Merkmal. Stimmt es überein, wird der vorhandene Datensatz verwendet:
| Entität | Erkannt an |
|---|---|
| Spielort | Name + PLZ + Ort |
| Raum | Raumname + Spielort |
| Firma | Firmenname |
| Person | Vorname + Nachname + E-Mail |
| Künstler:in | artistSlug bzw. artist1Slug |
| Programm | programmSlug bzw. artist1ProgrammSlug |
| Termin | gar nicht — Termine werden immer neu angelegt |
Zwei Dinge sind daran wichtig:
Termine haben keine Dublettenerkennung. Importiert ihr dieselbe Event-Datei zweimal, habt ihr jeden Termin doppelt. Prüft im Import-Check, ob wirklich nur die Termine in der Datei stehen, die noch fehlen.
Personen ohne E-Mail lassen sich nicht zuverlässig erkennen. Der Check weist darauf hin. Ergänzt E-Mail-Adressen vor dem Import, wo ihr sie habt.
Bei Künstler:innen und Programmen entscheidet ihr über die Erkennung, weil ihr den Slug selbst vergebt. Gleicher Slug heißt gleicher Datensatz — über alle Dateien und alle Importläufe hinweg. Das ist der Grund, warum ein späterer Nachtrag überhaupt möglich ist.
Was ein erneuter Import verändert
Grundregel: Importe ergänzen, sie überschreiben nicht. Wird ein Datensatz wiedererkannt, bleiben seine vorhandenen Werte, wie sie sind — auch wenn in der Datei etwas anderes steht.
| Import | Bei Wiedererkennung |
|---|---|
| Spielort/Raum | Wird wiederverwendet, nichts wird ergänzt |
| Kontakt | Fehlende Kommunikationswege (Telefon, E-Mail) werden ergänzt |
| Künstler:innen | Fehlende Benutzerfelder, neue Programme, neue Deals und neue Kontakte werden ergänzt — siehe Informationen nachträglich ergänzen |
| Event | Kein Abgleich, der Termin wird neu angelegt |
Wollt ihr einen bestehenden Wert ändern, tut das in co*pilot direkt. So kann ein versehentlich wiederholter Import keine gepflegten Daten zerstören.
Grenzen
- Pro Import maximal 10.000 Zeilen. Größere Dateien teilt ihr auf; der Check sagt euch, in wie viele.
- Nur CSV, UTF-8 kodiert, maximal 10 MB.
- Ein Import lässt sich nicht rückgängig machen. Deshalb immer erst der Check.
Wenn später weitere Importe dazukommen
Neue Importe folgen denselben Regeln, damit ihr euch nicht je Import etwas Neues merken müsst:
- Sie laufen über denselben Import-Check und werden dort automatisch erkannt.
- Unbekannte Spalten werden ignoriert und im Check mit Korrekturvorschlag gemeldet — eine Datei fällt nie wegen einer zusätzlichen Spalte durch.
- Spalten nach dem Muster
info+ Großbuchstabe werden zu Benutzerfeldern,memo+ Großbuchstabe zu Notiz-Abschnitten. - Mehrfache Angaben derselben Art werden durchnummeriert (
eventContact1…,eventContact2…). - Neue Entitäten bekommen einen Slug als Erkennungsmerkmal, so wie Künstler:innen und Programme — statt einer aus Namen und Umfeld geratenen Kennung.
- Sie ergänzen, statt zu überschreiben.
In der Reihenfolge gilt weiterhin: Was von anderen Daten referenziert wird, kommt zuerst.