Event-Import

Um Events zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check hochladen und prüfen. Die Art des Imports (Event oder Kontakt) wird dabei automatisch erkannt. Nach erfolgreicher Prüfung könnt ihr den Import direkt beim co*pilot Team anfordern.

Vor dem ersten Import lohnt der Blick auf die Import-Übersicht: dort steht die empfohlene Reihenfolge der Importe und wie Dubletten erkannt werden.

Importdatei link

Über eine speziell formatierte CSV Datei, können bestehende Events in co*pilot importiert werden. Die Datei muss UTF 8 kodiert sein, damit Umlaute richtig dargestellt werden.

Hier eine Beispiel Datei:

Import Beispiel CSV herunterladen

Achtung! Der Import eurer Events ist ein sehr komplexer Vorgang und kann nicht rückgängig gemacht werden. Bitte lest euch dieses Dokument sehr sorgfältig durch und achtet auf alle Angaben.

Felder link

Im Folgenden werden die unterstützten Felder beschrieben. Vorab hierzu ein paar Anmerkung:

• Zu jedem Event muss zumindest Name, Datum und Beginn angegeben werden. Diese verpflichtenden Felder sind hervorgehoben.
• Die Reihenfolge der Spalten ist irrelevant.
• Die Feldbezeichnungen müssen als Spaltenüberschriften gegeben sein.
• Unbekannte Spalten werden beim Import ignoriert. Im Datencheck wird ein Hinweis mit Korrekturvorschlag angezeigt.
• "A" | "B" bedeutet, das Feld kann die Werte “A” oder “B” annehmen.

Allgemeine Daten link

Zeitablauf link

Einstellige Stunden sind erlaubt, z.B. 9:30 oder 9.30.

Event-Kontakte link

Einem Event können beliebig viele Kontakte zugewiesen werden — jeweils mit einer eigenen Rolle. Die Spalten werden pro Kontakt durchnummeriert: eventContact1…, eventContact2…, eventContact3… usw.

Beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Kontakten sowie die Regeln zur Kontaktrolle.

Der Kontakt-Slot muss mindestens eine Firma oder eine Ansprechperson enthalten; die zugehörige eventContactNRole ist dann verpflichtend.

Künstler:in link

Bzgl. artist1Contact[…] beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Kontakten.

artist1Slug und artist1ProgrammSlug entscheiden, ob eine Zeile auf einen bereits vorhandenen Datensatz trifft oder einen neuen anlegt — gleicher Slug bedeutet immer derselbe Datensatz, auch über mehrere Importdateien hinweg.

Für neue Künstler:innen und Programme vergebt ihr den Slug selbst. Verwendet sprechende Kleinbuchstaben ohne Leerzeichen (mnozil-brass, mnozil-gold) und haltet sie in euren Dateien konstant.

Wollt ihr an einer Künstler:in oder einem Programm arbeiten, die es in co*pilot schon gibt, muss der Slug exakt dem gespeicherten Wert entsprechen. Bei Datensätzen, die in co*pilot von Hand angelegt wurden, ist dieser Wert eine zufällige Zeichenkette und lässt sich nicht erraten — fragt in dem Fall bei uns nach einer Liste eurer Künstler:innen und Programme samt Slug.

Fehlt artist1Slug, wird die:der Künstler:in dieser Zeile nicht importiert — und mit ihr auch Programm, Gage und Künstler-Kontakt dieser Zeile. Der Termin selbst wird importiert. Das Gleiche gilt für das Programm ohne artist1ProgrammSlug. Der Datencheck weist auf jede solche Auslassung hin, damit ihr sie vor dem Import seht. Eine automatische Ableitung aus Name und Kontaktdaten gibt es bewusst nicht: die wäre für euch nicht nachvollziehbar und würde bei abweichenden Kontaktdaten stillschweigend Dubletten anlegen.

Venue link

Beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Venues.

Achtung: Ist kein Raum (venue1Room) angegeben, wird auch kein Venue (venue1Name…) importiert!

Weitere Daten link

Für Daten, bei denen keine sinnvolle Zuordnung zu einem der obigen Felder möglich ist, können auf folgende Arten importiert werden:

• Strukturiert in die Event-Informationen (Benutzerdefinierte Felder)
• Unstrukturiert ins Notizfeld

Event-Informationen link

Spalten, die mit info, gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden als strukturierte Event-Informationen angelegt. Die Daten lassen sich so z.B. in Exportkonfigurationen oder via API-Zugriff flexibler wiederverwenden und auswerten.

Achtung es sind nur Buchstaben und Leerzeichen erlaubt.

Notizen link

Die Spalte memo wird in die Notizen importiert.

Spalten, die mit memo gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden an die Notizen angehängt, wobei der Teil nach memo als Überschrift verwendet wird.

Beispiel link

Aus dieser Importdatei:

Entstehen folgende Event-Informationen:

Und folgende Notizen:

  Allgemeine Notizen

GEMA
Etwas zur GEMA

Catering
Etwas zum Catering
  

Anmerkungen link

Kontakte link

• Firma gesetzt, Ansprechperson nicht gesetzt => Firma wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Firma hinterlegt
• Firma nicht gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Ansprechperson wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt
• Firma gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Firma wird angelegt, Ansprechperson wird als Mitararbeiter:in der Firma angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt

Kontaktrolle link

Die Rolle eines Event-Kontakts wird über eventContactNRole angegeben und ist verpflichtend, sobald ein Kontakt (Firma oder Ansprechperson) angegeben ist. Fehlt sie, wird das Event als Fehlerzeile abgewiesen und nicht importiert.

• Nur Firma → die Firma wird mit der angegebenen eventContactNRole verknüpft.
• Firma und Ansprechperson → die Firma erhält die angegebene Rolle, die Ansprechperson wird als “Ansprechpartner:in” verknüpft.
• Nur Ansprechperson (ohne Firma) → die Person wird mit der angegebenen Rolle verknüpft.

Existiert die angegebene Rolle noch nicht, wird sie automatisch angelegt und für Events freigeschaltet. Eine bereits vorhandene Rolle wird — falls nötig — für Events freigeschaltet.

artist1ContactCompany wird weiterhin automatisch verknüpft: bei Veranstaltungen mit “Agentur”, bei Vermietungen mit “Veranstalter:in”; zugehörige Personen mit “Ansprechpartner:in”.

Vermeidung von Dubletten link

Venues link

Aus den Spalten

• venue1Name
• venue1Zip
• venue1City

wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Venues nur einmal angelegt werden.

Ist ein venueRoom, aber kein venueName angegeben, wird der venueRoom ebenso für den venueNamen verwendet.

Rooms link

Aus den Spalten

• venue1Room
• venue1Name
• venue1Zip
• venue1City

wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Räume nur einmal angelegt werden.

Artist link

Maßgeblich ist allein artist1Slug. Zeilen mit demselben Key verweisen auf dieselbe Künstler:in — innerhalb einer Datei und über alle künftigen Importe hinweg. Existiert unter dem Key noch niemand, wird die:der Künstler:in neu angelegt.

Bestehende Künstler:innen werden wiederverwendet, aber nicht verändert. Wollt ihr an einem vorhandenen Datensatz etwas ergänzen, nutzt denselben Key in der Importdatei.

Programme link

Maßgeblich ist artist1ProgrammSlug. Mehrere Termine mit demselben Key verweisen auf ein Programm, während dieselbe Künstler:in problemlos mehrere verschiedene Programme haben kann — jede Zeile bestimmt über den Key, welches Programm bei diesem Termin gespielt wird.

Ein Programm, das bereits existiert, wird wiederverwendet und nicht verändert; der in der Datei angegebene Name wird dann ignoriert. Deshalb genügt es, ab dem zweiten Mal nur noch artist1ProgrammSlug zu füllen und artist1Programm leer zu lassen.

Zeigt artist1ProgrammSlug auf ein Programm, das es nicht gibt, und ist gleichzeitig artist1Programm leer, kann nichts angelegt werden — die Zeile erscheint dann in den Fehlerzeilen. Das Gleiche gilt, wenn der Slug bereits zu einer anderen Künstler:in gehört. Beides meldet schon der Datencheck.

Kontakte link

Firmen link

artist1ContactCompany und eventContactNCompany werden beim Import auf Vorhandensein geprüft.

Personen link

aus den Spalten

• artist1ContactLastName
• artist1ContactEmail
• artist1ContactPhone

bzw.

• eventContactNLastName
• eventContactNEmail
• eventContactNPhone

wird ein eindeutiger Name erzeugt, sodass gleiche Kontakte nur einmal angelegt werden.

Hinweis: Kontakte ohne E-Mail-Adresse können beim Import nicht zuverlässig auf Duplikate geprüft werden. Im Datencheck wird darauf hingewiesen.

Validierung link

Für den Import müssen folgende Punkte zutreffen:

1. Die Pflichtfelder date, status und scheduleStart (bzw. Default 20:00) müssen gesetzt sein.
2. Datumsangaben müssen in einem der unterstützten Formate vorliegen (siehe oben). Eine Jahreszahl ist immer erforderlich.
3. Uhrzeiten müssen im Format HH:mm oder HH.mm vorliegen.
4. Der Status muss einem der erlaubten Werte entsprechen (Groß-/Kleinschreibung egal).
5. Zahlenwerte (Kapazität, Gage, Prozent) müssen gültige Zahlen sein.
6. Zu jedem angegebenen Event-Kontakt muss eine eventContactNRole gesetzt sein (siehe Kontaktrolle).
7. Unbekannte Spalten werden ignoriert. Im Datencheck wird ein Hinweis mit Korrekturvorschlag angezeigt. Siehe hierzu auch Event-Informationen und Notizen.

Erneuter Import / Aktualisierung link

Wird eine Import-Datei erneut importiert, gelten folgende Regeln:

Wichtig: Da Events keine Duplikaterkennung haben, sollte ein Import nicht mehrfach mit den gleichen Daten durchgeführt werden. Nutzt den Datencheck, um eure Daten vor dem Import zu prüfen.