Event-Import
Um Events zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check hochladen und prüfen. Die Art des Import…
Um Events zu importieren wird eine Importdatei nach unseren Vorgaben (siehe unten) benötigt. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check hochladen und prüfen. Die Art des Imports (Event oder Kontakt) wird dabei automatisch erkannt. Nach erfolgreicher Prüfung könnt ihr den Import direkt beim co*pilot Team anfordern.
Importdatei
Über eine speziell formatierte CSV Datei, können bestehende Events in co*pilot importiert werden. Die Datei muss UTF 8 kodiert sein, damit Umlaute richtig dargestellt werden.
Hier eine Beispiel Datei:
Import Beispiel CSV herunterladen
Achtung! Der Import eurer Events ist ein sehr komplexer Vorgang und kann nicht rückgängig gemacht werden. Bitte lest euch dieses Dokument sehr sorgfältig durch und achtet auf alle Angaben.
Felder
Im Folgenden werden die unterstützten Felder beschrieben. Vorab hierzu ein paar Anmerkung:
- Zu jedem Event muss zumindest Name, Datum und Beginn angegeben werden. Diese verpflichtenden Felder sind hervorgehoben.
- Die Reihenfolge der Spalten ist irrelevant.
- Die Feldbezeichnungen müssen als Spaltenüberschriften gegeben sein.
- Unbekannte Spalten werden beim Import ignoriert. Im Datencheck wird ein Hinweis mit Korrekturvorschlag angezeigt.
"A" | "B"bedeutet, das Feld kann die Werte “A” oder “B” annehmen.
Allgemeine Daten
| Feld | Beschreibung | Format |
| date* | Datum des Events | Unterstützte Formate: DD.MM.YYYY (z.B. 01.02.2023), DD.MM.YY (z.B. 01.02.23), YYYY-MM-DD (z.B. 2023-02-01), YYYY/MM/DD (z.B. 2023/02/01) oder DD/MM/YYYY (z.B. 01/02/2023). Eine Jahreszahl ist immer erforderlich. |
| name* | Name des Events | Freitext |
| subTitle | Untertitel des Events | Freitext |
| mainView | Kennzeichnung, ob es sich um eine Veranstaltung ("event") oder Vermietung ("rental") handelt | "event" | "rental" (Groß-/Kleinschreibung egal) |
| eventType | Event-Typ | Freitext |
| status* | Status des Events | "NOTED" | "REQUESTED" | "OPTIONED1" | "OPTIONED2" | "OPTIONED3" | "CONFIRMED" | "POSTPONED" | "DONE" | "CANCELLED" | "BLOCKED" (Groß-/Kleinschreibung egal) |
Zeitablauf
| Feld | Beschreibung | Format |
| scheduleProductionStart | Produktionsstart (default: 6h vor scheduleStart) | Uhrzeit im Format HH:mm oder HH.mm |
| scheduleGetIn | Get In | Uhrzeit im Format HH:mm oder HH.mm |
| scheduleSoundcheck | Soundcheck | Uhrzeit im Format HH:mm oder HH.mm |
| scheduleDoors | Einlass | Uhrzeit im Format HH:mm oder HH.mm |
| scheduleStart* | Beginn (wird bei fehlender Angabe auf 20:00 gesetzt) | Uhrzeit im Format HH:mm oder HH.mm |
| scheduleCurfew | Curfew | Uhrzeit im Format HH:mm oder HH.mm |
| scheduleProductionEnd | Produktionsende (default: 4h nach scheduleStart) | Uhrzeit im Format HH:mm oder HH.mm |
Einstellige Stunden sind erlaubt, z.B. 9:30 oder 9.30.
Event-Kontakte
Einem Event können beliebig viele Kontakte zugewiesen werden — jeweils mit einer eigenen Rolle. Die Spalten werden pro Kontakt durchnummeriert: eventContact1…, eventContact2…, eventContact3… usw.
Beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Kontakten sowie die Regeln zur Kontaktrolle.
| Feld | Beschreibung | Format |
| eventContact1Role* | Rolle, mit der der Kontakt am Event verknüpft wird (z.B. Agentur, Veranstalter:in, Technik). Pflicht, sobald ein Kontakt angegeben ist. Existiert die Rolle noch nicht, wird sie angelegt und für Events freigeschaltet. | Freitext |
| eventContact1Company | Firma / Organisation des Kontakts | Freitext |
| eventContact1FirstName | Vorname der Ansprechperson | Freitext |
| eventContact1LastName | Nachname der Ansprechperson | Freitext; darf nicht leer sein, wenn Vorname gesetzt ist |
| eventContact1Phone | Telefonnummer des Kontakts | Telefonnummer in beliebigem Format (Empfehlung: "+49 123 456789") |
| eventContact1Email | E-Mail-Adresse des Kontakts | E-Mail-Adresse |
| eventContact1ExternalId | Externe ID des Kontakts (für Abgleich mit Drittsystemen) | Freitext |
| eventContact2[...], eventContact3[...] … | Analog zu eventContact1[...] — beliebig viele weitere Kontakte | Analog zu eventContact1[...] |
Der Kontakt-Slot muss mindestens eine Firma oder eine Ansprechperson enthalten; die zugehörige eventContactNRole ist dann verpflichtend.
Künstler:in
Bzgl. artist1Contact[…] beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Kontakten.
| Feld | Beschreibung | Format |
| artist1Name | Names des:r Künstler:in | Freitext |
| artist1Description | Beschreibung des:r Künstler:in | Freitext |
| artist1DealFix | Deal Fixum | Zahl, z.B. 3000 |
| artist1DealPercentage | Deal Anteil (% Künstler:in) | Zahl, z.B. 70 |
| artist1Link | Webseite des:r Künstler:in | URL |
| artist1ContactCompany | Agentur | Freitext |
| artist1ContactFirstName | Vorname der Ansprechperson | Freitext |
| artist1ContactLastName | Nachname der Ansprechperson | Freitext; darf nicht leer sein, wenn Vorname gesetzt ist |
| artist1ContactPhone | Telefonnummer des Kontakts | Telefonnummer in beliebigem Format (Empfehlung: "+49 123 456789") |
| artist1ContactEmail | E-Mail-Adresse des Kontakts | E-Mail-Adresse |
| artist1ExternalId | Externe ID des:r Künstler:in | Freitext |
Venue
Beachte bitte die Anmerkungen zum Importverhalten von Venues.
| Feld | Beschreibung | Format |
| venue1IsOwn | Kennzeichnung, ob es sich um eine eigene Spielstätte handelt | "1" | "0" |
| venue1Name | Name der Spielstätte | Freitext |
| venue1Street | Anschrift der Spielstätte | Freitext |
| venue1Zip | PLZ der Spielstätte | Freitext |
| venue1City | Ort der Spielstätte | Freitext |
| venue1Room | Name des Raums, z.B. Saal | Freitext |
| venue1Capacity | Kapazität des Raums | Zahl (ungültige Werte wie Text werden als Fehler gemeldet) |
| venue2[...] | Analog zu venue1[...] | Analog zu venue1[...] |
Achtung: Ist kein Raum (venue1Room) angegeben, wird auch kein Venue (venue1Name…) importiert!
Weitere Daten
Für Daten, bei denen keine sinnvolle Zuordnung zu einem der obigen Felder möglich ist, können auf folgende Arten importiert werden:
- Strukturiert in die Event-Informationen (Benutzerdefinierte Felder)
- Unstrukturiert ins Notizfeld
Event-Informationen
Spalten, die mit info, gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden als strukturierte Event-Informationen angelegt. Die Daten lassen sich so z.B. in Exportkonfigurationen oder via API-Zugriff flexibler wiederverwenden und auswerten.
Achtung es sind nur Buchstaben und Leerzeichen erlaubt.
Notizen
Die Spalte memo wird in die Notizen importiert.
Spalten, die mit memo gefolgt von einem Großbuchstaben beginnen, werden an die Notizen angehängt, wobei der Teil nach memo als Überschrift verwendet wird.
Beispiel
Aus dieser Importdatei:
| ... | memo | memoGEMA | memoCatering | infoDropbox Link | infoTravel Party | ... |
| ... | Allgemeine Notizen | Etwas zur GEMA | Etwas zum Catering | https://www.dropbox.com/1234 | 8 PAX | ... |
Entstehen folgende Event-Informationen:
| Benutzerfeld | Wert |
| Dropbox Link | https://www.dropbox.com/1234 |
| Travel Party | 8 PAX |
Und folgende Notizen:
Allgemeine Notizen
GEMA
Etwas zur GEMA
Catering
Etwas zum Catering
Anmerkungen
Kontakte
- Firma gesetzt, Ansprechperson nicht gesetzt => Firma wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Firma hinterlegt
- Firma nicht gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Ansprechperson wird angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt
- Firma gesetzt, Ansprechperson gesetzt => Firma wird angelegt, Ansprechperson wird als Mitararbeiter:in der Firma angelegt, E-Mail und Telefon werden bei Ansprechperson hinterlegt
Kontaktrolle
Die Rolle eines Event-Kontakts wird über eventContactNRole angegeben und ist verpflichtend, sobald ein Kontakt (Firma oder Ansprechperson) angegeben ist. Fehlt sie, wird das Event als Fehlerzeile abgewiesen und nicht importiert.
- Nur Firma → die Firma wird mit der angegebenen
eventContactNRoleverknüpft. - Firma und Ansprechperson → die Firma erhält die angegebene Rolle, die Ansprechperson wird als “Ansprechpartner:in” verknüpft.
- Nur Ansprechperson (ohne Firma) → die Person wird mit der angegebenen Rolle verknüpft.
Existiert die angegebene Rolle noch nicht, wird sie automatisch angelegt und für Events freigeschaltet. Eine bereits vorhandene Rolle wird — falls nötig — für Events freigeschaltet.
artist1ContactCompany wird weiterhin automatisch verknüpft: bei Veranstaltungen mit “Agentur”, bei Vermietungen mit “Veranstalter:in”; zugehörige Personen mit “Ansprechpartner:in”.
Vermeidung von Dubletten
Venues
Aus den Spalten
- venue1Name
- venue1Zip
- venue1City
wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Venues nur einmal angelegt werden.
Ist ein venueRoom, aber kein venueName angegeben, wird der venueRoom ebenso für den venueNamen verwendet.
Rooms
Aus den Spalten
- venue1Room
- venue1Name
- venue1Zip
- venue1City
wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Räume nur einmal angelegt werden.
Artist
Aus den Spalten
- artist1Name
- artist1ContactCompany
- artist1ContactLastName
wird ein eindeutiger Name erzeugt, so dass gleiche Künstler nur einmal angelegt werden.
Kontakte
Firmen
artist1ContactCompany und eventContactNCompany werden beim Import auf Vorhandensein geprüft.
Personen
aus den Spalten
- artist1ContactLastName
- artist1ContactEmail
- artist1ContactPhone
bzw.
- eventContactNLastName
- eventContactNEmail
- eventContactNPhone
wird ein eindeutiger Name erzeugt, sodass gleiche Kontakte nur einmal angelegt werden.
Hinweis: Kontakte ohne E-Mail-Adresse können beim Import nicht zuverlässig auf Duplikate geprüft werden. Im Datencheck wird darauf hingewiesen.
Validierung
Für den Import müssen folgende Punkte zutreffen:
- Die Pflichtfelder date, status und scheduleStart (bzw. Default 20:00) müssen gesetzt sein.
- Datumsangaben müssen in einem der unterstützten Formate vorliegen (siehe oben). Eine Jahreszahl ist immer erforderlich.
- Uhrzeiten müssen im Format
HH:mmoderHH.mmvorliegen. - Der Status muss einem der erlaubten Werte entsprechen (Groß-/Kleinschreibung egal).
- Zahlenwerte (Kapazität, Gage, Prozent) müssen gültige Zahlen sein.
- Zu jedem angegebenen Event-Kontakt muss eine eventContactNRole gesetzt sein (siehe Kontaktrolle).
- Unbekannte Spalten werden ignoriert. Im Datencheck wird ein Hinweis mit Korrekturvorschlag angezeigt. Siehe hierzu auch Event-Informationen und Notizen.
Erneuter Import / Aktualisierung
Wird eine Import-Datei erneut importiert, gelten folgende Regeln:
| Entität | Duplikaterkennung | Aktualisierung | Verhalten bei erneutem Import |
| Events | Nein | Nein | Events werden immer neu angelegt — ein erneuter Import erzeugt doppelte Events! |
| Spielorte | Ja (Name + Stadt + PLZ) | Nein | Bestehender Spielort wird wiederverwendet. Adressänderungen werden nicht übernommen. |
| Räume | Ja (Raumname + Spielort) | Nein | Bestehender Raum wird wiederverwendet. |
| Künstler:innen | Ja (Name + Kontaktdaten) | Nein | Bestehende:r Künstler:in wird wiederverwendet. Deals und Beschreibung werden nicht aktualisiert. |
| Kontakte (Personen) | Ja (Vorname + Nachname + E-Mail) | Teilweise | Nur fehlende Kommunikationswege (Telefon, E-Mail) werden ergänzt. Name, Adresse etc. werden nicht aktualisiert. |
| Kontakte (Firmen) | Ja (Firmenname) | Teilweise | Nur fehlende Kommunikationswege werden ergänzt. Adresse, Abteilung etc. werden nicht aktualisiert. |
Wichtig: Da Events keine Duplikaterkennung haben, sollte ein Import nicht mehrfach mit den gleichen Daten durchgeführt werden. Nutzt den Datencheck, um eure Daten vor dem Import zu prüfen.