Künstler:innen-Import
Mit dem Künstler:innen-Import legt ihr Künstler:innen samt Programmen, Benutzerfeldern, Deals und Kontakten an — und ergänzt bestehende Datensätze nachträglich um weitere Informationen.
Mit dem Künstler:innen-Import legt ihr Künstler:innen samt Programmen, Benutzerfeldern, Deals und Kontakten an. Eure Importdatei könnt ihr unter Einstellungen > Import > Check hochladen und prüfen. Die Art des Imports wird dabei automatisch erkannt. Nach erfolgreicher Prüfung könnt ihr den Import direkt beim co*pilot Team anfordern.
Vor dem ersten Import lohnt der Blick auf die Import-Übersicht: dort steht die empfohlene Reihenfolge der Importe und wie Dubletten erkannt werden.
Anders als die anderen Importe kann dieser Import auch bestehende Datensätze ergänzen — siehe Informationen nachträglich ergänzen.
Importdatei
Über eine speziell formatierte CSV Datei werden Künstler:innen in co*pilot importiert. Die Datei muss UTF 8 kodiert sein, damit Umlaute richtig dargestellt werden.
Hier eine Beispiel Datei:
Import Beispiel CSV herunterladen
Eine Zeile = eine:e Künstler:in mit höchstens einem Programm. Hat eine Künstler:in mehrere Programme, schreibt ihr mehrere Zeilen mit demselben artistSlug und unterschiedlichem programmSlug.
Felder
- Die Reihenfolge der Spalten ist irrelevant.
- Die Feldbezeichnungen müssen als Spaltenüberschriften gegeben sein.
- Unbekannte Spalten werden beim Import ignoriert. Im Datencheck wird ein Hinweis mit Korrekturvorschlag angezeigt.
Künstler:in
| Feld | Beschreibung | Format |
| artistName* | Name der:s Künstler:in | Freitext |
| artistSlug* | Eindeutige Kennung. Entscheidet, ob die Zeile eine neue Künstler:in anlegt oder eine bestehende ergänzt. | Kleinschreibung, ohne Leerzeichen, z.B. mnozil-brass |
| artistInfo[Feldname] | Benutzerfeld der:s Künstler:in. Der Teil hinter artistInfo ist der Feldname, z.B. artistInfoGenre legt das Benutzerfeld "Genre" an. | Freitext |
Programm
Alle Programm-Spalten sind optional — ohne sie wird nur die:der Künstler:in angelegt. Sobald ihr ein Programm importieren wollt, ist programmSlug verpflichtend.
| Feld | Beschreibung | Format |
| programmSlug | Eindeutige Kennung des Programms. Pflicht, sobald ein Programm importiert werden soll. Ist nur der Slug gesetzt (ohne programmName), wird ein bereits vorhandenes Programm mit der:dem Künstler:in verknüpft. | Kleinschreibung, ohne Leerzeichen, z.B. mnozil-gold |
| programmName | Name des Programms | Freitext |
| programmInfo[Feldname] | Benutzerfeld des Programms, z.B. programmInfoBesetzung | Freitext |
| programmDealFix | Deal Fixum des Programms | Ganzzahl ohne Nachkommastellen, z.B. 3000 |
| programmDealPercentage | Deal Anteil (% Künstler:in) | Zahl von 0 bis 100, z.B. 70 |
Der Deal hängt am Programm, nicht am Termin. Er beschreibt also die übliche Vereinbarung für dieses Programm — die Gage eines konkreten Abends kommt weiterhin aus dem Event-Import bzw. wird am Termin gepflegt.
Fehlt programmSlug, während Programmname, Benutzerfelder oder Deal gefüllt sind, werden diese Angaben nicht importiert. Der Datencheck weist darauf hin.
Zwei Fälle meldet der Check als Fehlerzeile, weil sie sich nicht sinnvoll importieren lassen:
- programmSlug zeigt auf ein Programm, das es nicht gibt, und programmName ist leer — dann fehlt der Name zum Anlegen.
- programmSlug gehört bereits einer anderen Künstler:in. Slugs sind co*pilot-weit eindeutig; ein Programm kann nicht zwei Künstler:innen gehören.
Kontakte
Einer Künstler:in können beliebig viele Kontakte zugewiesen werden — jeweils mit einer eigenen Rolle. Die Spalten werden pro Kontakt durchnummeriert: artistContact1…, artistContact2… usw. Das Muster entspricht den Event-Kontakten im Event-Import.
| Feld | Beschreibung | Format |
| artistContact1Role* | Rolle, mit der der Kontakt verknüpft wird (z.B. Agentur, Tourmanagement, Technik). Pflicht, sobald ein Kontakt angegeben ist. Existiert die Rolle noch nicht, wird sie angelegt und für Künstler:innen freigeschaltet. | Freitext |
| artistContact1Company | Firma / Organisation des Kontakts | Freitext |
| artistContact1FirstName | Vorname der Ansprechperson | Freitext |
| artistContact1LastName | Nachname der Ansprechperson | Freitext; darf nicht leer sein, wenn Vorname gesetzt ist |
| artistContact1Phone | Telefonnummer des Kontakts | Telefonnummer in beliebigem Format (Empfehlung: "+49 123 456789") |
| artistContact1Email | E-Mail-Adresse des Kontakts | E-Mail-Adresse |
| artistContact1ExternalId | Externe ID des Kontakts (für Abgleich mit Drittsystemen) | Freitext |
| artistContact2[...], artistContact3[...] … | Analog zu artistContact1[...] — beliebig viele weitere Kontakte | Analog zu artistContact1[...] |
Die Zuordnung der Rolle folgt derselben Regel wie beim Event-Import:
- Nur Firma → die Firma wird mit der angegebenen Rolle verknüpft.
- Firma und Ansprechperson → die Firma erhält die angegebene Rolle, die Ansprechperson wird als “Ansprechpartner:in” verknüpft.
- Nur Ansprechperson → die Person wird mit der angegebenen Rolle verknüpft.
Slugs
artistSlug und programmSlug sind die Verbindung zwischen eurer Datei und den Daten in co*pilot. Gleicher Slug bedeutet immer derselbe Datensatz — innerhalb einer Datei und über alle künftigen Importe hinweg.
Für neue Künstler:innen und Programme vergebt ihr den Slug selbst. Verwendet sprechende Kleinbuchstaben ohne Leerzeichen (mnozil-brass, mnozil-gold) und haltet sie in euren Dateien konstant — dann könnt ihr dieselbe Datei später erneut verwenden, um Daten zu ergänzen.
Bei Datensätzen, die in co*pilot von Hand angelegt wurden, ist der Slug eine zufällige Zeichenkette und lässt sich nicht erraten. Fragt in dem Fall bei uns nach einer Liste eurer Künstler:innen und Programme samt Slug.
Informationen nachträglich ergänzen
Der Import ist wiederholbar. Trifft eine Zeile über den Slug auf eine bestehende Künstler:in, wird nichts überschrieben, sondern nur ergänzt:
| Was in der Datei steht | Was passiert |
| Ein Benutzerfeld, das es an der Künstler:in noch nicht gibt | Wird angelegt |
| Ein Benutzerfeld, das bereits einen Wert hat | Bleibt unverändert — der Wert aus der Datei wird ignoriert |
| Ein Programm mit neuem programmSlug | Wird angelegt und der:m Künstler:in zugeordnet |
| Ein Programm, das es schon gibt | Wird wiederverwendet; Name und Benutzerfelder werden nicht überschrieben, fehlende Benutzerfelder aber ergänzt |
| Ein Deal an einem Programm, das schon einen Deal hat | Bleibt unverändert |
| Ein Kontakt, der noch nicht mit dieser Rolle verknüpft ist | Wird angelegt bzw. wiederverwendet und verknüpft |
| Ein anderer artistName beim gleichen artistSlug | Der Name in co*pilot bleibt unverändert |
Praktisch heißt das: Ihr könnt eine Datei nur mit artistSlug und den neuen Spalten schicken. Beispiel — nachträglich ein Benutzerfeld und einen Kontakt ergänzen:
artistName;artistSlug;artistInfoHeimat;artistContact1Company;artistContact1Role
Mnozil Brass;mnozil-brass;Wien;Backline GmbH;Technik
artistName muss weiterhin gefüllt sein (sonst ist die Zeile ungültig), wird bei einem Treffer aber nicht ausgewertet.
Wollt ihr einen bestehenden Wert ändern, macht das in co*pilot direkt — der Import tut es bewusst nicht, damit ein versehentlich wiederholter Import keine gepflegten Daten überschreibt.
Beispiel
artistName;artistSlug;artistInfoGenre;programmName;programmSlug;programmInfoBesetzung;programmDealFix;programmDealPercentage;artistContact1Company;artistContact1LastName;artistContact1FirstName;artistContact1Email;artistContact1Role
Mnozil Brass;mnozil-brass;Blechbläser;Gold;mnozil-gold;7 Bläser;3000;70;Agentur Nord;Meier;Anna;anna.meier@agentur-nord.de;Agentur
Mnozil Brass;mnozil-brass;Blechbläser;Phoenix;mnozil-phoenix;7 Bläser;3500;65;;;;;
Ergebnis: eine Künstler:in „Mnozil Brass" mit dem Benutzerfeld „Genre", zwei Programmen mit je eigenem Deal und eigenem Benutzerfeld „Besetzung", sowie der Agentur Nord mit Ansprechpartnerin Anna Meier.