Am Kontakt hinterlegst du Angaben, die neue Angebote und Rechnungen an diesen Kontakt automatisch vorbelegen. So musst du wiederkehrende Steuer- und E-Rechnungs-Einstellungen nur einmal pflegen; auf jedem einzelnen Beleg lassen sie sich weiterhin überschreiben.

Die Felder pflegst du gesammelt im Dialog Vertriebsdetails — für Firmen und Personen:

  • Beim Anlegen und Bearbeiten über Vertriebsdetails hinzufügen bzw. Vertriebsdetails bearbeiten im Kontaktformular.
  • Im Kontakt-Detail über den Stift im Block Vertrieb (früher „Sonstiges"). Der Block zeigt alle Werte, auch die noch nicht hinterlegten.

Steuerangaben

Umsatzsteuer-ID

Die USt-IdNr. des Kontakts (z.B. DE136695976). Sie wird inklusive Prüfziffer validiert — eine ungültige Nummer wird beim Speichern als Warnung angezeigt und würde sonst später die E-Rechnung scheitern lassen. Für DE/AT/CH prüfen wir die Prüfziffer, andere Länder werden im Format geprüft.

Steuerbarkeit

Der Standard-Umsatzsteuer-Modus, mit dem neue Belege an diesen Kontakt vorbelegt werden. Auswahl:

  • Standard (Positions-Steuersätze) — es gelten die Steuersätze der einzelnen Positionen (Normalfall).
  • Nicht steuerbar — der ganze Beleg ist nicht steuerbar (kein Steuerausweis, nur der Gesamtbetrag mit Hinweis). Typischer Fall: verwaltungsinterner Umsatz (z.B. eine Kommune mietet sich bei sich selbst ein).

Warum nur diese beiden? Reverse Charge ergibt sich aus der Konstellation von Absender:in und Empfänger:in (Länder, USt-ID) und wird deshalb direkt am Beleg gewählt. Steuerfreie Umsätze und Kleinunternehmer (§ 19) sind Eigenschaften der Absender:in, nicht des Kunden.

Wählst du „Nicht steuerbar", erscheint zusätzlich das Feld Rechtsgrund / Befreiungsgrund. Dieser Text landet als Hinweis auf der Rechnung.

Die gewählte Steuerbarkeit wird beim Setzen des Empfängers auf ein neues Angebot bzw. eine neue Rechnung übernommen und ist dort über die Umsatzsteuerregelung pro Beleg änderbar.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Nutzt du „Mehrere Absender", enthalten die Vertriebsdetails zusätzlich den Abschnitt Als Absender:in mit dem Schalter Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Tritt der Kontakt als Absender:in auf, starten neue Belege dann ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis „Kein Steuerausweis gemäß § 19 UStG". Für deine eigene Firma setzt du den Schalter in den Stammdaten.

E-Rechnungs-Referenz

In den Vertriebsdetails hinterlegst du eine Referenz (Käuferreferenz, XRechnung BT-10); über den Link neben dem Feld wechselst du zwischen den beiden Arten:

  • als Leitweg-ID — für Behörden. Ist eine Leitweg-ID hinterlegt, wird die Rechnung an diesen Kontakt beim Stellen zusätzlich als XRechnung (XML) erzeugt und der Beleg als „behördliche Rechnung" vorbelegt.
  • als Kundenreferenz — für Unternehmen (z.B. eine Bestellnummer; liegt keine vor, genügt „00").

Der Wert lässt sich pro Rechnung über die Käuferreferenz im Rechnungskopf überschreiben; ohne eigenen Wert greift der hier hinterlegte Kontakt-Default.

Weitere Vertriebs-Felder

  • Preisliste — die dem Kontakt zugeordnete Preisliste wird bei neuen Angeboten/Rechnungen vorbelegt (leer = Standardpreise).
  • Debitorennummer — für die DATEV-Buchhaltung; wird vom Steuerberater vergeben.